Cách thu hồi email vừa gửi nhầm trong Gmail

Gmail không thể "rút" một email đã tới hộp thư người nhận. Thứ nó làm được là giữ thư lại vài giây trước khi thật sự gửi đi, và trong khoảng đó bạn bấm Hoàn tác (Undo) là thư quay về bản nháp. Vì vậy cách duy nhất đáng tin cậy là bật và chỉnh tính năng này trước khi bạn lỡ tay.

Bài này hướng dẫn bật Hoàn tác gửi, kéo dài thời gian chờ lên mức tối đa, cách thu hồi trên điện thoại, và những việc nên làm khi thư đã đi mất.

Gmail thu hồi thư thế nào?

Khi bạn bấm Gửi (Send), Gmail chưa chuyển thư ngay. Nó giữ thư trong một khoảng ngắn (mặc định thường là 5 giây), và hiện thanh thông báo ở góc dưới bên trái với nút Hoàn tác (Undo). Hết thời gian đó thư đi thật và không có cách nào lấy lại.

Nghĩa là con số "5, 10, 20 hay 30 giây" chính là khoảng thời gian bạn được phép đổi ý. Nên chỉnh lên mức cao nhất cho an toàn.

Cách bật và chỉnh thời gian Hoàn tác gửi trên máy tính

Tên menu có thể khác đôi chút tùy phiên bản giao diện Gmail, nhưng các bước chính như sau.

1. Mở Gmail trên trình duyệt và đăng nhập tài khoản của bạn.
2. Bấm biểu tượng bánh răng Cài đặt (Settings) ở góc trên bên phải.
3. Chọn Xem tất cả chế độ cài đặt (See all settings).
4. Ở thẻ Chung (General), tìm dòng Hoàn tác gửi (Undo Send).
5. Ở ô Khoảng thời gian hủy gửi (Send cancellation period), chọn 30 giây (các mức thường là 5, 10, 20, 30).
6. Kéo xuống cuối trang và bấm Lưu thay đổi (Save Changes).

Sau bước này, mỗi lần gửi thư bạn sẽ có tới 30 giây để đổi ý. Đừng quên bấm lưu, vì nhiều người chỉnh xong rồi thoát ra nên không có tác dụng.

Cách thu hồi email ngay sau khi bấm Gửi

1. Gửi thư như bình thường bằng nút Gửi (Send).
2. Nhìn ngay góc dưới bên trái, bạn sẽ thấy dòng thông báo đã gửi kèm các nút bên cạnh.
3. Bấm Hoàn tác (Undo) trước khi dòng thông báo biến mất.
4. Cửa sổ soạn thư mở lại với đầy đủ nội dung và tệp đính kèm.
5. Sửa người nhận, bổ sung file hoặc chỉnh nội dung, rồi bấm Gửi lại.

Nếu lỡ bấm Xem thư (View message) thay vì Hoàn tác thì thông báo cũng mất. Lúc đó hết cách thu hồi.

Trên điện thoại (ứng dụng Gmail)

Ứng dụng Gmail trên Android và iPhone cũng hiện thanh thông báo ngắn có chữ Hoàn tác (Undo) ở cuối màn hình sau khi gửi. Thời gian ở đây thường ngắn và không chỉnh được như bản web, nên nếu hay gửi nhầm, hãy soạn thư quan trọng trên máy tính.

Những lỗi gửi nhầm hay gặp và cách phòng

Gửi nhầm không chỉ là chọn sai người. Dưới đây là vài tình huống gặp nhiều nhất ở văn phòng.

• Quên đính kèm file: bấm Hoàn tác, đính kèm rồi gửi lại. Gmail cũng hay nhắc nếu trong thư có chữ "đính kèm" mà không có file.
• Chọn nhầm người trùng tên: Gmail tự gợi ý địa chỉ khi bạn gõ, rất dễ chọn sai người. Luôn nhìn lại địa chỉ đầy đủ trước khi gửi.
• Bấm "Trả lời tất cả" thay vì "Trả lời": thư tới cả nhóm. Đây là lỗi cần thời gian Hoàn tác dài nhất.
• Gửi bản nháp chưa soát lỗi: hãy đọc lại một lần trước khi bấm gửi.

Nếu đã quá thời gian Hoàn tác thì làm gì?

Thư đã đi thì không thu hồi được, nhưng bạn vẫn xử lý được phần nào.

1. Gửi ngay một email đính chính ngắn gọn, nêu rõ thư nào gửi nhầm và đề nghị người nhận xóa giúp.
2. Nếu đính kèm tài liệu nhạy cảm, hãy gọi hoặc nhắn trực tiếp cho người nhận để xin họ xóa.
3. Nếu file đã chia sẻ bằng liên kết Google Drive, vào Drive và đổi quyền truy cập về Hạn chế (Restricted). Đây là cách thu hồi thật sự, vì quyền truy cập nằm ở Drive chứ không nằm trong thư.
4. Nếu thư chứa mật khẩu, hãy đổi mật khẩu đó ngay.

Với thư gửi sang địa chỉ công ty cùng hệ thống, quản trị viên đôi khi có công cụ xóa thư ở phía máy chủ. Hãy hỏi bộ phận IT nội bộ nếu có.

Tính năng Hẹn giờ gửi cũng giúp tránh gửi vội

Thay vì gửi ngay, bạn có thể bấm mũi tên cạnh nút Gửi và chọn Lên lịch gửi (Schedule send). Thư nằm trong mục Đã lên lịch (Scheduled) tới giờ hẹn mới đi. Trước giờ đó bạn có thể mở ra, sửa hoặc hủy thoải mái.

Cách này hợp với thư gửi khách hàng hoặc cấp trên: soạn buổi tối, đọc lại sáng hôm sau rồi mới cho đi.

Nếu bạn chưa quen Gmail, hãy xem thêm cách tạo tài khoản Gmail và đăng nhập trên máy tính và cách đính kèm file và gửi email bằng Gmail.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu tài khoản Gmail của bạn gặp lỗi đăng nhập hay muốn thiết lập email chung cho cả công ty, bạn có thể xem dịch vụ IT cho doanh nghiệp. Cần hỏi nhanh thì liên hệ qua trang liên hệ hoặc gọi hotline 0943.847.333, bên mình sẽ hướng dẫn cho bạn.