Cách tách họ và tên thành hai cột trong Excel

Danh sách khách hàng, học sinh hay nhân viên thường nằm trong một cột "Họ và tên". Muốn sắp xếp theo tên, in nhãn hoặc nhập vào phần mềm khác, bạn cần tách thành hai cột. Với tên người Việt (họ ở đầu, tên ở cuối) có thể làm nhanh bằng ba cách: Flash Fill, Text to Columns hoặc công thức.

Bài này dùng ví dụ: cột A chứa "Nguyễn Văn An", ta muốn cột B là Họ và tên đệm ("Nguyễn Văn") và cột C là Tên ("An").

Cách 1: dùng Flash Fill (nhanh nhất, nên thử đầu tiên)

Flash Fill nhận ra mẫu bạn gõ rồi tự điền phần còn lại. Có trong Excel 2013 trở lên.

1. Giả sử họ tên bắt đầu từ ô A2. Ở ô C2 gõ tay tên của người đầu tiên, ví dụ An.
2. Sang ô C3, gõ tên của người thứ hai.
3. Bấm Ctrl + E, hoặc vào Data (Dữ liệu), chọn Flash Fill (Điền nhanh).
4. Excel điền các dòng còn lại theo mẫu.
5. Làm tương tự ở cột B cho phần họ và tên đệm.

Flash Fill cho kết quả cố định (không tự cập nhật khi dữ liệu gốc đổi). Hãy kiểm tra lại các dòng đặc biệt như tên chỉ có hai chữ hoặc có dấu cách thừa.

Cách 2: dùng Text to Columns

Cách này tách mỗi chữ thành một cột riêng, phù hợp khi họ tên có số chữ đều nhau.

1. Chọn cột chứa họ tên (cột A).
2. Vào thẻ Data, chọn Text to Columns (Văn bản thành cột).
3. Chọn Delimited (Phân cách), bấm Next.
4. Tick Space (Dấu cách), bấm Next.
5. Chọn ô đích (ví dụ B2) để không ghi đè dữ liệu gốc, rồi bấm Finish.

Kết quả là mỗi từ nằm một cột. Với tên người Việt có 2, 3 hoặc 4 chữ, bạn sẽ có số cột lệch nhau, nên dùng cách này chỉ khi cần lấy chữ cuối hoặc đã chuẩn hóa dữ liệu. Muốn gộp lại phần họ đệm, dùng hàm nối chuỗi.

Cách 3: dùng công thức (tự cập nhật theo dữ liệu gốc)

Công thức phù hợp khi bạn cần kết quả tự động đổi theo dữ liệu. Các công thức dưới đây dùng dấu phẩy `,` làm dấu ngăn cách. Nếu máy bạn dùng dấu chấm phẩy, đổi mỗi dấu phẩy thành `;`.

Lấy phần Tên (chữ cuối cùng)

Ở ô C2, gõ:

```

=TRIM(RIGHT(SUBSTITUTE(A2," ",REPT(" ",100)),100))

```

Công thức thay mỗi dấu cách bằng 100 dấu cách, lấy 100 ký tự bên phải rồi cắt khoảng trắng, nên luôn ra chữ cuối cùng. Hoạt động trên mọi phiên bản Excel.

Lấy phần Họ và tên đệm

Ở ô B2, gõ:

```

=TRIM(LEFT(A2,LEN(TRIM(A2))-LEN(C2)))

```

Công thức lấy toàn bộ chuỗi trừ phần tên ở cột C. Sau đó kéo ô fill xuống các dòng còn lại bằng cách nhấp đúp vào góc dưới bên phải ô.

Công thức ngắn gọn trong Excel 365 và Excel 2021

Nếu bạn dùng Excel 365 hoặc 2021 thì có hàm TEXTBEFORE và TEXTAFTER:

```

Tên: =TEXTAFTER(TRIM(A2)," ",-1)

Họ đệm: =TEXTBEFORE(TRIM(A2)," ",-1)

```

Số -1 nghĩa là tính dấu cách từ cuối chuỗi. Hai hàm này không có trong Excel 2019 trở về trước.

Xử lý các tình huống hay gặp

• Dấu cách thừa: dữ liệu nhập tay thường dư dấu cách đầu, cuối hoặc kép. Hàm TRIM ở trên đã xử lý. Hoặc dùng Find & Replace thay hai dấu cách bằng một dấu.
• Tên chỉ có một chữ: công thức vẫn trả về chữ đó ở cột Tên, còn cột Họ đệm để trống.
• Muốn sắp xếp theo tên: tách cột Tên ra rồi dùng Sort (Sắp xếp), xem bài lọc và sắp xếp dữ liệu trong Excel. Với tên Việt, sắp xếp theo Tên rồi tới Họ đệm là cách quen thuộc.
• Chuyển công thức thành giá trị: chọn cột kết quả, bấm Ctrl + C, rồi Paste Special, chọn Values để xóa phụ thuộc vào cột gốc.
• Ghép lại: dùng `=B2&" "&C2` hoặc hàm TEXTJOIN để nối họ và tên.

Kiểm tra trùng lặp sau khi tách

Sau khi có cột Tên riêng, bạn có thể gặp nhiều dòng trùng. Xem bài xóa dữ liệu trùng lặp trong Excel. Để làm quen thêm các hàm hay dùng, xem các hàm Excel cơ bản dân văn phòng cần biết.

Nếu bạn xử lý danh sách lớn hằng ngày, một máy văn phòng ổn định như PC Văn phòng CT Office i5 sẽ giúp Excel mở file nặng mượt hơn.

Cần hỗ trợ thêm?

Bạn có file Excel quản lý khách hàng, kho hay công nợ cần làm gọn hoặc muốn có phần mềm riêng? Tham khảo phần mềm theo yêu cầu và phần mềm bán hàng Quầy Việt PRO của Cường Tech, hoặc gọi 0943.847.333.