Cách dùng gõ tắt và tự sửa chính tả trong Word

Bạn thường xuyên gõ đi gõ lại một địa chỉ, tên công ty hay câu chào trong văn bản? Chức năng AutoCorrect (Tự sửa) của Word cho phép bạn gõ vài ký tự rồi tự biến thành cả cụm dài. Cùng chức năng này còn tự sửa các lỗi gõ nhầm quen thuộc.

Bài này hướng dẫn bạn tạo gõ tắt, quản lý danh sách tự sửa, và tắt những thiết lập tự động mà bạn thấy phiền. Các bước dưới đây theo Word trong Microsoft 365 trên Windows 11, các bản khác có tên menu gần giống nhau.

Gõ tắt và tự sửa chính tả là gì?

Word có một danh sách các cặp "gõ cái này, thay bằng cái kia". Mỗi lần bạn gõ xong một từ rồi nhấn phím cách hoặc Enter, Word đối chiếu với danh sách và thay thế nếu khớp.

Nhờ đó:

• Gõ tắt cụm hay dùng: gõ "ttl" ra "Thái Nguyên, ngày ... tháng ... năm ...".
• Tự sửa lỗi gõ nhầm tiếng Anh như "teh" thành "the".
• Chèn ký hiệu nhanh, ví dụ "(c)" thành ©.

Nếu bạn đã gõ tiếng Việt bằng bộ gõ như Unikey, hãy xem thêm bài gõ tiếng Việt trên máy tính bằng Unikey, vì Word vẫn nhận ký tự đã được bộ gõ xử lý như bình thường.

Cách thêm một mục gõ tắt

1. Mở Word và chọn File (Tệp) ở góc trên bên trái.
2. Chọn Options (Tùy chọn) ở cuối cột bên trái.
3. Trong hộp thoại, chọn Proofing (Kiểm lỗi).
4. Bấm nút AutoCorrect Options (Tùy chọn Tự sửa).
5. Ở thẻ AutoCorrect, tìm hai ô Replace (Thay thế) và With (Bằng).
6. Ở ô Replace, nhập chữ viết tắt, ví dụ "dcc".
7. Ở ô With, nhập cụm đầy đủ, ví dụ địa chỉ cơ quan của bạn.
8. Bấm Add (Thêm), rồi OK để lưu.

Từ giờ, mỗi khi gõ "dcc" rồi nhấn phím cách, Word sẽ thay bằng cụm dài.

Ví dụ gõ tắt hay dùng

• "stk" thành số tài khoản ngân hàng của bạn.
• "sdt" thành "Số điện thoại".
• "kg" thành "Kính gửi" ở đầu công văn.
• "cb" thành tên và chức danh của bạn ở cuối văn bản.

Hãy chọn tối đa vài chục mục hay dùng nhất. Nhiều quá, bạn sẽ không nhớ nổi mục nào là gì.

Cách thêm nhanh từ một đoạn văn bản có sẵn

Nếu cụm chữ đã nằm trong tài liệu, bạn không cần gõ lại:

1. Bôi đen cụm chữ cần tạo gõ tắt.
2. Vào File > Options > Proofing > AutoCorrect Options.
3. Ô With đã tự điền sẵn cụm bạn bôi đen.
4. Nhập chữ viết tắt vào ô Replace, bấm Add rồi OK.

Cách này giúp giữ nguyên dấu tiếng Việt và cách viết hoa của cụm gốc.

Quản lý, sửa hoặc xóa mục gõ tắt

Mở lại hộp thoại AutoCorrect theo các bước trên, danh sách bên dưới liệt kê toàn bộ mục hiện có. Để sửa hoặc xóa:

1. Bấm chọn mục trong danh sách (hoặc gõ vào ô Replace để lọc).
2. Muốn xóa thì bấm Delete (Xóa).
3. Muốn sửa thì đổi nội dung ở ô With rồi bấm Replace (Thay thế).

Danh sách tự sửa của Word thường dùng chung cho các ứng dụng Office khác như Outlook, Excel trên cùng máy. Vì vậy gõ tắt của bạn có thể xuất hiện cả khi soạn thư.

Tắt những tự sửa gây khó chịu

Nhiều người thấy Word tự viết hoa hoặc tự đổi chữ ngoài ý muốn. Bạn có thể tắt từng tùy chọn ở thẻ AutoCorrect:

• Capitalize first letter of sentences: tự viết hoa chữ cái đầu câu.
• Capitalize first letter of table cells: tự viết hoa trong ô bảng.
• Replace text as you type: tự thay thế theo danh sách. Bỏ chọn mục này là tắt toàn bộ gõ tắt.
• Correct TWo INitial CApitals: tự sửa hai chữ hoa đầu từ.

Nếu chỉ muốn hoàn tác một lần thay thế vừa xảy ra, nhấn Ctrl + Z ngay lập tức, Word sẽ trả lại chữ bạn gõ.

Bật hoặc tắt gạch đỏ kiểm tra chính tả

Gạch đỏ dưới chữ là chức năng kiểm tra chính tả, khác với AutoCorrect. Với tiếng Việt, Word có thể gạch đỏ rất nhiều nếu ngôn ngữ kiểm lỗi chưa đúng.

1. Vào File > Options > Proofing.
2. Bỏ chọn Check spelling as you type nếu muốn tắt gạch đỏ.
3. Hoặc chọn ngôn ngữ đúng bằng cách bôi đen đoạn văn, vào thẻ Review (Xem lại) > Language (Ngôn ngữ) > Set Proofing Language.

Sau khi soạn thảo xong, bạn có thể căn lề và giãn dòng cho đẹp theo bài căn lề, giãn dòng văn bản chuẩn trong Word.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu Word hay bị lỗi, đóng đột ngột hoặc không lưu được gõ tắt, có thể bản Office hoặc hồ sơ người dùng gặp vấn đề. Bạn có thể mang máy tới Cường Tech ở 476 Đường CMT8, Thái Nguyên để kiểm tra miễn phí, hoặc xem trang sửa chữa để biết thêm.