Cách dùng Power Query gộp nhiều file Excel thành một bảng

Nếu mỗi tháng bạn nhận hàng chục file Excel (báo cáo từng chi nhánh, từng nhân viên) rồi mất cả buổi sao chép vào một bảng, Power Query sẽ làm việc đó chỉ bằng vài cú bấm. Bạn chỉ cần để các file vào một thư mục, trỏ Power Query tới thư mục đó và nhận về một bảng gộp. Lần sau thêm file mới, chỉ cần bấm làm mới.

Điều kiện quan trọng: các file nên có cấu trúc giống nhau (cùng tên cột, cùng thứ tự cột, cùng tên sheet hoặc cùng dạng bảng). Bài này dùng Excel cho Windows (Excel 2016 trở lên, Microsoft 365). Từ Excel 2016, Power Query nằm trong thẻ Data (Dữ liệu); ở các phiên bản cũ hơn cần cài thêm riêng. Tên nút có thể khác nhẹ tùy phiên bản.

Bước 1: Chuẩn bị thư mục và file

1. Tạo một thư mục riêng, ví dụ D:\BaoCao\2026.
2. Chép tất cả file cần gộp vào đúng thư mục này.
3. Đóng các file đó lại (đừng để mở khi nạp dữ liệu).
4. Kiểm tra nhanh các file: tên cột có giống nhau không, có dòng tiêu đề thừa phía trên không.

Bước 2: Nạp thư mục vào Power Query

1. Mở một file Excel mới, chọn thẻ Data (Dữ liệu).
2. Bấm Get Data (Lấy dữ liệu) > From File (Từ tệp) > From Folder (Từ thư mục).
3. Bấm Browse (Duyệt), chọn thư mục vừa tạo rồi nhấn OK.
4. Một danh sách các file hiện ra. Nếu đúng, chọn Combine (Kết hợp) > Combine & Transform Data (Kết hợp và chuyển đổi dữ liệu).

Bước 3: Chọn sheet hoặc bảng mẫu

1. Cửa sổ Combine Files hiện ra, bên trái liệt kê file mẫu và các sheet/bảng của file đó.
2. Chọn sheet hoặc bảng chứa dữ liệu (ví dụ Sheet1 hoặc một Table).
3. Nhấn OK. Power Query sẽ tạo một truy vấn gộp tất cả file theo cùng cấu trúc với file mẫu.

Sau bước này, bạn sẽ thấy cột Source.Name chứa tên file nguồn của mỗi dòng. Cột này rất hữu ích để biết dữ liệu thuộc chi nhánh hoặc tháng nào.

Bước 4: Làm sạch dữ liệu trong Power Query Editor

Bạn đang ở Power Query Editor. Một số thao tác thường cần:

• Use First Row as Headers (Dùng hàng đầu làm tiêu đề) nếu tiêu đề chưa nhận đúng.
• Bấm mũi tên ở đầu cột để lọc bỏ dòng trống hoặc dòng tổng cộng thừa (thường có giá trị null).
• Đổi kiểu dữ liệu (Data Type) cho từng cột: số, ngày, văn bản. Bấm biểu tượng nhỏ bên trái tên cột.
• Remove Columns (Xóa cột) không cần thiết: chuột phải vào tên cột rồi chọn.
• Split Column (Tách cột) nếu cần, ví dụ tách tên file để lấy tháng.

Mọi thao tác được ghi lại thành các bước ở khung Applied Steps (Các bước đã áp dụng) bên phải. Khi thêm file mới, các bước này sẽ tự chạy lại.

Bước 5: Đưa bảng gộp ra Excel

1. Trong Power Query Editor, bấm Close & Load (Đóng và tải) ở thẻ Home (Trang chủ).
2. Bảng gộp xuất hiện thành một bảng mới trong Excel.
3. Lưu file lại.

Từ giờ, khi bạn thêm hoặc thay file trong thư mục, hãy vào thẻ Data và bấm Refresh All (Làm mới tất cả) để cập nhật. Có thể kết hợp với PivotTable thống kê nhanh để ra báo cáo tổng hợp.

Các lỗi thường gặp

• Thiếu hoặc lệch cột: một file đổi tên cột hay thêm cột mới. Hãy chuẩn hóa tên cột trong các file nguồn.
• Báo lỗi dữ liệu (Error) ở vài ô: kiểu dữ liệu chưa khớp, ví dụ cột số lẫn chữ. Lọc hoặc đổi kiểu dữ liệu.
• Dòng tiêu đề lặp lại nhiều lần: mỗi file có dòng tiêu đề, nên cần lọc bỏ các dòng có giá trị trùng tên cột.
• Không tìm thấy thư mục sau khi di chuyển file: đường dẫn trong truy vấn trỏ tới vị trí cũ. Vào Query Settings hoặc bước Source để sửa đường dẫn.
• Excel chạy chậm: file quá lớn hoặc quá nhiều file. Xem Excel bị đơ, chạy chậm với file lớn.

Mẹo giữ dữ liệu sạch từ nguồn

Cách tốt nhất là thống nhất mẫu biểu cho mọi người nhập: cùng tên cột, mỗi dòng một bản ghi, không gộp ô (merge cells), không chèn dòng tổng giữa bảng. Với kiểu dữ liệu sạch, Power Query gần như chạy tự động.

Nếu dữ liệu nằm trong file PDF, tham khảo cách chuyển dữ liệu từ PDF sang Excel. Còn nếu công việc báo cáo lặp lại đều đặn và phức tạp, hệ thống phần mềm có thể phù hợp hơn Excel.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu doanh nghiệp bạn đang tốn nhiều thời gian tổng hợp báo cáo thủ công, Cường Tech có thể tư vấn phần mềm theo yêu cầu hoặc dịch vụ IT. Bạn cũng có thể ghé 476 Đường CMT8, Thái Nguyên hoặc nhắn Zalo 0943.847.333.