Cách dùng hàm VLOOKUP và XLOOKUP trong Excel có ví dụ dễ hiểu

VLOOKUP và XLOOKUP đều dùng để tra cứu: bạn đưa vào một giá trị (như mã sản phẩm) và hàm trả về thông tin tương ứng (như tên hay giá) từ một bảng khác. VLOOKUP có từ rất lâu, dùng được trên hầu hết phiên bản Excel. XLOOKUP mới hơn, linh hoạt hơn và dễ dùng hơn nhưng chỉ có trong Excel 2021 trở lên và Microsoft 365.

Bài này dùng ví dụ bảng giá sản phẩm của một cửa hàng nhỏ để bạn dễ hình dung, và hướng dẫn xử lý các lỗi hay gặp như #N/A.

Ví dụ bảng dữ liệu

Giả sử bạn có bảng giá ở trang tính tên Gia, từ ô A2 đến C6:

| Mã (cột A) | Tên (cột B) | Giá (cột C) |

|---|---|---|

| SP01 | Chuột không dây | 340000 |

| SP02 | Bàn phím cơ | 950000 |

| SP03 | Loa 2.1 | 550000 |

| SP04 | Tai nghe | 990000 |

| SP05 | USB 64GB | 250000 |

Bạn muốn gõ mã vào ô F2 và tự hiện tên và giá. Đây là bài toán điển hình cho hóa đơn, báo giá, bảng kho.

Hàm VLOOKUP

Cú pháp

`=VLOOKUP(giá_trị_cần_tìm; vùng_bảng; số_cột; kiểu_tìm)`

• giá_trị_cần_tìm: thứ bạn tra, ví dụ ô F2 chứa mã SP03.
• vùng_bảng: vùng dữ liệu để tìm, ví dụ A2:C6. Cột đầu tiên của vùng này phải chứa mã cần tìm.
• số_cột: lấy dữ liệu ở cột thứ mấy trong vùng bảng, tính từ 1. Cột B là 2, cột C là 3.
• kiểu_tìm: gõ 0 hoặc FALSE để tìm chính xác. Gõ 1 hoặc TRUE sẽ tìm gần đúng và dễ ra kết quả sai nếu dữ liệu chưa sắp xếp.

Các bước thực hiện

1. Chọn ô F3 nơi muốn hiện tên sản phẩm.
2. Gõ công thức: `=VLOOKUP(F2;A2:C6;2;0)`.
3. Nhấn Enter. Nếu F2 là SP03 thì ô hiện "Loa 2.1".
4. Ở ô G3 gõ `=VLOOKUP(F2;A2:C6;3;0)` để lấy giá.
5. Muốn kéo công thức xuống nhiều dòng, cố định vùng bảng bằng dấu $: `=VLOOKUP(F2;$A$2:$C$6;2;0)`. Nhấn F4 sau khi chọn vùng để tự thêm $.

Hạn chế của VLOOKUP

• Chỉ tìm được từ trái sang phải. Cột chứa giá trị cần tìm phải nằm đầu tiên.
• Dùng số cột nên nếu bạn chèn thêm cột vào bảng, công thức có thể trả sai dữ liệu.
• Mặc định tìm gần đúng nếu quên tham số cuối, dễ sai.

Hàm XLOOKUP

Cú pháp

`=XLOOKUP(giá_trị_cần_tìm; vùng_tìm; vùng_trả_về; [nếu_không_thấy]; [kiểu_khớp]; [kiểu_tìm])`

Bạn chỉ cần nhớ ba tham số đầu:

• giá_trị_cần_tìm: mã cần tra.
• vùng_tìm: cột chứa mã, ví dụ A2:A6.
• vùng_trả_về: cột chứa kết quả, ví dụ C2:C6.

Các bước thực hiện

1. Chọn ô F3.
2. Gõ: `=XLOOKUP(F2;A2:A6;B2:B6)` rồi nhấn Enter để lấy tên.
3. Gõ: `=XLOOKUP(F2;A2:A6;C2:C6)` để lấy giá.
4. Thêm thông báo khi không tìm thấy: `=XLOOKUP(F2;A2:A6;C2:C6;"Không có mã này")`.

Ưu điểm của XLOOKUP

• Mặc định tìm chính xác, không phải nhớ số 0.
• Không phụ thuộc vị trí cột: tìm được cả khi cột kết quả nằm bên trái cột mã.
• Không dùng số cột: chèn cột mới vào bảng vẫn đúng.
• Có sẵn tham số thông báo khi không tìm thấy, không cần bọc thêm hàm IFERROR.
• Trả về nhiều cột cùng lúc nếu chọn vùng trả về nhiều cột (trên bản Excel hỗ trợ mảng).

So sánh nhanh

• Chọn VLOOKUP nếu file cần mở trên Excel đời cũ (2016, 2019) hoặc chia sẻ cho nhiều người dùng bản cũ.
• Chọn XLOOKUP nếu bạn dùng Excel 2021 hoặc Microsoft 365, vì dễ dùng và ít lỗi hơn.
• Nếu chưa chắc đồng nghiệp dùng bản nào, hỏi trước hoặc dùng VLOOKUP để tương thích.

Sửa các lỗi thường gặp

• #N/A: không tìm thấy giá trị. Kiểm tra gõ đúng mã chưa, có khoảng trắng thừa ở đầu hoặc cuối không, có đang lẫn kiểu số và chữ không (số lưu dạng văn bản).
• #REF!: số cột lớn hơn số cột của vùng bảng (VLOOKUP) hoặc vùng tham chiếu bị xóa.
• #NAME?: gõ sai tên hàm, hoặc Excel của bạn không hỗ trợ XLOOKUP.
• Kết quả sai dù không báo lỗi: có thể quên tham số 0 ở VLOOKUP, nên Excel tìm gần đúng.
• Kéo công thức xuống bị lệch vùng: quên cố định vùng bằng $.

Để gói gọn thông báo lỗi, bọc thêm hàm IFERROR: `=IFERROR(VLOOKUP(F2;$A$2:$C$6;3;0);"Không tìm thấy")`.

Mẹo làm việc với bảng lớn

• Đặt tên cho vùng dữ liệu (Formulas > Define Name) để công thức dễ đọc.
• Dùng Table (Ctrl + T) để vùng dữ liệu tự mở rộng khi thêm dòng.
• Bảo vệ file quan trọng bằng mật khẩu theo cách đặt mật khẩu cho file Word, Excel.

File Excel nặng nhiều công thức làm máy chạy chậm, hãy xem gợi ý cấu hình trong cấu hình PC kế toán chạy MISA, Excel nặng mượt. Nếu bạn đang quản lý bán hàng bằng Excel và thấy rối, hãy thử phần mềm bán hàng Quầy Việt PRO hoặc đọc chọn phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng nhỏ.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu bạn muốn xây dựng bảng tính, báo cáo hoặc phần mềm riêng cho cửa hàng, hãy xem dịch vụ phần mềm theo yêu cầu hoặc gọi Cường Tech theo số 0943.847.333 để được tư vấn.