Cách nhận biết hóa đơn điện tử giả gửi qua email
Email báo có hóa đơn điện tử kèm file hoặc link lạ có thể là lừa đảo. Dấu hiệu nhận biết, cách kiểm tra an toàn và việc cần làm khi lỡ mở file, bấm link.
Hóa đơn điện tử đã phổ biến, nên email giả mạo hóa đơn cũng nở rộ: tiêu đề kiểu 'Hóa đơn điện tử số 000123', 'Thông báo xuất hóa đơn', kèm file nén hoặc link tải. Mở nhầm có thể khiến máy nhiễm mã độc hoặc bạn bị lộ mật khẩu.
Bài này giúp bạn phân biệt hóa đơn thật và giả, kiểm tra an toàn trước khi mở, và biết xử lý khi lỡ tay. Phù hợp cả với người đi làm văn phòng, kế toán và chủ cửa hàng nhỏ.
Kẻ gian dùng hóa đơn giả để làm gì
Mục tiêu thường là một trong ba:
- Phát tán mã độc: file đính kèm (.zip, .rar, .exe, .html, file Office có macro) chứa phần mềm độc hại, có thể đánh cắp mật khẩu, mã hóa dữ liệu đòi tiền.
- Lấy thông tin đăng nhập: link dẫn tới trang giả giống cổng tra cứu hóa đơn, yêu cầu nhập tài khoản, mật khẩu.
- Dụ chuyển tiền: hóa đơn giả kèm số tài khoản khác thường, thúc ép thanh toán gấp, hoặc thay đổi thông tin thanh toán của nhà cung cấp quen.
Vì kế toán và người mua hàng quen nhận email như vậy mỗi ngày nên dễ mất cảnh giác.
Dấu hiệu hóa đơn điện tử giả
Ở người gửi và nội dung email
- Địa chỉ email gửi lạ, dùng tên miền miễn phí hoặc sai một vài ký tự so với tên miền công ty thật. Xem bài nhận biết email phishing qua địa chỉ người gửi.
- Bạn không mua hàng, không có giao dịch nào liên quan, nhưng email lại gọi bạn là khách hàng.
- Lời chào chung chung ('Kính gửi quý khách'), không có tên công ty hoặc mã số thuế bạn từng giao dịch.
- Giọng văn thúc ép: 'quá hạn', 'sẽ bị xử phạt', 'bấm ngay để xem'.
- Lỗi chính tả, dịch máy, định dạng lệch.
Ở file đính kèm và link
- File đính kèm có đuôi lạ: .exe, .scr, .js, .html, hoặc file nén có mật khẩu kèm hướng dẫn 'mật khẩu ghi trong email'. Hóa đơn điện tử thật thường ở dạng XML hoặc PDF.
- File Word, Excel yêu cầu bấm Enable Content (Bật nội dung) hoặc Enable Editing để xem.
- Link bị rút gọn hoặc tên miền lạ. Khi rê chuột lên link (không bấm), địa chỉ hiện ra không trùng tên đơn vị phát hành hóa đơn.
- Trang đăng nhập yêu cầu nhập mật khẩu email hoặc mã OTP chỉ để xem hóa đơn.
Cách kiểm tra an toàn trước khi mở
- Đối chiếu giao dịch. Bạn có thật sự mua hàng hoặc ký hợp đồng với đơn vị này không? Nếu không chắc, đừng mở.
- Kiểm tra người gửi. Nhìn địa chỉ email đầy đủ. So với email trong hợp đồng, báo giá hoặc website chính thức của đơn vị.
- Liên hệ lại bằng kênh chính thức. Gọi số điện thoại ghi trên hợp đồng hoặc trang chính thức, không dùng số trong email nghi ngờ.
- Tự truy cập cổng tra cứu. Nếu hóa đơn thật, hãy gõ địa chỉ trang tra cứu chính thức của nhà cung cấp hóa đơn vào trình duyệt, nhập mã tra cứu từ đơn vị bán, không bấm link trong email.
- Xem trước file. Không bấm đúp ngay. Lưu file vào thư mục riêng và dùng chức năng quét virus có sẵn của Windows (Microsoft Defender) bằng cách chuột phải vào file, chọn Scan with Microsoft Defender.
- Nghi ngờ thì hỏi. Chuyển email cho bộ phận IT hoặc người có chuyên môn nếu bạn làm cho công ty.
Nếu lỡ mở file hoặc bấm link
- Ngắt kết nối mạng (Wi-Fi, dây LAN) ngay để chặn mã độc liên lạc ra ngoài.
- Không nhập thêm thông tin nào. Nếu đã nhập mật khẩu, từ thiết bị khác đổi mật khẩu email và tài khoản liên quan ngay. Xem cách xử lý khi lỡ bấm vào đường link lừa đảo.
- Mở Windows Security (Bảo mật Windows) > Virus & threat protection (Bảo vệ khỏi virus và mối đe dọa) > Scan options (Tùy chọn quét) > chọn Full scan (Quét toàn bộ), hoặc Microsoft Defender Offline scan.
- Báo cho quản trị viên nếu đây là máy công ty.
- Nếu đã chuyển tiền, gọi tổng đài in trên thẻ hoặc trong ứng dụng ngân hàng và trình báo công an.
- Nếu dữ liệu đột nhiên bị mã hóa, hiện thông báo đòi tiền: tắt máy, không trả tiền và mang máy tới kỹ thuật viên.
Cách giảm rủi ro cho cửa hàng và doanh nghiệp nhỏ
- Thống nhất địa chỉ email nhận hóa đơn chính thức và chỉ mở hóa đơn từ đó.
- Khi nhà cung cấp báo đổi số tài khoản, luôn gọi xác nhận bằng số điện thoại đã lưu từ trước.
- Bật xác thực hai lớp cho email. Xem cách bật xác thực hai yếu tố cho tài khoản.
- Báo cáo thư rác giúp lọc tốt hơn: cách báo cáo thư rác và thư lừa đảo.
- Huấn luyện nhân viên nhận biết lừa đảo qua email, hoặc nhờ đơn vị IT hỗ trợ tại dịch vụ IT doanh nghiệp.
Cần hỗ trợ thêm?
Nếu máy tính của bạn nghi nhiễm mã độc sau khi mở email lạ, hãy mang tới cửa hàng để kiểm tra miễn phí và báo giá trước khi xử lý, xem thêm sửa chữa. Doanh nghiệp cần rà soát an toàn email có thể gọi hotline 0943.847.333.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao biết hóa đơn điện tử gửi qua email là thật hay giả?
Đối chiếu bạn có giao dịch thật không, kiểm tra địa chỉ email người gửi, rồi liên hệ đơn vị bán bằng số điện thoại chính thức. Đừng bấm link hoặc mở file khi chưa chắc.
File đính kèm hóa đơn có đuôi gì là đáng ngờ?
Các đuôi như .exe, .scr, .js, .html hoặc file nén có mật khẩu kèm hướng dẫn trong email rất đáng ngờ. Hóa đơn điện tử thường là XML hoặc PDF.
Lỡ mở file hóa đơn lạ thì làm gì?
Ngắt mạng ngay, quét virus toàn bộ bằng Bảo mật Windows, đổi mật khẩu từ thiết bị khác và báo bộ phận IT nếu là máy công ty.
Có nên bấm link tra cứu hóa đơn trong email không?
Không nên. Hãy tự gõ địa chỉ trang tra cứu chính thức của nhà cung cấp và nhập mã tra cứu từ đơn vị bán.
