Cách dùng hàm INDEX và MATCH trong Excel kèm ví dụ dễ hiểu

Nếu từng dùng VLOOKUP, bạn biết nó chỉ tra từ trái sang phải và dễ hỏng khi chèn thêm cột. Cặp hàm INDEX và MATCH khắc phục cả hai điểm yếu đó, chạy được trên mọi phiên bản Excel và rất đáng học.

Bài này giải thích từng hàm, cách ghép chúng, rồi đi qua các ví dụ thực tế: tra giá theo mã hàng, dò hai chiều và dò nhiều điều kiện.

Hiểu từng hàm một

Hàm INDEX: lấy giá trị theo vị trí

Cú pháp: `=INDEX(vùng_dữ_liệu, số_hàng, [số_cột])`

Ví dụ `=INDEX(C2:C10,3)` trả về giá trị ở hàng thứ 3 trong vùng C2:C10, tức ô C4.

Hàm MATCH: tìm vị trí của giá trị

Cú pháp: `=MATCH(giá_trị_cần_tìm, vùng_tìm, kiểu_khớp)`

Kiểu khớp 0 nghĩa là tìm đúng chính xác. Ví dụ `=MATCH("SP03",A2:A10,0)` trả về 3 nếu "SP03" nằm ở hàng thứ 3 của vùng A2:A10.

Điểm cần nhớ: MATCH cho biết vị trí, INDEX nhận vị trí rồi trả về giá trị. Ghép lại, bạn có phép tra cứu hoàn chỉnh.

Ghép INDEX và MATCH: ví dụ tra giá theo mã hàng

Giả sử bảng ở trang "Bảng giá": cột A là Mã hàng, cột B là Tên hàng, cột C là Đơn giá (dòng 2 đến 10). Ở trang khác, ô E2 chứa mã hàng cần tra. Bạn muốn lấy đơn giá:

1. Chọn ô F2.
2. Gõ công thức:

```

=INDEX(C2:C10,MATCH(E2,A2:A10,0))

```

1. Bấm Enter.

Giải thích: MATCH tìm vị trí của mã trong cột A, INDEX lấy ra ô tương ứng ở cột C. Muốn lấy tên hàng, đổi vùng trả về thành B2:B10.

Vì sao INDEX/MATCH tốt hơn VLOOKUP?

• Tra được sang trái: VLOOKUP chỉ tìm ở cột đầu của vùng và trả về cột bên phải. INDEX/MATCH tra theo cột bất kỳ, kể cả trả về cột nằm bên trái cột tìm.
• Không hỏng khi chèn/xóa cột: VLOOKUP dùng số thứ tự cột nên chèn thêm cột là lệch; INDEX/MATCH dùng vùng cụ thể nên ổn hơn.
• Linh hoạt khi dò hai chiều.

Excel 365 và 2021 có thêm XLOOKUP cũng giải quyết các điểm này, bạn có thể xem bài VLOOKUP và XLOOKUP trong Excel. Tuy vậy INDEX/MATCH vẫn có mặt ở mọi bản Excel, nên nó an toàn khi chia sẻ file cho người dùng bản cũ.

Dò hai chiều: tìm theo cả hàng và cột

Bảng doanh số: cột A là tên nhân viên (A2:A10), hàng 1 là các tháng (B1:E1), số liệu ở B2:E10. Muốn tra doanh số của nhân viên ở ô G1 trong tháng ở ô G2:

```

=INDEX(B2:E10,MATCH(G1,A2:A10,0),MATCH(G2,B1:E1,0))

```

MATCH đầu cho số hàng, MATCH thứ hai cho số cột, INDEX giao hai vị trí để lấy ra ô cần tìm. Đây là kiểu dùng mạnh nhất của cặp hàm này.

Dò theo nhiều điều kiện

Để tra khi cần khớp đồng thời hai cột, ví dụ tên và tháng, dùng công thức mảng:

```

=INDEX(C2:C100,MATCH(1,(A2:A100=F1)*(B2:B100=F2),0))

```

• Trong Excel 365 và 2021, chỉ cần bấm Enter.
• Trong Excel 2019 trở về trước, phải bấm Ctrl + Shift + Enter để nhập dưới dạng công thức mảng; Excel sẽ tự thêm dấu ngoặc nhọn.

Cách hoạt động: mỗi điều kiện đúng cho 1, nhân với nhau, chỉ dòng thỏa cả hai mới ra 1; MATCH tìm số 1 đầu tiên.

Cách sửa lỗi #N/A thường gặp

• Dữ liệu có dấu cách thừa: "SP03 " khác "SP03". Dùng hàm TRIM hoặc làm sạch dữ liệu nguồn.
• Kiểu dữ liệu khác nhau: số ở một bên, chữ số ở bên kia. Chuyển cả hai về cùng kiểu.
• Vùng tìm và vùng trả về lệch kích thước: hai vùng phải cùng số hàng.
• Quên số 0: thiếu kiểu khớp 0 sẽ cho kết quả sai ở dữ liệu chưa sắp xếp.

Để ẩn lỗi, bọc công thức bằng IFERROR:

```

=IFERROR(INDEX(C2:C10,MATCH(E2,A2:A10,0)),"Không tìm thấy")

```

Mẹo dùng cho dữ liệu lớn

• Đặt tên vùng (Name Box) để công thức dễ đọc, ví dụ `DonGia` và `MaHang`.
• Cố định vùng tra bằng F4 để thành `$A$2:$A$10` khi kéo công thức xuống nhiều dòng.
• File dò tìm hàng chục nghìn dòng có thể chậm; xem bài Excel bị đơ, chạy chậm với file lớn.

Nếu bạn dùng Excel để quản lý bán hàng, bảng giá, tồn kho thường xuyên, hãy thử phần mềm bán hàng Quầy Việt PRO để bớt phải ghép công thức thủ công.

Cần hỗ trợ thêm?

Bạn có file Excel phức tạp cần tối ưu hay muốn xây công cụ quản lý riêng cho cửa hàng, công ty? Xem phần mềm theo yêu cầu hoặc gọi 0943.847.333 để được tư vấn.