Cách tạo biểu đồ trong Excel từ dữ liệu có sẵn, dễ hiểu cho người mới

Biểu đồ giúp bảng số liệu khô khan trở nên dễ nhìn, dễ so sánh, thích hợp cho báo cáo doanh thu, thống kê điểm, theo dõi chi tiêu. Excel cho phép tạo biểu đồ chỉ trong vài cú bấm, nhưng để biểu đồ đẹp và đúng ý bạn cần biết chọn dữ liệu và loại biểu đồ phù hợp. Bài này hướng dẫn từng bước, dùng được cho Excel 2016 trở lên và Microsoft 365.

Nếu bạn dùng Excel nhiều cho công việc kế toán, hãy xem thêm Cấu hình PC kế toán chạy MISA, Excel nặng mượt.

Chuẩn bị dữ liệu trước khi vẽ

Biểu đồ đúng hay sai phần lớn phụ thuộc vào bảng dữ liệu. Hãy kiểm tra:

• Dòng đầu tiên là tiêu đề cột (ví dụ Tháng, Doanh thu).
• Không có dòng hoặc cột trống xen giữa dữ liệu.
• Số liệu là kiểu số, không phải chữ. Nếu số bị canh trái hoặc có dấu cảnh báo xanh ở góc ô, có thể nó đang là dạng chữ.
• Mỗi cột chỉ chứa một loại thông tin.

Ví dụ bảng đơn giản: cột A là các tháng (Tháng 1 đến Tháng 6), cột B là doanh thu từng tháng.

Cách tạo biểu đồ cơ bản

1. Dùng chuột bôi đen vùng dữ liệu, bao gồm cả dòng tiêu đề. Với ví dụ trên là vùng từ A1 đến B7.
2. Chọn thẻ Insert (Chèn) trên thanh công cụ.
3. Trong nhóm Charts (Biểu đồ), bấm Recommended Charts (Biểu đồ đề xuất) để Excel gợi ý, hoặc chọn trực tiếp một loại như Column (Cột), Line (Đường), Pie (Tròn).
4. Rê chuột qua các mẫu để xem trước, rồi bấm chọn mẫu phù hợp.
5. Biểu đồ xuất hiện ngay trong trang tính. Kéo thả để di chuyển, kéo góc để đổi kích thước.

Chọn loại biểu đồ nào cho hợp

Chọn sai loại biểu đồ khiến người xem hiểu nhầm. Gợi ý nhanh:

• Biểu đồ cột (Column/Bar): so sánh giá trị giữa các nhóm, ví dụ doanh thu từng cửa hàng.
• Biểu đồ đường (Line): xem xu hướng thay đổi theo thời gian, ví dụ doanh thu theo tháng.
• Biểu đồ tròn (Pie): thể hiện tỷ lệ phần trăm của một tổng, chỉ nên dùng khi có ít phần (khoảng 5 phần trở xuống) và cộng lại thành 100%.
• Biểu đồ kết hợp (Combo): gộp cột và đường, ví dụ cột là doanh thu, đường là tỷ lệ tăng trưởng.
• Biểu đồ phân tán (Scatter): xem mối liên hệ giữa hai đại lượng.

Không nên dùng biểu đồ tròn cho dữ liệu theo thời gian, vì khó nhìn ra xu hướng.

Tinh chỉnh biểu đồ cho dễ đọc

Bấm vào biểu đồ để hiện hai thẻ Chart Design (Thiết kế biểu đồ) và Format (Định dạng). Cạnh góc phải biểu đồ cũng có ba nút nhanh.

Thêm tiêu đề và nhãn

1. Bấm dấu cộng Chart Elements (Thành phần biểu đồ) ở góc phải biểu đồ.
2. Tích Chart Title (Tiêu đề biểu đồ) rồi nhấp vào chữ để sửa, ví dụ “Doanh thu 6 tháng đầu năm”.
3. Tích Axis Titles (Tiêu đề trục) để ghi rõ đơn vị, ví dụ “Triệu đồng”.
4. Tích Data Labels (Nhãn dữ liệu) để hiện số ngay trên cột hoặc điểm.
5. Tích hoặc bỏ Legend (Chú giải) tùy bạn có nhiều dãy dữ liệu hay không.

Đổi kiểu và màu sắc

• Bấm biểu tượng cây cọ Chart Styles (Kiểu biểu đồ) để chọn nhanh bố cục hoặc bảng màu.
• Muốn đổi loại biểu đồ: bấm chuột phải vào biểu đồ, chọn Change Chart Type (Đổi loại biểu đồ).
• Muốn đổi màu một cột: bấm chọn cột đó, vào Format > Shape Fill (Tô màu).

Đảo hàng và cột

Nếu Excel vẽ ngược ý bạn, chọn biểu đồ, vào Chart Design rồi bấm Switch Row/Column (Chuyển hàng/cột).

Cập nhật khi dữ liệu thay đổi

Biểu đồ liên kết trực tiếp với bảng dữ liệu, bạn sửa số trong bảng thì biểu đồ tự đổi. Nếu thêm dòng mới ngoài vùng ban đầu, hãy:

1. Bấm vào biểu đồ.
2. Vùng dữ liệu được viền màu, kéo góc viền để mở rộng.

Cách gọn hơn là biến dữ liệu thành Table (Bảng) bằng Ctrl + T trước khi vẽ, bảng tự mở rộng khi bạn thêm dòng.

Đưa biểu đồ sang Word hoặc PowerPoint

1. Bấm vào biểu đồ, nhấn Ctrl + C.
2. Mở Word hoặc PowerPoint, đặt con trỏ vào vị trí mong muốn rồi nhấn Ctrl + V.
3. Bấm vào biểu tượng Paste Options hiện ra để chọn giữ liên kết với Excel hay dán thành hình ảnh.

Bạn có thể xem cách trình bày bảng trong Word ở bài Cách tạo bảng trong Word đơn giản. Nếu file chứa dữ liệu nhạy cảm, đọc Cách đặt mật khẩu cho file Word, Excel.

Lỗi thường gặp khi tạo biểu đồ

• Biểu đồ trống hoặc sai số: kiểm tra số liệu có là dạng chữ hay không.
• Trục thời gian bị lộn xộn: đảm bảo cột tháng, ngày ở định dạng đúng.
• Cột quá nhỏ vì có một số rất lớn: cân nhắc dùng thang logarit hoặc tách biểu đồ.
• Biểu đồ tròn nhiều lát quá: gộp các phần nhỏ thành “Khác”.
• Chữ tiếng Việt bị lỗi font: chọn font hỗ trợ tiếng Việt như Arial, Times New Roman, Calibri.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu máy chạy Excel chậm với file lớn, hoặc bạn cần phần mềm quản lý báo cáo bán hàng thay cho bảng tính thủ công, hãy xem tặng phần mềm bán hàng hoặc phần mềm theo yêu cầu của cửa hàng. Cần hỗ trợ trực tiếp, gọi 0943.847.333.