Cách scan tài liệu bằng điện thoại và máy in

Cần gửi hợp đồng, giấy tờ hay bài tập dưới dạng PDF mà không có máy scan chuyên dụng? Chiếc điện thoại trong túi bạn đã làm được việc đó khá tốt, còn nếu có máy in đa năng thì chất lượng còn ổn định hơn.

Bài này hướng dẫn hai cách: scan bằng điện thoại (iPhone và Android) và scan bằng máy in đa năng nối với máy tính, cùng các mẹo để bản scan rõ nét, dễ đọc.

Chọn cách nào cho phù hợp?

• Scan bằng điện thoại: nhanh, mọi lúc mọi nơi, phù hợp giấy tờ ít trang, hóa đơn, ghi chú.
• Scan bằng máy in đa năng: chất lượng đều, scan được nhiều trang, phù hợp văn bản dày, hồ sơ, tài liệu cần giữ chuẩn.

Nếu chưa có máy in, hãy đọc bài cách chọn máy in cho gia đình và văn phòng để biết nên chọn dòng nào.

Scan bằng điện thoại iPhone

iPhone có sẵn công cụ quét trong ứng dụng Ghi chú (Notes) hoặc Tệp (Files):

1. Mở ứng dụng Ghi chú và tạo một ghi chú mới.
2. Bấm biểu tượng máy ảnh rồi chọn Quét tài liệu (Scan Documents).
3. Đặt tài liệu trên mặt phẳng, hướng camera vào. Khung vàng sẽ tự nhận viền giấy và chụp.
4. Nếu cần chụp nhiều trang, tiếp tục chụp các trang kế tiếp.
5. Bấm Lưu (Save) khi xong. Tài liệu nằm trong ghi chú dưới dạng PDF nhiều trang.
6. Bấm vào tài liệu, chọn biểu tượng chia sẻ để gửi qua Zalo, email hoặc lưu vào ứng dụng Tệp.

Scan bằng điện thoại Android

Phần lớn điện thoại Android dùng được Google Drive:

1. Mở ứng dụng Google Drive và bấm nút + (Mới).
2. Chọn Quét (Scan). Nếu được hỏi, cho phép ứng dụng dùng máy ảnh.
3. Hướng camera vào tài liệu và bấm nút chụp.
4. Kéo các góc để cắt đúng viền giấy, bấm dấu tích.
5. Bấm Thêm trang (+) nếu còn trang khác, rồi chọn Lưu (Save).
6. Đặt tên file và chọn nơi lưu. File xuất ra là PDF.

Nhiều dòng máy có sẵn công cụ quét trong ứng dụng máy ảnh hoặc ứng dụng thư viện, bạn cũng có thể dùng chúng nếu thấy tiện hơn.

Mẹo để bản scan bằng điện thoại rõ nét

• Ánh sáng đều: chụp gần cửa sổ hoặc dưới đèn sáng, tránh để bóng tay hoặc bóng điện thoại đổ lên giấy.
• Nền tương phản: đặt giấy trắng lên mặt bàn tối màu để công cụ nhận viền chính xác.
• Giữ máy thẳng: chụp từ trên xuống, không chụp chéo để chữ không bị méo.
• Giữ phẳng giấy: là phẳng góc gấp trước khi chụp.
• Chọn chế độ đen trắng hoặc xám cho văn bản, giúp file nhẹ và chữ rõ hơn.

Scan bằng máy in đa năng

Máy in đa năng (in, scan, copy) như loại phun màu có mực liên tục sẽ có kính scan và nắp đậy. Các bước chung:

1. Mở nắp, đặt tài liệu úp mặt chữ xuống kính, căn theo dấu ở góc kính.
2. Đóng nắp nhẹ nhàng.
3. Trên máy tính Windows 11, mở Settings (Cài đặt) > Bluetooth & devices (Bluetooth và thiết bị) > Printers & scanners (Máy in và máy quét).
4. Chọn máy in của bạn và bấm Open scanner app (Mở ứng dụng quét). Nếu chưa có, tải ứng dụng Windows Scan từ Microsoft Store.
5. Chọn Source (Nguồn) là kính (Flatbed), File type (Loại tệp) là PDF, và độ phân giải (khoảng 200 đến 300 DPI là đủ cho văn bản).
6. Bấm Preview (Xem trước) để kiểm tra, rồi bấm Scan (Quét).

Máy cần được kết nối đúng cách. Nếu chưa nối được, xem cách kết nối máy in qua mạng LAN, Wi-Fi. Nhiều hãng còn có ứng dụng điện thoại riêng để scan trực tiếp từ máy in về điện thoại.

Ghép nhiều trang thành một file PDF

Nếu scan mỗi trang thành một file riêng, bạn có thể:

• Dùng chức năng thêm trang ngay trong ứng dụng scan trên điện thoại.
• Với máy in có khay nạp giấy tự động, đặt cả xấp vào khay và chọn xuất ra một file nhiều trang.
• Gộp các file PDF bằng công cụ có sẵn trong trình duyệt hoặc phần mềm đọc PDF. Nếu cần chuyển sang Word để chỉnh sửa, xem bài chuyển file PDF sang Word và ngược lại.

Bản scan ảnh sẽ không chọn được chữ. Muốn biến thành văn bản chỉnh sửa được, bạn cần tính năng nhận dạng chữ (OCR) có trong nhiều ứng dụng scan và PDF.

Chuyển bản scan từ điện thoại sang máy tính

Bạn có thể gửi qua Zalo, email, hoặc cắm cáp rồi chép file. Cách làm cụ thể xem trong bài chép ảnh, video từ điện thoại sang máy tính. Muốn in lại bản scan, tham khảo cách in tài liệu Word, PDF.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu máy in báo lỗi khi scan, máy tính không nhận máy in hoặc bạn đang cần chọn một chiếc máy in đa năng phù hợp, hãy mang máy tới cửa hàng hoặc gọi 0943.847.333. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem các dòng trong danh mục máy in.