Cách lưu file Word thành PDF giữ nguyên định dạng

Gửi file Word đi là rủi ro: máy người nhận thiếu font, lệch trang, mất căn lề. File PDF thì hiển thị y hệt trên mọi thiết bị, nên đây là cách an toàn nhất để gửi hợp đồng, CV, báo giá hay bài nộp. Bài này hướng dẫn xuất PDF đúng cách để khỏi bị vỡ định dạng.

Có ba cách làm chính: lưu trực tiếp bằng Save As, dùng Export, hoặc in ra PDF bằng máy in ảo. Cách đầu tiên thường là tốt nhất.

Cách 1: Lưu bằng Save As (nhanh nhất)

Cách này dùng được trên Word 2013 trở lên, và cả Microsoft 365.

1. Mở file Word cần chuyển, kiểm tra lại nội dung lần cuối.
2. Bấm File (Tệp) ở góc trên bên trái.
3. Chọn Save As (Lưu thành), rồi Browse (Duyệt) để chọn thư mục.
4. Ở ô Save as type (Lưu dạng), chọn PDF (*.pdf).
5. Bấm Options (Tùy chọn) nếu muốn chỉnh thêm (xem phần dưới), sau đó bấm Save (Lưu).

File PDF sẽ nằm cạnh file Word. Hãy mở thử bằng trình đọc PDF (hoặc trình duyệt) để kiểm tra trước khi gửi.

Cách 2: Dùng Export (Xuất)

1. Bấm File, chọn Export (Xuất).
2. Chọn Create PDF/XPS Document (Tạo tài liệu PDF/XPS), bấm nút cùng tên.
3. Chọn nơi lưu, bấm Publish (Xuất bản).

Kết quả giống Cách 1. Cửa sổ này có thêm lựa chọn Standard (chất lượng cao, để in) hoặc Minimum size (nhẹ hơn, để gửi mail).

Các tùy chọn giúp giữ nguyên định dạng

Trong hộp Options (Tùy chọn) khi lưu PDF, có vài mục đáng chú ý:

• Optimize for Standard: giữ ảnh sắc nét, phù hợp in ấn. Chọn Minimum size nếu cần file nhẹ để gửi qua email hoặc Zalo.
• Create bookmarks using Headings: tạo mục lục bên cạnh trong PDF từ các tiêu đề. Rất tiện cho tài liệu dài, nhưng bạn cần đã dùng kiểu Heading trong Word.
• Document properties: giữ tiêu đề, tác giả của tài liệu.
• ISO 19005-1 compliant (PDF/A): dùng khi nơi nhận yêu cầu chuẩn lưu trữ lâu dài.

Về font, Word thường nhúng font vào PDF khi xuất, nên người nhận không cần cài font. Tuy vậy, nếu tài liệu dùng font lạ, hãy xem cách cài font chữ tiếng Việt cho Word và kiểm tra lại bản PDF sau khi xuất.

Cách 3: In ra PDF bằng Microsoft Print to PDF

Dùng khi máy không có tùy chọn PDF trong Word (bản cũ, hoặc đang mở bằng phần mềm khác).

1. Bấm Ctrl + P để mở hộp thoại in.
2. Ở danh sách máy in, chọn Microsoft Print to PDF.
3. Bấm Print (In), đặt tên file và bấm Save (Lưu).

Cách này không tạo được mục lục bookmark và đôi khi tăng dung lượng, nhưng gần như máy Windows nào cũng có. Chi tiết về in ấn xem thêm trong cách in tài liệu Word, PDF từ máy tính.

Kiểm tra sau khi xuất: 5 điểm hay lệch

Trước khi gửi, mở PDF và lướt qua các điểm hay hỏng:

1. Xuống dòng, ngắt trang: tiêu đề có bị nằm lẻ cuối trang không?
2. Ảnh và bảng: có bị cắt hay tràn lề không?
3. Mục lục và số trang: số trang trong mục lục có khớp trang thực tế không? Nếu chưa, quay lại Word, bấm chuột phải mục lục và chọn Update Field (Cập nhật trường), xem thêm cách đánh số trang và tạo mục lục tự động trong Word.
4. Ký tự đặc biệt: dấu tiếng Việt, ký hiệu có hiện đúng không?
5. Dung lượng: nếu quá nặng để gửi mail, thử xuất lại với Minimum size.

Cần sửa nội dung PDF sau này? Bạn nên giữ lại file Word gốc. Trường hợp chỉ còn PDF, xem cách chuyển file PDF sang Word và ngược lại.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu Word của bạn báo lỗi khi xuất PDF, thiếu mục PDF hoặc phần mềm Office bị hỏng, bạn có thể mang máy tới cửa hàng để được kiểm tra miễn phí. Xem thêm dịch vụ sửa chữa và cài đặt hoặc gọi hotline/Zalo 0943.847.333.