Cách gửi file nhạy cảm qua mạng an toàn

Gửi hợp đồng, ảnh CCCD, bảng lương hay dữ liệu khách hàng qua email hoặc Zalo thì rất tiện, nhưng nếu gửi cẩu thả, file có thể rơi vào tay người không liên quan. Bài này đưa ra cách làm đơn giản, dùng công cụ sẵn có, để bạn giảm rủi ro mà không cần kiến thức kỹ thuật.

Nguyên tắc gọn nhất: xác nhận đúng người nhận, mã hóa hoặc đặt mật khẩu cho file, gửi mật khẩu qua một kênh khác, và đặt hạn truy cập nếu có thể.

Trước khi gửi: tự hỏi ba câu

Nhiều sự cố bắt đầu từ việc gửi quá nhiều hoặc gửi nhầm chứ không phải bị hack. Hãy kiểm tra:

• Có thật sự cần gửi không? Nếu người nhận chỉ cần xem số cuối tài khoản, đừng gửi nguyên bản sao kê.
• Có thể che bớt thông tin không? Bạn có thể che phần không cần thiết, xem cách che thông tin nhạy cảm trong ảnh chụp màn hình.
• Người nhận có đúng không? Kiểm tra kỹ địa chỉ email, nhất là khi trình duyệt tự điền gợi ý, và xác nhận số điện thoại qua cuộc gọi nếu là giao dịch lớn.

Cách 1: Đặt mật khẩu cho file Word, Excel, PDF

Đây là cách nhanh nhất cho tài liệu văn phòng. Với Word và Excel, bạn vào File (Tệp), chọn Info (Thông tin), bấm Protect Document (Bảo vệ tài liệu) rồi chọn Encrypt with Password (Mã hóa bằng mật khẩu). Chi tiết từng bước có trong bài đặt mật khẩu cho file Word, Excel và đặt mật khẩu cho file PDF.

Mật khẩu nên dài, khó đoán và không dùng lại ở nơi khác. Nếu quên mật khẩu, thường rất khó mở lại file, nên hãy ghi lại ở nơi an toàn.

Cách 2: Nén file có mật khẩu mã hóa

Khi cần gửi nhiều file cùng lúc, bạn có thể nén thành một tệp và đặt mật khẩu. Cần lưu ý: tùy phần mềm nén, một số kiểu mật khẩu chỉ bảo vệ ở mức cơ bản. Hãy chọn tùy chọn mã hóa mạnh (thường ghi là AES-256) nếu phần mềm cung cấp. Bạn xem thêm cách nén tại bài nén và giải nén file ZIP, RAR.

Sau khi nén, hãy tự mở thử để chắc chắn mật khẩu hoạt động đúng.

Cách 3: Chia sẻ qua link có kiểm soát

Với dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive hay OneDrive, thay vì đính kèm file, bạn có thể chia sẻ một liên kết. Các bước chung (tên nút có thể khác nhau tùy phiên bản):

1. Bấm chuột phải vào file, chọn Share (Chia sẻ).
2. Thay vì chọn bất kỳ ai có link, hãy thêm địa chỉ email cụ thể của người nhận.
3. Chọn quyền Viewer (Người xem) nếu họ chỉ cần đọc.
4. Nếu dịch vụ cho phép, đặt ngày hết hạn hoặc tắt quyền tải xuống.
5. Khi xong việc, quay lại và gỡ quyền truy cập.

Gửi mật khẩu qua kênh khác

Một lỗi rất hay gặp là gửi file và mật khẩu trong cùng một email. Nếu ai đó đọc được email đó, họ có luôn cả hai. Hãy tách ra: gửi file qua email, còn mật khẩu thì nhắn qua tin nhắn riêng hoặc đọc qua điện thoại.

Hãy dùng trình quản lý mật khẩu để tạo mật khẩu ngẫu nhiên cho từng lần gửi; bạn có thể tham khảo bài quản lý mật khẩu bằng trình quản lý mật khẩu.

Những thói quen nên tránh

• Gửi ảnh CCCD, hộ chiếu cho người lạ qua tin nhắn mà không ghi rõ mục đích. Nếu bắt buộc phải gửi, bạn có thể ghi chú mục đích sử dụng lên bản sao để hạn chế dùng sai.
• Dùng Wi-Fi công cộng để gửi tài liệu quan trọng mà không có biện pháp bảo vệ.
• Để file nhạy cảm nằm mãi trong thư mục tải xuống, hộp thư đã gửi hoặc lịch sử chat.
• Bấm vào đường dẫn lạ để xem file được cho là gửi cho bạn, vì đó có thể là trang đăng nhập giả. Xem thêm cách nhận biết trong bài nhận biết email lừa đảo giả mạo ngân hàng.

Sau khi gửi

Xóa bản không còn cần thiết trong mục đã gửi và thư mục tải xuống. Nếu lỡ gửi nhầm người, hãy thông báo ngay cho người đó và đề nghị xóa, đồng thời thu hồi quyền chia sẻ nếu đã gửi bằng link. Nếu là dữ liệu của khách hàng hoặc công ty, hãy báo người phụ trách để xử lý theo quy định nội bộ.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu bạn không chắc máy mình có an toàn để gửi dữ liệu quan trọng, hãy mang máy tới Cường Tech để được kiểm tra miễn phí. Doanh nghiệp nhỏ cần quy trình chia sẻ dữ liệu rõ ràng có thể xem thêm dịch vụ IT, hoặc gọi 0943.847.333.