Cách định dạng văn bản hành chính trong Word đúng thể thức

Soạn công văn, tờ trình, quyết định hay thông báo bằng Word, nhiều người loay hoay vì lề lệch, font không đồng nhất hoặc dòng quốc hiệu tiêu ngữ không thẳng hàng. Văn bản hành chính ở Việt Nam có thể thức khá cụ thể, và việc định dạng đúng giúp văn bản trông chuyên nghiệp, ít bị trả lại để sửa.

Bài này hướng dẫn thiết lập Word theo các thông số phổ biến của thể thức văn bản hành chính, dựa trên quy định hiện hành về công tác văn thư (Nghị định 30/2020/NĐ-CP và hướng dẫn kèm theo). Cơ quan của bạn có thể có quy định nội bộ khác, nên hãy đối chiếu với hướng dẫn của đơn vị trước khi ban hành.

Các thông số cơ bản

Dưới đây là bộ thông số thường được áp dụng:

• Khổ giấy: A4 (210 x 297 mm), in dọc.
• Lề trang: trên 20 đến 25 mm, dưới 20 đến 25 mm, trái 30 đến 35 mm, phải 15 đến 20 mm. Lề trái rộng hơn để đóng quyển.
• Font chữ: Times New Roman, bảng mã Unicode.
• Cỡ chữ nội dung: 13 hoặc 14. Thường chọn 14 cho phần nội dung chính.
• Giãn dòng: từ đơn (single) đến 1,5 dòng. Khoảng cách giữa các đoạn thường đặt 6pt trở lên.
• Thụt đầu dòng: 1 đến 1,27 cm cho mỗi đoạn.

Nếu bạn chưa chắc về quy định cụ thể của cơ quan, hãy hỏi bộ phận văn thư.

Bước 1: Thiết lập trang giấy và lề

1. Mở Word, tạo văn bản trống (Blank document). Nếu cần hướng dẫn, xem bài tạo file Word mới và lưu đúng chỗ.
2. Chọn tab Layout (Bố cục) (Word cũ gọi là Page Layout).
3. Bấm Size (Kích cỡ) rồi chọn A4.
4. Bấm Margins (Lề) > Custom Margins (Lề tùy chỉnh).
5. Nhập: Top 2 cm, Bottom 2 cm, Left 3 cm, Right 1,5 cm (nằm trong khoảng cho phép). Bấm OK.

Bước 2: Đặt font và định dạng đoạn mặc định

1. Chọn tab Home (Trang chủ), nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ văn bản.
2. Ở ô font chọn Times New Roman, ô cỡ chữ chọn 14 (hoặc 13).
3. Bấm vào mũi tên nhỏ ở góc nhóm Paragraph (Đoạn) để mở hộp thoại.
4. Phần Alignment (Căn lề): chọn Justified (Căn đều hai bên) cho nội dung.
5. Phần Special (Đặc biệt): chọn First line (Dòng đầu tiên), By (Bởi) nhập 1,27 cm.
6. Phần Spacing (Khoảng cách): Before 0, After 6 pt, Line spacing chọn Single hoặc Multiple 1.15 đến 1.5.
7. Bấm OK.

Nếu chữ tiếng Việt hiển thị lỗi, kiểm tra bộ gõ và font, xem bài cài font chữ tiếng Việt cho Word.

Bước 3: Trình bày quốc hiệu và tiêu ngữ, tên cơ quan

Phần đầu văn bản thường chia thành hai cột: bên trái là tên cơ quan ban hành, bên phải là quốc hiệu và tiêu ngữ. Cách đơn giản nhất là dùng bảng ẩn viền.

1. Chọn tab Insert (Chèn) > Table (Bảng) > chọn bảng 2 cột, 1 hàng.
2. Ở cột phải, gõ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM (chữ in hoa, cỡ 12 đến 13, đậm), xuống dòng gõ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc (cỡ 13 đến 14, đậm, có chữ cái đầu viết hoa).
3. Dưới tiêu ngữ, vẽ một đường kẻ ngắn bằng cách dùng Shapes (Hình) > Line (Đường thẳng), hoặc dùng viền dưới của đoạn.
4. Ở cột trái, gõ tên cơ quan chủ quản (cỡ 12 đến 13, in hoa) và tên cơ quan ban hành (in hoa, đậm).
5. Chọn bảng, vào Table Design (Thiết kế bảng) > Borders (Đường viền) > No Border (Không viền).
6. Căn giữa nội dung trong từng cột bằng Ctrl + E.

Có thể bật hiển thị ký tự ẩn bằng Ctrl + Shift + 8 để kiểm tra dấu cách thừa.

Bước 4: Số, ký hiệu, trích yếu và địa danh

Dòng số ký hiệu thường đặt dưới tên cơ quan bên trái, ví dụ Số: 12/CV-ABC. Địa danh và ngày tháng đặt bên phải, in nghiêng, như Thái Nguyên, ngày 10 tháng 5 năm 2025. Trích yếu (vấn đề chính của văn bản) đặt dưới số, có chữ V/v hoặc tên loại văn bản. Tất cả đều dùng Times New Roman, cỡ 13 đến 14, theo thông lệ.

Dùng phím Tab và tab stops hoặc bảng ẩn viền để các dòng này thẳng hàng, tránh dùng nhiều dấu cách (space) vì dễ lệch khi in.

Bước 5: Đánh số trang

Văn bản từ hai trang trở lên cần đánh số trang, thường đặt ở giữa lề trên và không hiển thị số ở trang đầu.

1. Chọn Insert (Chèn) > Page Number (Số trang) > Top of Page (Đầu trang) > Plain Number 2 (Số căn giữa).
2. Bấm đúp vào đầu trang vừa chèn, tích Different First Page (Trang đầu khác biệt) để ẩn số ở trang một.
3. Đóng đầu trang bằng nút Close Header and Footer.

Với tài liệu dài có mục lục, xem thêm bài đánh số trang và tạo mục lục tự động.

Bước 6: Phần ký tên và nơi nhận

Phần chức vụ và họ tên người ký đặt ở bên phải, chức vụ in hoa đậm, khoảng trống phía dưới để ký và đóng dấu, sau đó là họ tên. Phần Nơi nhận đặt ở góc dưới bên trái, cỡ chữ nhỏ hơn nội dung (khoảng 12), tiêu đề Nơi nhận in nghiêng đậm. Cũng dùng bảng ẩn viền để hai khối này nằm ngang hàng nhau.

Căn lề và giãn dòng cho đoạn văn thường dùng bài căn lề, giãn dòng chuẩn trong Word để tham khảo.

Các lỗi thường gặp

• Chữ nhảy dòng khác máy khác: do font thiếu hoặc khác phiên bản Word. Luôn lưu bản PDF để gửi.
• Số ký hiệu lệch nhau: dùng bảng thay vì dấu cách.
• In ra bị cắt lề: kiểm tra cài đặt máy in và kích thước giấy A4.
• Mất định dạng khi gửi: xuất ra PDF qua File > Save As > PDF. Muốn đổi qua lại, xem chuyển file PDF sang Word và ngược lại.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu máy bạn không có Word bản quyền, lỗi font hoặc in ra sai lề, bạn có thể mang máy tới cửa hàng để được kiểm tra miễn phí. Xem thêm tại trang sửa chữa hoặc liên hệ qua trang liên hệ.