Cách theo dõi chỉnh sửa Track Changes trong Word

Khi nhiều người cùng sửa một văn bản như hợp đồng, báo cáo, bài luận, bạn cần biết ai đã sửa gì, sửa ở đâu và có thể quyết định giữ hay bỏ từng thay đổi. Tính năng Track Changes (Theo dõi thay đổi) trong Microsoft Word làm đúng việc đó: mọi thêm, xóa, định dạng đều được đánh dấu để người soạn quyết định sau.

Bài này hướng dẫn từng bước bật theo dõi, đọc các đánh dấu, chấp nhận hoặc từ chối chỉnh sửa, và gửi bản sạch khi đã xong. Tên các nút bên dưới theo giao diện tiếng Anh, bản Word tiếng Việt có thể dịch hơi khác, nhưng vị trí nút giống nhau.

Bật Track Changes

1. Mở file Word cần sửa.
2. Chọn thẻ Review (Xem lại) trên thanh Ribbon.
3. Trong nhóm Tracking (Theo dõi), bấm nút Track Changes (Theo dõi thay đổi). Khi nút sáng lên là đang bật.
4. Từ lúc này, mọi sửa đổi của bạn sẽ được đánh dấu.

Bạn cũng có thể dùng phím tắt Ctrl + Shift + E để bật hoặc tắt nhanh. Trên Word cho Mac, phím tắt tương tự là Command + Shift + E.

Cách đọc các đánh dấu

Tùy cài đặt, Word hiển thị chỉnh sửa khác nhau:

• Chữ thêm vào thường có màu và gạch chân.
• Chữ bị xóa hiện gạch ngang hoặc nằm trong khung bên lề.
• Thay đổi định dạng hiện ở bên lề.
• Mỗi người sửa được gán màu riêng, kèm tên.
• Thanh đứng ở lề trái đánh dấu dòng có thay đổi.

Chọn kiểu hiển thị

Trong nhóm Tracking, ô thả xuống cho bạn chọn:

• Simple Markup (Đánh dấu đơn giản): chỉ hiện thanh đỏ ở lề, dễ đọc, gọn.
• All Markup (Mọi đánh dấu): hiển thị toàn bộ chi tiết.
• No Markup (Không đánh dấu): xem văn bản với mọi thay đổi đã áp dụng.
• Original (Bản gốc): xem văn bản trước khi sửa.

Nút Show Markup (Hiện đánh dấu) cho bạn chọn hiển thị loại nào (bình luận, chèn xóa, định dạng) và hiển thị của từng người.

Chấp nhận hoặc từ chối thay đổi

Đây là bước người soạn thảo chính thực hiện:

1. Đặt con trỏ vào chỗ có đánh dấu, hoặc bôi đen một đoạn.
2. Trong nhóm Changes (Thay đổi) của thẻ Review, bấm Accept (Chấp nhận) để giữ thay đổi hoặc Reject (Từ chối) để hoàn lại.
3. Bấm Next (Tiếp) hoặc Previous (Trước) để nhảy sang thay đổi kế tiếp.

Để xử lý hàng loạt, bấm mũi tên nhỏ dưới nút Accept và chọn Accept All Changes (Chấp nhận mọi thay đổi), hoặc Accept All Changes and Stop Tracking để chấp nhận hết đồng thời tắt theo dõi. Tương tự có Reject All Changes.

Thêm bình luận (Comment)

Không phải góp ý nào cũng cần sửa trực tiếp. Bạn có thể ghi chú thay vì sửa:

1. Bôi đen đoạn văn bản cần góp ý.
2. Trên thẻ Review, bấm New Comment (Bình luận mới).
3. Gõ nội dung vào khung bên phải.
4. Người khác có thể trả lời (Reply) hoặc đánh dấu giải quyết xong (Resolve).

Bình luận cũng hiển thị tên người viết, giúp trao đổi rõ ràng.

Đổi tên hiển thị người sửa

Nếu đánh dấu hiện tên máy lạ hoặc tên cũ, đổi trong File > Options (Tùy chọn) > General (Chung), mục Personalize your copy of Microsoft Office, ô User name và Initials. Tên này gắn với các chỉnh sửa sau đó.

So sánh hai phiên bản

Khi người khác sửa mà quên bật Track Changes, bạn vẫn tìm ra khác biệt:

1. Chọn Review > Compare (So sánh) > Compare....
2. Chọn tài liệu gốc và tài liệu đã sửa.
3. Bấm OK. Word tạo bản mới với mọi khác biệt được đánh dấu như Track Changes.

Gửi bản sạch, xóa thông tin ẩn

Trước khi gửi file cho khách hàng:

1. Chấp nhận hoặc từ chối hết các thay đổi.
2. Xóa bình luận không cần: Review > Delete > Delete All Comments in Document.
3. Kiểm tra thông tin ẩn: File > Info > Check for Issues > Inspect Document.
4. Lưu thành bản mới bằng Save As, hoặc xuất PDF bằng File > Export.

Nếu cần PDF, xem thêm bài chuyển file PDF sang Word và ngược lại hoặc in tài liệu Word, PDF.

Lỗi thường gặp

• Không thấy đánh dấu: kiểm tra chế độ hiển thị có đang là No Markup không.
• Nút Track Changes bị mờ: tài liệu có thể đang được bảo vệ hoặc ở chế độ chỉ đọc.
• File chứa quá nhiều chỉnh sửa, Word chậm: chấp nhận bớt thay đổi hoặc chia nhỏ tài liệu.
• Làm việc nhóm cùng lúc: lưu file lên OneDrive để nhiều người cùng chỉnh, tránh gửi qua lại nhiều bản.

Với công việc nhóm thường xuyên, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ IT để tổ chức lưu trữ, chia sẻ tài liệu gọn gàng.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu máy chạy Word chậm, không mở được file hoặc cần cài, kích hoạt Office hợp lệ, hãy mang máy tới cửa hàng hoặc xem trang sửa chữa. Hotline 0943.847.333.