Cách so sánh hai văn bản Word để tìm điểm khác nhau

Nhận lại hợp đồng sau khi đối tác "chỉ sửa vài chỗ", hay có hai phiên bản báo cáo mà không biết bản nào mới? Đọc mắt thường dễ bỏ sót. Word có sẵn tính năng Compare (So sánh) tự động đánh dấu mọi chỗ thêm, xóa và sửa giữa hai file.

Bài này chỉ cách dùng Compare, đọc kết quả và vài lưu ý để không so sánh nhầm.

Khi nào nên dùng Compare?

Compare hữu ích khi bạn có hai file Word là hai phiên bản của cùng một văn bản.

• So bản hợp đồng đã gửi với bản nhận lại.
• Kiểm tra bản biên tập của đồng nghiệp khi họ quên bật Track Changes.
• Đối chiếu các phiên bản của quy chế, báo giá, báo cáo.
• Tìm nhanh người nào đã sửa gì trước khi ký.

Compare so sánh hai file dù không bật Track Changes, nên rất thuận tiện khi chỉ có hai file hoàn thiện.

Hướng dẫn so sánh hai file Word

Cách này làm trên Word cài trên máy (Word 2016 trở lên, Microsoft 365). Tên nút có thể khác chút tùy phiên bản.

1. Mở Word (không cần mở sẵn hai file).
2. Vào thẻ Review (Xem lại) trên thanh công cụ.
3. Bấm Compare (So sánh) ở nhóm Compare, chọn Compare... (So sánh hai phiên bản).
4. Ở khung Original document (Tài liệu gốc), bấm biểu tượng thư mục và chọn file bản cũ.
5. Ở khung Revised document (Tài liệu đã sửa), chọn file bản mới.
6. Bấm OK.

Word sẽ tạo một tài liệu so sánh mới, hiển thị các thay đổi. Hai file gốc không bị thay đổi.

Tùy chọn khi so sánh

Bấm nút More >> trong hộp thoại Compare để xem thêm các tùy chọn:

• Comparison settings (Thiết lập so sánh): chọn so sánh cả định dạng, bảng, chú thích, hoặc bỏ qua những thứ không cần.
• Show changes at (Hiển thị thay đổi ở mức): Character level (Mức ký tự) thấy từng chữ, Word level (Mức từ) gọn hơn và dễ đọc.
• Show changes in (Hiển thị thay đổi trong): New document (Tài liệu mới) là mặc định và an toàn nhất.

Nếu hai văn bản chỉ khác nội dung, bỏ tick so sánh định dạng để kết quả gọn, không bị nhiễu bởi khác font hay căn lề.

Cách đọc kết quả so sánh

Màn hình kết quả thường chia nhiều khung.

• Revisions (Các thay đổi): khung bên trái liệt kê danh sách thay đổi (thêm, xóa, sửa) và tên người sửa.
• Tài liệu hợp nhất: khung giữa là văn bản với các thay đổi được tô màu: chữ gạch ngang là bị xóa, chữ gạch chân là mới thêm.
• Hai tài liệu gốc: khung bên phải hiển thị bản gốc và bản sửa, để bạn đối chiếu.

Bạn có thể bấm vào một thay đổi trong danh sách để nhảy thẳng tới vị trí đó. Muốn chỉ xem hoặc ẩn các nguồn, vào Compare > Show Source Documents (Hiển thị tài liệu nguồn) và chọn chế độ phù hợp.

Chấp nhận hoặc từ chối thay đổi

Nếu bạn muốn tạo bản cuối từ kết quả so sánh:

1. Đặt con trỏ vào thay đổi cần xử lý.
2. Vào Review > Accept (Chấp nhận) hoặc Reject (Từ chối).
3. Lặp lại, hoặc dùng mũi tên mở rộng để chấp nhận tất cả.
4. Lưu kết quả bằng tên mới để giữ nguyên hai bản gốc.

Với tài liệu pháp lý quan trọng, vẫn cần người đọc kỹ từng điều khoản. Công cụ chỉ cho bạn biết chỗ nào khác, không đánh giá chỗ đó đúng hay sai.

Nếu một file là PDF hoặc không so sánh được

• File PDF: chuyển sang Word trước rồi mới so sánh, xem cách chuyển file PDF sang Word và ngược lại. Kết quả chuyển đổi có thể lệch định dạng nên hãy kiểm tra kỹ.
• File bị khóa chỉnh sửa: xem file Word mở ở chế độ chỉ đọc, không sửa được.
• File bị lỗi không mở được: xem file Word, Excel bị lỗi không mở được: cách khôi phục.
• Word dùng trên trình duyệt (Word online): tính năng Compare đầy đủ thường chỉ có trên Word cài trên máy. Nếu không thấy nút, hãy mở file bằng ứng dụng Word trên máy.
• Chỉ Office miễn phí: xem cách dùng Office miễn phí hợp pháp.

Mẹo làm việc nhóm để khỏi phải so sánh

Nếu nhiều người cùng sửa một văn bản, hãy bật Track Changes (Theo dõi thay đổi) ở thẻ Review ngay từ đầu. Mọi chỉnh sửa sẽ hiện với tên người sửa. Khi cần bản sạch, dùng Accept All. Cách này giúp bạn khỏi phải so sánh hai file sau đó.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu Word trên máy bạn thiếu tính năng Compare, báo lỗi hoặc cần cài lại Office, bạn có thể mang máy tới cửa hàng để được kiểm tra miễn phí. Xem thêm dịch vụ sửa chữa và cài đặt hoặc gọi hotline/Zalo 0943.847.333.