Cách đặt mật khẩu cho file PDF

Hợp đồng, bảng lương, giấy tờ cá nhân gửi qua email hay Zalo rất dễ bị người ngoài đọc nếu file không được bảo vệ. Đặt mật khẩu cho file PDF là cách đơn giản để chỉ người biết mật khẩu mới mở được.

Bài này hướng dẫn hai cách thông dụng: đặt mật khẩu ngay khi xuất PDF từ Word, và mã hóa file PDF có sẵn bằng phần mềm PDF có chức năng này. Đồng thời, bạn sẽ biết điều gì nên và không nên làm khi bảo vệ tài liệu.

Hai loại mật khẩu PDF

• Mật khẩu mở file (Open password / Document Open Password): phải nhập đúng mới xem được nội dung. Đây là cách bảo vệ chắc chắn nhất.
• Mật khẩu phân quyền (Permissions password): ai cũng mở xem được, nhưng bị hạn chế in, sao chép, chỉnh sửa. Loại này chủ yếu ngăn thao tác thông thường, không bằng mật khẩu mở file.

Nếu mục đích là giữ bí mật, hãy ưu tiên mật khẩu mở file.

Cách 1: Đặt mật khẩu khi xuất PDF từ Word

Phù hợp khi bạn còn file Word gốc:

1. Mở file Word, vào File (Tệp), chọn Save As (Lưu thành).
2. Ở mục Save as type (Lưu dạng), chọn PDF (*.pdf).
3. Bấm Options (Tùy chọn).
4. Kéo xuống dưới, tick Encrypt the document with a password (Mã hóa tài liệu bằng mật khẩu), bấm OK.
5. Nhập mật khẩu hai lần để xác nhận, bấm OK.
6. Chọn nơi lưu, đặt tên và bấm Save.

Khi mở file PDF vừa xuất, trình đọc sẽ hỏi mật khẩu. Tên các tùy chọn có thể khác một chút tùy phiên bản Word. Tùy chọn này có trên Word cài trong máy (Microsoft 365, Word 2019 trở lên), một số bản rút gọn hoặc Word trên web có thể thiếu.

Cách 2: Mã hóa file PDF có sẵn bằng phần mềm PDF

Nếu bạn chỉ có file PDF, cần một phần mềm biên tập PDF có chức năng mã hóa. Một số phần mềm trả phí như Adobe Acrobat bản đầy đủ có sẵn tính năng này, còn trình đọc miễn phí thông thường thường không có. Các bước chung như sau, tên nút có thể khác theo phần mềm:

1. Mở file PDF trong phần mềm có chức năng bảo vệ.
2. Tìm mục Protect (Bảo vệ) hoặc Encrypt (Mã hóa), thường nằm trong menu Tools (Công cụ) hoặc File.
3. Chọn Encrypt with Password (Mã hóa bằng mật khẩu).
4. Tick Require a password to open the document (Yêu cầu mật khẩu để mở) và nhập mật khẩu.
5. Nếu muốn, đặt thêm mật khẩu phân quyền để hạn chế in, sao chép.
6. Lưu file. Nên lưu thành file mới để vẫn giữ bản gốc chưa khóa.

Trình duyệt Chrome và Edge dùng để xem PDF tốt nhưng không dùng để đặt mật khẩu cho file PDF. Nếu cần sửa nội dung trước khi khóa, xem cách chuyển file PDF sang Word và ngược lại.

Mật khẩu thế nào là đủ mạnh?

• Dài tối thiểu 10 đến 12 ký tự, gồm chữ hoa, chữ thường, số.
• Không dùng ngày sinh, số điện thoại, hoặc chuỗi như 123456.
• Dùng mật khẩu khác nhau cho các tài liệu quan trọng.
• Gửi mật khẩu qua kênh khác với file. Ví dụ gửi file qua email, nhắn mật khẩu qua Zalo hoặc gọi điện.

Lưu mật khẩu bằng trình quản lý mật khẩu để khỏi quên. Xem cách quản lý mật khẩu bằng trình quản lý mật khẩu và cách bảo vệ tài khoản bằng mật khẩu mạnh.

Cẩn trọng với trang web đặt mật khẩu PDF online

Nhiều trang web cho tải PDF lên để khóa miễn phí, nhưng khi làm vậy bạn đang đưa tài liệu cho bên thứ ba. Với giấy tờ cá nhân, hợp đồng, dữ liệu khách hàng, không nên dùng cách này. Dùng phần mềm cài trên máy hoặc xuất từ Word sẽ an toàn hơn vì file không rời khỏi máy tính của bạn.

Đặt mật khẩu cho cả Word, Excel và thư mục

PDF không phải loại file duy nhất cần bảo vệ. Với tài liệu Word, Excel bạn có thể xem cách đặt mật khẩu cho file Word, Excel, còn muốn khóa cả thư mục, xem cách đặt mật khẩu bảo vệ thư mục trên máy. Ký hợp đồng điện tử cũng hữu ích, xem cách ký tên vào file PDF trên máy tính.

Sao lưu và cất giữ

Sau khi đặt mật khẩu, bạn nên:

1. Mở thử bằng mật khẩu để chắc rằng khóa hoạt động.
2. Giữ bản gốc ở nơi an toàn, không để trong thư mục chia sẻ.
3. Sao lưu file lên USB hoặc ổ ngoài, xem thêm cách sao lưu dữ liệu máy tính an toàn.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu máy bạn nhiễm virus, mất file hoặc cần thiết lập bảo mật cho dữ liệu công việc, hãy mang máy tới cửa hàng để kiểm tra miễn phí qua trang sửa chữa. Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ IT để thiết lập sao lưu và phân quyền dữ liệu. Cần USB để lưu bản sao, xem USB Kingston DataTraveler Exodia.