Cách tạo file PDF từ ảnh chụp, ảnh scan trên máy tính

Bạn chụp hóa đơn, hợp đồng, bài tập bằng điện thoại và cần gửi đi dưới dạng một file PDF duy nhất cho gọn? Windows 11 làm được việc này ngay trên máy tính, không cần cài phần mềm, chỉ mất vài phút kể cả khi có hàng chục tấm ảnh.

Bài này hướng dẫn cách gộp ảnh thành PDF bằng tính năng in có sẵn, bằng Word khi cần sắp xếp phức tạp hơn, cùng mẹo để file không quá nặng và chữ vẫn đọc được.

Chuẩn bị ảnh trước khi gộp

PDF đẹp hay xấu phần lớn do ảnh gốc. Trước khi gộp, hãy dành một phút kiểm tra mấy điểm dưới đây, sẽ đỡ phải làm lại.

• Chụp thẳng góc, đủ sáng, tránh bóng tay hoặc bóng điện thoại đổ lên giấy.
• Đặt giấy trên nền tối, phẳng để dễ cắt viền sau này.
• Mỗi trang giấy một ảnh và chụp theo đúng thứ tự trang.
• Chép ảnh vào cùng một thư mục trên máy tính; nếu chưa biết cách, xem cách chép ảnh, video từ điện thoại sang máy tính.

Nếu ảnh bị nghiêng hoặc thừa viền, mở bằng ứng dụng Photos (Ảnh) rồi cắt xoay trước, thao tác này có ở bài cắt, xoay và chỉnh ảnh bằng ứng dụng Photos.

Cách 1: Gộp ảnh thành PDF bằng tính năng in có sẵn

Đây là cách nhanh nhất vì Windows có sẵn máy in ảo Microsoft Print to PDF.

1. Mở thư mục chứa ảnh trong File Explorer (Trình quản lý tệp).
2. Nhấn giữ Ctrl và bấm chọn từng ảnh theo đúng thứ tự cần gộp, hoặc bấm Ctrl + A để chọn tất cả.
3. Bấm chuột phải vào ảnh được chọn, chọn Print (In). Trên Windows 11 có thể phải bấm Show more options (Hiện thêm tùy chọn) trước.
4. Ở hộp thoại Print Pictures, mục Printer (Máy in) chọn Microsoft Print to PDF.
5. Chọn khổ Paper size (Khổ giấy) là A4, mục Quality (Chất lượng) chọn cao nhất nếu cần rõ nét.
6. Chọn bố cục phía bên phải, ví dụ Full page photo (Ảnh toàn trang) để mỗi ảnh một trang.
7. Bấm Print (In), đặt tên file và chọn nơi lưu rồi bấm Save (Lưu).

Xong, bạn có file PDF nhiều trang theo đúng thứ tự đã chọn. Thứ tự là thứ tự ảnh hiển thị trong thư mục khi in, vì vậy nếu sai trang hãy đổi tên ảnh rồi làm lại.

Cách 2: Dùng Word để sắp xếp từng trang

Khi cần chèn thêm tiêu đề, đánh số trang hoặc xoay một số ảnh riêng lẻ, Word linh hoạt hơn.

1. Mở Word, tạo tài liệu trống.
2. Vào thẻ Insert (Chèn) > Pictures (Hình ảnh) > This Device (Thiết bị này) và chọn các ảnh.
3. Kéo góc ảnh để vừa trang; có thể vào Layout (Bố cục) để đặt lề hẹp lại cho ảnh to hơn.
4. Nhấn Ctrl + Enter để ngắt trang giữa các ảnh, mỗi ảnh nằm trên một trang.
5. Vào File (Tệp) > Save As (Lưu thành) > chọn kiểu PDF (*.pdf) rồi bấm Save.

Cách này tốn thêm thao tác nhưng được cái kiểm soát được từng trang. Nếu cần làm ngược lại, đổi PDF sang Word, hãy xem cách chuyển file PDF sang Word và ngược lại.

Giảm dung lượng file PDF

Ảnh chụp bằng điện thoại thường nặng vài MB mỗi tấm, gộp lại dễ thành file hàng chục MB, không gửi được qua email hoặc Zalo. Có ba hướng xử lý:

• Giảm kích thước ảnh trước khi gộp, xem cách giảm dung lượng ảnh để gửi email, Zalo.
• Khi in bằng cách 1, chọn chất lượng thấp hơn một mức nếu chữ vẫn đọc rõ.
• Với tài liệu giấy chủ yếu là chữ, dùng chế độ scan trắng đen hoặc thang xám của máy scan thay vì chụp màu.

Ảnh scan từ máy in đa năng

Nếu bạn scan bằng máy in đa năng, nhiều phần mềm của máy cho chọn luôn định dạng PDF và gộp nhiều trang vào một file. Cách làm này cho chữ sắc nét hơn chụp điện thoại. Bạn có thể xem thêm cách scan tài liệu bằng điện thoại và máy in để chọn cách phù hợp.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu bạn cần scan nhiều tài liệu thường xuyên, một chiếc máy in đa năng sẽ tiện hơn chụp bằng điện thoại. Cửa hàng có tư vấn miễn phí các dòng máy in phù hợp văn phòng và gia đình; bạn có thể ghé 476 Đường CMT8, Thái Nguyên hoặc gọi 0943.847.333.