Cách tạo dòng dấu chấm để điền thông tin trong Word

Khi làm đơn xin việc, giấy mời hay biểu mẫu, bạn thường cần dòng "Họ và tên: ..........................." để người khác điền tay. Gõ từng dấu chấm vừa mất công vừa bị lệch. Cách chuẩn là dùng Tab Leader: bạn chỉ bấm phím Tab một lần là dòng chấm tự kéo dài đến đúng vị trí.

Bài này hướng dẫn từng bước trên Word (bản Microsoft 365 và Word 2019, 2021), kèm vài cách thay thế và mẹo căn đều nhiều dòng.

Dùng Tab Leader để tạo dòng chấm tự động

Tab Leader là "đường dẫn" lấp đầy khoảng trống giữa vị trí con trỏ và điểm dừng tab. Bạn chọn kiểu dấu chấm, Word lo phần còn lại.

1. Đặt con trỏ chuột ở dòng cần tạo, ví dụ gõ sẵn chữ Họ và tên:.
2. Vào thẻ Home (Trang chủ), bấm mũi tên nhỏ ở góc nhóm Paragraph (Đoạn văn) để mở hộp thoại.
3. Ở cuối hộp thoại, bấm nút Tabs... (Điểm dừng tab).
4. Ở ô Tab stop position (Vị trí điểm dừng), nhập vị trí, ví dụ 16 cm (gần mép phải trang A4 với lề thông thường).
5. Ở mục Alignment (Căn lề), chọn Right (Phải).
6. Ở mục Leader (Ký tự dẫn), chọn dòng 2 ....... (dấu chấm).
7. Bấm Set (Đặt), rồi OK.
8. Quay lại văn bản, đặt con trỏ sau chữ Họ và tên: và bấm phím Tab.

Dòng chấm sẽ chạy từ chữ tới vị trí 16 cm. Đơn vị cm hay inch phụ thuộc cài đặt máy, bạn nhập số kèm đơn vị cho chắc.

Tạo nhiều dòng chấm giống nhau cho cả biểu mẫu

Cài tab một lần là áp dụng cho đoạn đang chọn. Để dùng cho nhiều dòng:

1. Quét chọn tất cả các dòng cần có chấm.
2. Mở lại hộp thoại Paragraph, bấm Tabs... và đặt tab như trên.
3. Từng dòng gõ nội dung rồi bấm Tab.

Cách nhanh hơn: gõ xong một dòng hoàn chỉnh (có tab), bấm Enter để xuống dòng; đoạn mới sẽ giữ nguyên điểm dừng tab và leader. Bạn chỉ cần gõ nhãn và bấm Tab.

Hai trường trên cùng một dòng

Với dòng kiểu "Ngày sinh: ........ Nơi sinh: ........", bạn cần hai điểm dừng tab:

1. Mở Tabs... và đặt điểm đầu, ví dụ 7 cm, Leader chấm, bấm Set.
2. Đặt điểm thứ hai, ví dụ 16 cm, Leader chấm, bấm Set.
3. Gõ "Ngày sinh:", bấm Tab, gõ "Nơi sinh:", bấm Tab lần nữa.

Nếu chữ "Nơi sinh" không nằm đúng chỗ, bạn chỉnh lại vị trí điểm dừng đầu tiên cho vừa độ dài nhãn.

Các cách khác khi không dùng Tab Leader

• Gõ chấm thủ công: gõ một chuỗi dấu . rồi sao chép. Nhanh với dòng ngắn nhưng dễ lệch khi đổi cỡ chữ.
• Dùng bảng không viền: chèn bảng, bỏ viền, điền nhãn ở cột trái và dùng Bottom Border (Viền dưới) dạng chấm ở cột phải. Cách này hợp biểu mẫu nhiều ô; xem bài tạo bảng trong Word.
• Gạch dưới: muốn dòng liền thay vì chấm, ở mục Leader chọn dòng 4 (gạch dưới) hoặc gõ Shift + dấu gạch ngang.

Với văn bản hành chính có nhiều dòng "Kính gửi: ....", bạn nên kết hợp với cách trình bày chuẩn trong bài định dạng văn bản hành chính trong Word.

Lỗi thường gặp và cách sửa

Bấm Tab nhưng không có dấu chấm

Thường là điểm dừng tab chưa được áp dụng đúng đoạn. Hãy chọn lại đoạn văn rồi mở Tabs... kiểm tra vị trí và ô Leader.

Dòng chấm xuống dòng mới

Do vị trí tab vượt quá vùng chữ hoặc nhãn quá dài. Giảm vị trí tab, hoặc thu nhỏ nhãn.

Dòng chấm bị đẩy lệch khi in

Kiểm tra lề trang ở thẻ Layout (Bố cục) rồi Margins (Lề). Khi đổi lề, bạn cần đặt lại vị trí tab.

Muốn xóa dòng chấm

Mở Tabs..., chọn vị trí tab trong danh sách rồi bấm Clear (Xóa). Hoặc bấm Clear All để bỏ hết.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu bạn thường xuyên làm biểu mẫu, đơn từ cho cửa hàng hoặc văn phòng, có thể xem thêm phần mềm và dịch vụ tại trang phần mềm theo yêu cầu. Máy in bị lệch hoặc Word lỗi định dạng thì mang tới cửa hàng, kiểm tra miễn phí qua trang sửa chữa.