Cách ghép nhiều file PDF và tách trang PDF miễn phí

Bạn có ba bản scan hợp đồng cần gộp thành một file để gửi email, hoặc một cuốn PDF 80 trang mà chỉ cần trích 5 trang? Windows không có công cụ ghép PDF dựng sẵn, nhưng vẫn có cách làm miễn phí, trong đó tách trang thì gần như không cần cài thêm gì.

Bài này chia làm hai phần: tách trang bằng trình duyệt có sẵn, và ghép file bằng phần mềm miễn phí trên máy. Cuối bài là cách chọn công cụ cho an toàn khi tài liệu có thông tin nhạy cảm.

Hiểu nhanh: ghép và tách PDF là gì?

• Ghép (merge): gộp nhiều file PDF thành một file, theo thứ tự bạn sắp xếp.
• Tách (split/extract): lấy một hoặc vài trang trong file lớn thành file mới.
• Sắp xếp/xóa trang: thực chất là tách ra phần cần giữ rồi lưu lại.

Lưu ý trước khi làm: hãy sao chép file gốc sang một thư mục khác để phòng làm hỏng. Nếu file PDF đặt mật khẩu mở, bạn cần mật khẩu đó mới thao tác được.

Cách tách trang PDF không cần cài phần mềm

Cách này dùng chức năng in ra PDF của trình duyệt như Microsoft Edge hay Google Chrome. Mọi thứ chạy trên máy bạn, file không bị tải lên mạng.

1. Bấm chuột phải vào file PDF, chọn Open with (Mở bằng) rồi chọn Microsoft Edge hoặc Google Chrome.
2. Bấm Ctrl + P để mở hộp thoại in.
3. Ở mục Printer (Máy in), chọn Save as PDF (Lưu dưới dạng PDF). Trên Edge là Microsoft Print to PDF hoặc Save as PDF.
4. Ở mục Pages (Trang), chọn Custom (Tùy chỉnh) hoặc nhập số trang, ví dụ `3-7` để lấy trang 3 đến 7, hoặc `1,4,9` để lấy riêng ba trang.
5. Bấm Save (Lưu), đặt tên file mới và chọn nơi lưu.

Bạn sẽ có một file PDF mới chỉ gồm các trang đã chọn. File gốc không bị thay đổi.

Cách ghép nhiều file PDF thành một

Trình duyệt không ghép file được, nên bạn cần phần mềm chuyên dụng. Hai nhóm lựa chọn phổ biến:

• Phần mềm miễn phí chạy trên máy, ví dụ PDFsam Basic (mã nguồn mở). File nằm trong máy bạn, phù hợp tài liệu quan trọng.
• Trang web ghép PDF trực tuyến của nhiều bên khác nhau. Tiện vì không cần cài, nhưng file phải tải lên máy chủ của họ.
• Adobe Acrobat có đầy đủ công cụ, nhưng thao tác ghép nhiều file thường thuộc bản trả phí.

Ví dụ các bước với phần mềm ghép PDF trên máy (tên nút có thể hơi khác tùy phần mềm và phiên bản):

1. Tải phần mềm từ trang chính thức của nhà phát triển rồi cài đặt. Đừng tải từ các trang chia sẻ crack, rất dễ dính phần mềm độc hại.
2. Mở phần mềm, chọn chức năng Merge (Ghép).
3. Bấm Add (Thêm) rồi chọn các file PDF cần ghép. Có thể kéo thả trực tiếp.
4. Sắp xếp thứ tự bằng nút di chuyển lên/xuống hoặc kéo thả từng dòng.
5. Chọn thư mục và tên cho file kết quả.
6. Bấm Run (Chạy). Khi có thông báo hoàn tất, mở file mới để kiểm tra lại thứ tự trang.

Với cách này bạn cũng tách được trang bằng chức năng Split (Tách) hoặc Extract (Trích xuất), thường linh hoạt hơn khi cần tách hàng loạt.

Ghép ảnh hoặc file Word thành PDF rồi gộp

Nếu tài liệu của bạn chưa phải PDF:

• File Word: chọn File > Save As rồi chọn định dạng PDF, hoặc File > Export.
• Ảnh chụp, scan: chọn nhiều ảnh trong File Explorer, bấm chuột phải rồi Print (In), chọn máy in Microsoft Print to PDF để gộp thành một file nhiều trang.

Sau đó dùng cách ghép ở trên để nối các file PDF lại. Xem thêm bài cách in tài liệu Word, PDF từ máy tính nếu bạn chưa quen hộp thoại in.

Làm sao để file PDF sau khi ghép không quá nặng?

File scan thường rất nặng vì mỗi trang là một ảnh độ phân giải cao. Một vài cách giảm dung lượng:

• Scan ở độ phân giải vừa đủ đọc rõ, không cần quá cao.
• Dùng chức năng nén hoặc Reduce size trong phần mềm PDF.
• Nếu sắp gửi nhiều file, nén chúng lại, xem cách nén và giải nén file ZIP, RAR trên Windows.

Lưu ý bảo mật khi dùng trang web ghép PDF

Nhiều trang web ghép PDF hoạt động tốt, nhưng khi bạn tải file lên thì nội dung đã rời khỏi máy của bạn. Với bảng lương, hợp đồng, giấy tờ tùy thân, hãy dùng phần mềm chạy trên máy hoặc cách in ra PDF ở trên. Nếu bắt buộc dùng web, hãy chọn trang uy tín, đọc điều khoản xóa file và nhớ xóa file sau khi dùng.

Các lỗi thường gặp

• Không mở được file vì bị khóa: file có mật khẩu mở hoặc bị giới hạn chỉnh sửa. Cần mật khẩu từ người tạo file.
• Chữ tiếng Việt bị lỗi font sau khi in ra PDF: thử mở file bằng trình duyệt khác hoặc phần mềm đọc PDF khác rồi in lại.
• Thứ tự trang bị đảo: kiểm tra lại danh sách trước khi bấm chạy, hoặc đặt tên file có số thứ tự (01, 02, 03) để dễ sắp xếp.

Nếu bạn cần chuyển file PDF sang Word để sửa chữ, xem cách chuyển file PDF sang Word và ngược lại.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu máy bạn hay lỗi khi mở hoặc in PDF, hoặc cần cài đặt phần mềm văn phòng cho cả cửa hàng, bạn có thể mang máy đến để kỹ thuật viên kiểm tra miễn phí qua trang sửa chữa. Doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình giấy tờ có thể tham khảo dịch vụ IT, hoặc gọi 0943.847.333.