Cách đánh số thứ tự tự động trong Excel

Đánh số thứ tự bằng tay thì được, nhưng chỉ cần xóa hay chèn một dòng là cả cột số lệch hết. Excel có sẵn nhiều cách để số thứ tự tự chạy, từ kéo thả đơn giản tới công thức tự cập nhật khi bạn lọc dữ liệu.

Bài này giới thiệu bốn cách theo mức độ từ dễ đến linh hoạt, kèm lời khuyên chọn cách nào cho từng loại bảng.

Cách 1: Kéo thả với Fill Handle

Đây là cách nhanh nhất cho bảng ngắn, ít thay đổi.

1. Gõ số 1 vào ô đầu tiên (ví dụ A2) và số 2 vào ô bên dưới (A3).
2. Chọn cả hai ô.
3. Đặt chuột vào chấm vuông nhỏ ở góc dưới bên phải vùng chọn (gọi là Fill Handle) cho tới khi con trỏ thành dấu cộng đen.
4. Kéo xuống đến dòng cuối, hoặc bấm đúp vào chấm đó để Excel tự điền tới hết dữ liệu bên cạnh.

Excel hiểu quy luật cách đều (1, 2, 3...) và điền tiếp. Muốn dãy cách nhau 5 (5, 10, 15...), gõ hai số đầu rồi kéo tương tự.

Cách 2: Fill Series cho dãy dài

Cần đánh số tới 1000 mà không muốn kéo mỏi tay? Dùng hộp thoại Series.

1. Gõ 1 vào ô đầu tiên, rồi chọn ô đó.
2. Vào thẻ Home (Trang chủ), nhóm Editing, bấm Fill (Điền) rồi chọn Series (Chuỗi).
3. Chọn Columns (Cột) ở mục Series in.
4. Ở Step value (Bước nhảy) nhập 1, ở Stop value (Giá trị dừng) nhập 1000.
5. Bấm OK.

Excel điền 1 tới 1000 trong cột ngay lập tức. Cách này tạo ra số tĩnh, nghĩa là xóa dòng giữa chừng thì số không tự đánh lại.

Cách 3: Dùng công thức để số tự đánh lại

Công thức là cách tốt nhất khi bảng hay thêm bớt dòng.

Dùng hàm ROW

Nếu dữ liệu bắt đầu từ hàng 2 (hàng 1 là tiêu đề), nhập vào A2 công thức:

• =ROW()-1

Kéo công thức xuống các ô bên dưới. Xóa dòng nào thì số các dòng sau tự điền đúng lại. Nếu dữ liệu bắt đầu từ hàng 5, đổi thành =ROW()-4.

Dùng IF để chỉ đánh số dòng có dữ liệu

Nhập vào A2:

• =IF(B2="","",COUNTA($B$2:B2))

Công thức này chỉ hiện số khi cột B có nội dung, và đếm số dòng có dữ liệu tính từ trên xuống. Dòng trống sẽ không có số. Nếu máy bạn dùng dấu chấm phẩy làm dấu phân cách, thay dấu phẩy bằng dấu chấm phẩy.

Dùng SEQUENCE (chỉ có ở Excel 365 và Excel 2021)

Nhập vào A2 một lần:

• =SEQUENCE(100)

Excel tự tràn xuống 100 số, từ 1 tới 100. Muốn tự khớp số dòng dữ liệu: =SEQUENCE(COUNTA(B2:B1000)). Hàm này không có trong Excel 2016 hay 2019, vì vậy nếu file cần mở trên máy đời cũ, hãy dùng ROW.

Cách 4: Số thứ tự đúng khi lọc dữ liệu

Khi bạn lọc bảng (Filter), cột số dùng ROW sẽ bị nhảy cách quãng (1, 4, 7...). Để số luôn liên tục theo dòng đang hiển thị, dùng SUBTOTAL.

1. Nhập vào A2: =SUBTOTAL(103,$B$2:B2)
2. Kéo công thức xuống toàn bộ cột.
3. Áp dụng bộ lọc cho bảng. Số thứ tự tự đánh lại 1, 2, 3 chỉ cho các dòng đang hiện.

Số 103 nghĩa là đếm các ô không trống và bỏ qua dòng bị ẩn do lọc. Xem thêm cách lọc và sắp xếp dữ liệu trong Excel để dùng song song.

Dùng Table để số tự mở rộng

Biến vùng dữ liệu thành Table (Bảng) giúp công thức tự điền xuống khi thêm dòng mới.

1. Chọn một ô trong bảng dữ liệu.
2. Nhấn Ctrl + T, tích My table has headers (Bảng có tiêu đề) rồi bấm OK.
3. Ở cột STT, nhập =ROW()-ROW(Table1[#Headers]) và nhấn Enter. Tên Table1 có thể khác, tùy tên bảng của bạn.
4. Khi thêm dòng mới ở cuối bảng, công thức tự điền và số tự tăng.

Chọn cách nào cho phù hợp?

• Danh sách ngắn, làm một lần: kéo Fill Handle.
• Dãy rất dài, số tĩnh: Fill Series.
• Bảng hay chèn, xóa dòng: ROW hoặc kết hợp Table.
• Bảng cần lọc và in: SUBTOTAL.
• Excel mới, muốn gọn: SEQUENCE.

Lỗi hay gặp

• Số bị hiện kiểu 1/1 hoặc ngày tháng: ô đang để định dạng Date. Đổi sang General hoặc Number.
• Kéo ra toàn số 1: kéo đúng hai ô đầu, hoặc chọn Fill Series.
• Công thức hiện nguyên chữ: ô đang để định dạng Text. Đổi sang General rồi gõ lại công thức.
• Số không cập nhật: kiểm tra Formulas > Calculation Options đang để Automatic.

Nếu mới làm quen với công thức, hãy đọc các hàm Excel cơ bản dân văn phòng cần biết.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu bạn quản lý hàng hóa, hóa đơn trên bảng tính ngày một rối, một phần mềm quản lý sẽ đỡ vất vả hơn: xem chọn phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng nhỏ hoặc phần mềm bán hàng Quầy Việt PRO. Cần nhờ chỉnh file, bạn có thể gọi 0943.847.333.