Cách dùng OneDrive đồng bộ dữ liệu giữa các máy tính

OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft, có sẵn trong Windows 11. Khi bật, file trong thư mục OneDrive tự động đồng bộ lên mạng và hiện ra ở mọi máy bạn đăng nhập cùng tài khoản, nên bạn sửa file ở cơ quan, về nhà mở lên là có bản mới nhất.

Bài này hướng dẫn cách bật OneDrive, đồng bộ nhiều máy, tự sao lưu các thư mục quan trọng, tiết kiệm dung lượng ổ cứng và tránh những hiểu lầm hay gặp.

OneDrive là gì và ai nên dùng?

OneDrive hoạt động như một thư mục đặc biệt trong File Explorer. Mọi thứ bạn bỏ vào đó sẽ được đưa lên máy chủ Microsoft và giữ đồng bộ giữa các thiết bị.

Tài khoản Microsoft miễn phí thường có sẵn dung lượng 5 GB; muốn nhiều hơn cần đăng ký gói trả phí qua Microsoft 365. Dịch vụ hợp với người làm việc trên cả laptop lẫn PC, sinh viên cần có bài ở mọi nơi, hoặc ai muốn có thêm một bản dự phòng cho tài liệu.

Đăng nhập và bắt đầu đồng bộ

1. Bấm nút Start, gõ OneDrive và mở ứng dụng.
2. Nhập địa chỉ email tài khoản Microsoft (Outlook, Hotmail hoặc tài khoản công việc), bấm Sign in (Đăng nhập).
3. Nhập mật khẩu và xác nhận nếu có yêu cầu.
4. Giữ nguyên thư mục OneDrive mặc định hoặc bấm Change location (Đổi vị trí) nếu muốn đặt sang ổ khác.
5. Làm theo vài màn hình giới thiệu rồi bấm Open my OneDrive folder (Mở thư mục OneDrive).

Nếu bạn đã đăng nhập Windows bằng tài khoản Microsoft, OneDrive thường tự đăng nhập luôn. Lúc này biểu tượng đám mây xuất hiện ở khay hệ thống góc phải Taskbar.

Đồng bộ file giữa nhiều máy

Để có cùng dữ liệu trên máy thứ hai, bạn chỉ cần cài hoặc mở OneDrive trên máy đó và đăng nhập đúng một tài khoản. File sẽ tự tải xuống.

Một vài điều cần nhớ:

• Hai máy phải có Internet thì mới đồng bộ được.
• Sửa file ở máy A, vài giây tới vài phút sau máy B nhận bản mới.
• Nếu hai người cùng sửa một file Word lúc offline, OneDrive sẽ giữ cả hai bản và đánh dấu bản xung đột để bạn chọn.

Biểu tượng nhỏ cạnh mỗi file cho biết trạng thái: vòng xoay xanh là đang đồng bộ, dấu tích xanh là đã xong, đám mây là file mới chỉ nằm trên mạng.

Tự sao lưu Desktop, Documents, Pictures

Đây là tính năng hữu ích nhất cho người ít để ý tới sao lưu:

1. Bấm vào biểu tượng đám mây OneDrive ở khay hệ thống.
2. Bấm biểu tượng bánh răng rồi chọn Settings (Cài đặt).
3. Chọn Sync and backup (Đồng bộ và sao lưu).
4. Bấm Manage backup (Quản lý sao lưu).
5. Bật các thư mục muốn bảo vệ: Desktop, Documents, Pictures.
6. Bấm Save changes (Lưu thay đổi).

Từ giờ mọi file bạn để ngoài màn hình nền hay trong Documents đều được đưa lên đám mây. Nếu máy hỏng hoặc mất, đăng nhập OneDrive trên máy mới là lấy lại được.

Tiết kiệm ổ cứng với Files On-Demand

Files On-Demand cho bạn thấy toàn bộ file trên đám mây trong File Explorer mà không tải hết về máy. File nào cần mới tải.

• Always keep on this device (Luôn giữ trên thiết bị này): bấm chuột phải vào file hoặc thư mục, chọn lệnh này để dùng được cả khi không có mạng.
• Free up space (Giải phóng dung lượng): file vẫn còn trên đám mây nhưng được gỡ khỏi ổ cứng, nhường chỗ cho thứ khác.

Tính năng này rất hợp với laptop ổ cứng nhỏ. Nếu ổ C đang đầy, bạn có thể xem thêm bài dọn dẹp ổ C khi bị đầy.

Chia sẻ file bằng liên kết

Bấm chuột phải vào file trong thư mục OneDrive, chọn Share (Chia sẻ). Bạn có thể nhập email người nhận, hoặc bấm Copy link (Sao chép liên kết) rồi gửi qua Zalo. Hãy chú ý cài quyền Can view (Chỉ xem) hay Can edit (Có thể sửa) cho đúng người.

Nếu quen dùng nền tảng của Google, bạn có thể so sánh với cách dùng Google Drive để lưu và chia sẻ file.

Đồng bộ không phải là sao lưu hoàn chỉnh

Đây là hiểu lầm phổ biến nhất. OneDrive đồng bộ cả việc xóa: bạn xóa file trên máy A thì file cũng biến mất ở máy B. Có thùng rác trên web để lấy lại trong một thời gian, nhưng không nên coi đó là kho lưu trữ cuối cùng.

Với dữ liệu quan trọng như hồ sơ, ảnh gia đình, sổ sách, bạn nên giữ thêm một bản nữa ở nơi khác như ổ cứng rời hoặc USB. Cách sắp xếp chi tiết có trong bài sao lưu dữ liệu máy tính an toàn.

Một số lỗi thường gặp

• Đồng bộ mãi không xong: kiểm tra mạng và dung lượng còn trống. Tên file có ký tự đặc biệt hoặc đường dẫn quá dài cũng gây lỗi.
• Biểu tượng dấu X đỏ: file bị lỗi đồng bộ, di chuột vào biểu tượng để xem lý do.
• OneDrive tạm dừng: bấm vào biểu tượng đám mây, chọn Resume syncing (Tiếp tục đồng bộ). Laptop bật chế độ tiết kiệm pin có thể tự tạm dừng.

Để an toàn tài khoản, hãy bật xác minh hai bước, xem hướng dẫn bảo vệ tài khoản bằng mật khẩu mạnh và xác minh 2 bước.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu bạn cần chuyển dữ liệu sang máy mới, thiết lập OneDrive cho cả nhóm hoặc cứu lại file lỡ xóa, hãy gọi hotline 0943.847.333 hoặc mang máy tới cửa hàng. Bên mình có dịch vụ sửa chữa và cứu dữ liệu, kiểm tra miễn phí và báo giá trước khi làm.