Cách sao chép định dạng bằng Format Painter trong Word, Excel

Format Painter (tiếng Việt thường gọi là Cọ định dạng) giúp bạn lấy nguyên định dạng của một đoạn chữ hay một ô tính rồi "quét" sang chỗ khác chỉ bằng vài cú nhấp. Bạn không cần chỉnh lại từng thứ như cỡ chữ, màu chữ, in đậm, viền ô hay màu nền.

Bài này hướng dẫn cách dùng trong cả Word và Excel, cách áp định dạng cho nhiều vùng liên tiếp và các lỗi hay gặp.

Format Painter nằm ở đâu?

Trên cả Word và Excel, nút này nằm ở thẻ Home (Trang chủ), trong nhóm Clipboard (Bảng tạm), ngay cạnh nút Paste (Dán). Biểu tượng là chiếc cọ quét sơn màu vàng.

Định dạng được sao chép gồm: phông chữ, cỡ chữ, màu chữ, in đậm, in nghiêng, gạch chân, căn lề, khoảng cách dòng (trong Word), viền và màu nền ô (trong Excel).

Cách dùng trong Word

1. Bấm chuột vào đoạn chữ đã có định dạng bạn thích (hoặc bôi đen đoạn đó).
2. Vào thẻ Home (Trang chủ), bấm nút Format Painter (Cọ định dạng). Con trỏ chuột đổi thành hình chiếc cọ.
3. Bôi đen đoạn chữ muốn áp định dạng. Thả chuột ra là xong.

Nếu bạn chỉ bấm vào một vị trí trong đoạn rồi dùng cọ, Word thường sao chép cả định dạng đoạn văn (căn lề, giãn dòng). Muốn chỉ lấy định dạng chữ, hãy bôi đen một vài chữ thay vì chỉ đặt con trỏ.

Phím tắt trong Word

• Ctrl + Shift + C: sao chép định dạng.
• Ctrl + Shift + V: dán định dạng lên vùng đang chọn.

Bộ phím này hữu ích khi bạn không muốn rời tay khỏi bàn phím. Xem thêm các tổ hợp phím khác ở bài các phím tắt Word giúp soạn văn bản nhanh hơn.

Cách dùng trong Excel

1. Bấm vào ô có định dạng mẫu (ví dụ ô tiêu đề đã tô màu và in đậm).
2. Vào thẻ Home, bấm Format Painter. Quanh ô mẫu xuất hiện viền nét đứt chạy.
3. Bấm vào ô đích, hoặc kéo chuột qua cả vùng muốn áp định dạng.

Excel chỉ sao chép định dạng, không sao chép nội dung hay công thức trong ô. Vì vậy bạn có thể yên tâm quét lên vùng đã có dữ liệu.

Mẹo: bấm đúp để áp định dạng nhiều lần

Nếu bạn cần quét định dạng cho nhiều chỗ rời rạc, đừng bấm nút một lần rồi lặp lại từ đầu. Hãy làm thế này:

1. Chọn vùng có định dạng mẫu.
2. Bấm đúp (double-click) vào nút Format Painter.
3. Lần lượt quét lên từng vùng cần áp định dạng. Cọ vẫn còn tác dụng sau mỗi lần quét.
4. Khi xong, bấm lại nút Format Painter hoặc nhấn phím Esc để tắt.

Mẹo này rất tiện khi bạn chỉnh một bảng báo giá, trong đó các dòng tiêu đề nằm cách quãng.

Khi nào nên dùng Styles thay vì Format Painter?

Format Painter phù hợp cho chỉnh sửa nhanh, vài chỗ. Nhưng với tài liệu dài như báo cáo hay văn bản hành chính, bạn nên dùng Styles (Kiểu) trong Word: chỉ cần đổi một kiểu là toàn bộ các tiêu đề cùng loại tự cập nhật. Bài cách định dạng văn bản hành chính trong Word có hướng dẫn thiết lập chuẩn.

Còn với Excel, nếu bạn muốn ô tự đổi màu theo điều kiện (quá hạn, dưới định mức), hãy xem cách định dạng có điều kiện trong Excel thay vì tô tay.

Một số lỗi thường gặp

• Nút Format Painter bị mờ: bạn chưa chọn gì. Hãy bấm vào ô hoặc đoạn chữ mẫu trước.
• Định dạng áp vào không giống mẫu: nguồn có thể đang dùng Styles hoặc định dạng có điều kiện. Thử áp lại hoặc dùng Paste Special.
• Cọ dính mãi, bấm đâu cũng áp định dạng: nhấn Esc để thoát chế độ cọ.
• Word bị nhảy khoảng cách dòng: do đã sao chép luôn định dạng đoạn. Hãy bôi đen chữ thay vì chỉ đặt con trỏ.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu file Word hay Excel của bạn bị lỗi định dạng, vỡ bảng hoặc không mở được, bạn có thể mang máy tới cửa hàng để được kiểm tra miễn phí. Các dịch vụ cài đặt và xử lý phần mềm văn phòng có tại trang sửa chữa, hoặc bạn gọi hotline 0943.847.333 để được hướng dẫn nhanh.