Cách căn lề, giãn dòng văn bản chuẩn trong Word

Một văn bản gọn gàng, đúng thể thức bắt đầu từ việc căn lề và giãn dòng đúng. Nhiều người soạn xong mới thấy chữ lệch, đoạn văn dính nhau hoặc khoảng cách giữa các dòng quá thưa. Bài này hướng dẫn từng bước thiết lập lề trang, giãn dòng, thụt đầu dòng và căn đều hai bên trong Word, theo thông số thường dùng cho văn bản hành chính ở Việt Nam.

Các bước theo Word trong Microsoft 365 trên Windows 11. Các bản khác tên menu tương tự.

Thông số phổ biến cho văn bản hành chính

Với văn bản hành chính trên khổ A4, các thông số thường dùng là:

• Lề trên: 20 đến 25 mm.
• Lề dưới: 20 đến 25 mm.
• Lề trái: 30 đến 35 mm.
• Lề phải: 15 đến 20 mm.
• Phông chữ: Times New Roman, cỡ 13 đến 14.
• Giãn dòng: từ đơn (single) đến 1.5 dòng.
• Khoảng cách giữa các đoạn: tối thiểu 6pt.
• Thụt đầu dòng: khoảng 1 cm.

Lề trái rộng hơn lề phải là để chừa chỗ đóng gáy. Luận văn, báo cáo của trường thường có quy định riêng, nên hãy ưu tiên mẫu của trường.

Cách căn lề trang

1. Mở văn bản trong Word.
2. Chọn thẻ Layout (Bố cục) trên thanh công cụ.
3. Bấm Margins (Lề), rồi chọn Custom Margins (Lề tùy chỉnh) ở cuối danh sách.
4. Trong hộp thoại Page Setup, ở thẻ Margins, nhập các giá trị Top, Bottom, Left, Right. Nếu Word đang dùng inch, có thể đổi sang cm hoặc mm trong cài đặt đơn vị.
5. Ở mục Apply to, chọn Whole document để áp dụng cho cả văn bản.
6. Bấm OK.

Nếu cần kiểm tra khổ giấy, chuyển sang thẻ Paper (Giấy) và chọn A4. Việc này quan trọng nếu bạn chuẩn bị in, xem bài in tài liệu Word, PDF từ máy tính.

Cách giãn dòng và khoảng cách đoạn

1. Bôi đen toàn bộ văn bản bằng Ctrl + A, hoặc chỉ đoạn cần chỉnh.
2. Chọn thẻ Home (Trang chủ), bấm mũi tên nhỏ ở góc dưới nhóm Paragraph (Đoạn) để mở hộp thoại.
3. Ở mục Spacing, đặt Before là 0 pt và After là 6 pt.
4. Ở Line spacing, chọn Multiple rồi nhập 1.3 hoặc 1.5, hoặc chọn Single nếu cần chặt hơn.
5. Bấm OK.

Muốn nhanh hơn, có thể bấm nút Line and Paragraph Spacing trên thẻ Home và chọn 1.0, 1.15, 1.5. Hộp thoại Paragraph cho kiểm soát chi tiết hơn nên vẫn được ưu tiên.

Căn đều hai bên và thụt đầu dòng

Đoạn nội dung chính trong văn bản hành chính thường được căn đều hai bên, thụt đầu dòng.

1. Bôi đen các đoạn nội dung.
2. Nhấn Ctrl + J để căn đều hai bên (Justify).
3. Mở hộp thoại Paragraph như trên.
4. Ở mục Indentation (Thụt lề), tìm Special, chọn First line (Dòng đầu) và nhập By là 1 cm.
5. Bấm OK.

Các phím căn khác bạn nên nhớ: Ctrl + L căn trái, Ctrl + E căn giữa, Ctrl + R căn phải. Tiêu đề, tên cơ quan thường căn giữa.

Không dùng phím cách hay Tab để thụt đầu dòng

Nhiều người gõ nhiều lần phím cách để thụt đầu dòng. Cách này khiến dòng lệch khi đổi phông chữ hoặc in. Hãy dùng thụt dòng đầu (First line) như hướng dẫn.

Lưu thiết lập thành kiểu (Style) để dùng lại

Nếu bạn soạn nhiều văn bản, hãy lưu định dạng thành Style để khỏi chỉnh lại từ đầu:

1. Định dạng một đoạn mẫu đúng ý.
2. Chuột phải vào kiểu Normal trong nhóm Styles trên thẻ Home, chọn Update Normal to Match Selection.
3. Các đoạn mới sẽ theo định dạng này.

Muốn dùng lại cho nhiều tài liệu, lưu file mẫu bằng File > Save As > Word Template (*.dotx).

Bạn cũng có thể kết hợp với tính năng gõ tắt để soạn nhanh hơn, xem bài gõ tắt và tự sửa chính tả trong Word.

Lỗi thường gặp

• Chữ giãn rộng bất thường khi căn đều: dòng chỉ có vài từ dài. Thử hạ cỡ chữ hoặc ngắt dòng bằng Shift + Enter thay vì Enter.
• Lề không đổi ở một số trang: văn bản có nhiều Section (Phần). Chọn cả văn bản và áp dụng cho Whole document.
• Bản in khác trên màn hình: kiểm tra khổ giấy và tỷ lệ in. Khi gửi cho người khác, nên xuất PDF. Xem thêm chuyển file PDF sang Word và ngược lại.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu Word hay lỗi, chạy chậm hoặc không in đúng như soạn, bạn có thể mang máy tới Cường Tech ở 476 Đường CMT8, Thái Nguyên để kiểm tra miễn phí. Cần cài lại Office hay tối ưu máy, xem trang sửa chữa hoặc nhắn Zalo ở trang liên hệ.