Cách dùng Microsoft Teams cho học tập và làm việc từ A đến Z

Microsoft Teams là ứng dụng họp trực tuyến, nhắn tin và cộng tác nhóm, được nhiều trường học và công ty dùng. Nếu thầy cô hoặc sếp gửi cho bạn một đường dẫn Teams, bạn chỉ cần vài phút là biết cách tham gia và dùng cơ bản.

Bài này hướng dẫn từ cài đặt, tham gia cuộc họp, tới nhắn tin nhóm, chia sẻ tệp và nộp bài tập, trên máy tính Windows 11.

Teams dùng để làm gì?

Teams gom nhiều chức năng vào một chỗ:

• Họp video và gọi điện nhóm hoặc cá nhân.
• Chat nhóm theo từng kênh chủ đề.
• Lưu và chia sẻ tệp, cùng chỉnh sửa tài liệu Word, Excel, PowerPoint.
• Lớp học trực tuyến: giao và nộp bài tập, theo dõi lịch học (dành cho giáo dục).

So với các công cụ khác, Teams liên kết chặt với bộ Office. Bạn có thể xem thêm cách dùng Office miễn phí hợp pháp.

Cài đặt và đăng nhập

1. Truy cập trang chủ của Microsoft Teams hoặc mở Microsoft Store trên Windows 11 để tải ứng dụng Microsoft Teams.
2. Cài đặt rồi mở ứng dụng.
3. Đăng nhập bằng tài khoản được cấp: email trường hoặc email công ty. Nếu dùng cá nhân, đăng nhập bằng tài khoản Microsoft.
4. Cho phép ứng dụng truy cập micro và camera khi được hỏi.

Bạn cũng có thể dùng Teams ngay trên trình duyệt (Edge, Chrome), không cần cài đặt. Tuy nhiên bản ứng dụng ổn định hơn khi họp lâu.

Cách tham gia cuộc họp

Cách 1: bấm vào liên kết

1. Mở liên kết cuộc họp bạn nhận qua email hoặc tin nhắn.
2. Chọn Open Microsoft Teams (Mở Microsoft Teams) hoặc Continue on this browser (Tiếp tục trên trình duyệt này).
3. Ở màn hình chờ, kiểm tra camera và micro.
4. Bấm Join now (Tham gia ngay).

Cách 2: từ lịch trong Teams

1. Mở tab Calendar (Lịch) ở thanh bên trái.
2. Tìm cuộc họp đã được mời, bấm Join (Tham gia).

Khi họp, các nút điều khiển nằm phía trên: tắt/bật micro, camera, Share (Chia sẻ màn hình), Raise hand (Giơ tay) và Leave (Rời cuộc họp).

Tạo nhóm và kênh làm việc

Nếu bạn là người quản lý lớp hoặc nhóm:

1. Vào tab Teams (Nhóm) ở thanh bên trái.
2. Bấm Join or create a team (Tham gia hoặc tạo nhóm) > Create team (Tạo nhóm).
3. Chọn kiểu nhóm (lớp học, nhóm làm việc, nhóm công việc...), đặt tên và mô tả.
4. Thêm thành viên bằng email.
5. Thêm Channel (Kênh) cho từng chủ đề, ví dụ Thông báo, Tài liệu, Thảo luận.

Mỗi kênh có tab Posts (Bài đăng), Files (Tệp) để trao đổi và lưu tài liệu theo chủ đề.

Chia sẻ tệp và làm việc cùng nhau

Trong kênh, vào tab Files, bấm Upload (Tải lên) để đưa tài liệu lên. Cả nhóm có thể mở và sửa cùng lúc một file Word hoặc Excel, thay đổi lưu tự động.

Nếu cần gửi tệp riêng qua chat, bấm biểu tượng kẹp giấy dưới ô nhắn tin. Cách chuẩn bị tệp trước khi gửi xem cách nén và giải nén file ZIP, RAR.

Dùng Teams để học tập

Với học sinh, sinh viên:

1. Vào nhóm lớp học trong tab Teams.
2. Mở tab Assignments (Bài tập) để xem bài thầy cô giao.
3. Bấm vào bài, đọc yêu cầu, bấm Add work (Thêm bài làm) để đính kèm tệp.
4. Bấm Turn in (Nộp bài) trước hạn.

Nhớ kiểm tra tab Grades (Điểm) để xem điểm và nhận xét của giáo viên. Máy cho học online nên có webcam và micro tốt, xem webcam cho học online, họp trực tuyến.

Dùng Teams để làm việc

• Dùng Chat nhắn cá nhân, và @tên để gọi người cụ thể trong kênh.
• Ghim tin nhắn quan trọng, đặt lịch họp qua Calendar.
• Bật Share để chia sẻ màn hình hoặc một cửa sổ cụ thể khi thuyết trình.
• Ghi hình cuộc họp (nếu quản trị viên cho phép) để xem lại sau.

Nếu bạn thường dùng Zoom hay Google Meet, đọc thêm cách họp Zoom, Google Meet trên máy tính.

Mẹo họp mượt, không bị giật

• Dùng Wi-Fi mạnh hoặc cắm dây mạng. Nếu mạng chậm, xem Wi-Fi chập chờn, mạng chậm.
• Dùng tai nghe có mic để tránh vọng tiếng.
• Tắt camera khi không cần để tiết kiệm băng thông.
• Đóng bớt ứng dụng nặng khi đang họp.
• Nếu micro không hoạt động, xem micro laptop không nhận khi gọi Zoom, Zalo.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu máy bạn bị giật, treo khi họp, hoặc cần cài đặt lại phần mềm, hãy mang tới cửa hàng để được kiểm tra miễn phí. Doanh nghiệp muốn triển khai công cụ làm việc nhóm có thể xem dịch vụ IT hoặc gọi 0943.847.333.