Cách vẽ biểu đồ Gantt theo dõi tiến độ trong Excel

Biểu đồ Gantt là sơ đồ thanh ngang thể hiện từng công việc bắt đầu khi nào, kéo dài bao lâu. Nó giúp bạn nhìn một lượt thấy cả dự án, đỡ bỏ sót việc. Excel không có sẵn mẫu Gantt trong nhóm biểu đồ, nhưng bạn có thể tự làm bằng biểu đồ thanh xếp chồng, hoặc bằng định dạng có điều kiện.

Bài này hướng dẫn cả hai cách với bảng công việc đơn giản. Phần công thức viết với dấu phẩy ,; nếu máy bạn dùng dấu chấm phẩy ; thì thay tương ứng.

Chuẩn bị bảng dữ liệu

Tạo bảng với ba cột và vài dòng công việc, ví dụ:

• Cột A: Công việc (Thiết kế, Làm nội dung, Kiểm thử...).
• Cột B: Ngày bắt đầu (nhập đúng định dạng ngày, ví dụ 01/11/2026).
• Cột C: Số ngày thực hiện (ví dụ 5, 10, 7).

Cột ngày kết thúc (nếu cần) tính bằng công thức =B2+C2-1. Hãy chắc rằng cột B là ngày thật chứ không phải chữ: ô được căn phải mặc định và có thể đổi sang định dạng số.

Cách 1: Biểu đồ thanh xếp chồng (Stacked Bar)

Đây là cách kinh điển, cho biểu đồ đẹp và dùng được ở mọi bản Excel gần đây.

1. Bôi đen ba cột A1:C5 (gồm cả tiêu đề, chỉ chọn cột Công việc, Ngày bắt đầu, Số ngày).
2. Vào tab Insert (Chèn), bấm nhóm Charts, chọn Bar (Thanh), rồi Stacked Bar (Thanh xếp chồng).
3. Bấm vào một thanh Ngày bắt đầu (màu xanh), nhấn chuột phải, chọn Format Data Series (Định dạng chuỗi dữ liệu).
4. Trong mục Fill (Tô màu), chọn No fill (Không tô). Các thanh bắt đầu giờ vô hình, chỉ còn thanh thời gian thực hiện hiện ra đúng vị trí.
5. Bấm vào trục dọc (tên công việc), nhấn chuột phải, chọn Format Axis, tick Categories in reverse order (Thứ tự ngược lại) để công việc đầu tiên nằm trên cùng.
6. Bấm vào trục ngang (ngày). Trong Format Axis, mục Bounds, đặt Minimum bằng số ngày bắt đầu sớm nhất.

Về bước 6: Excel lưu ngày dưới dạng số. Để biết số tương ứng, chọn ô ngày bắt đầu sớm nhất, đổi tạm định dạng ô sang General, đọc số rồi nhập vào ô Minimum. Sau đó chuyển định dạng ô về lại dạng ngày.

1. Xóa tiêu đề thừa, sửa màu thanh, thêm Data Labels (Nhãn dữ liệu) nếu muốn.

Cách 2: Gantt bằng định dạng có điều kiện

Cách này không dùng biểu đồ, mà tô màu các ô theo lịch, rất tiện khi cần cập nhật nhanh và in cùng bảng.

1. Ở dòng 1 từ ô E1 trở đi, nhập các ngày liên tiếp (ví dụ 01/11, 02/11, 03/11...). Nhập ngày đầu rồi kéo ô xuống bên phải để Excel tự tăng.
2. Bôi đen vùng lịch, ví dụ E2:Z10.
3. Vào Home (Trang đầu), chọn Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện), rồi New Rule (Quy tắc mới).
4. Chọn Use a formula to determine which cells to format (Dùng công thức để xác định ô cần định dạng).
5. Nhập công thức: =AND(E$1>=$B2,E$1<=$B2+$C2-1)
6. Bấm Format (Định dạng), chọn màu tô ở thẻ Fill, bấm OK hai lần.

Các ô nằm trong khoảng thời gian thực hiện của từng việc sẽ được tô màu. Muốn tìm hiểu kỹ hơn về công cụ này, xem cách dùng định dạng có điều kiện trong Excel.

Thêm vạch "hôm nay" và theo dõi tiến độ

• Đánh dấu hôm nay: thêm một quy tắc định dạng có điều kiện thứ hai, công thức =E$1=TODAY(), tô viền hoặc màu khác. Tìm hiểu hàm ngày tháng ở bài cách dùng hàm TODAY và DATEDIF trong Excel.
• Tỷ lệ hoàn thành: thêm cột D chứa phần trăm hoàn thành. Dùng thanh dữ liệu (Data Bars) trong Conditional Formatting để thấy nhanh.
• Trạng thái: thêm cột "Đã xong / Đang làm / Trễ" để lọc nhanh.

Lỗi thường gặp

• Thanh đảo ngược thứ tự: bạn quên tick Categories in reverse order ở bước 5.
• Trục ngày bắt đầu từ năm 1900: quên đặt giá trị Minimum cho trục ngang.
• Thanh không đúng vị trí: cột ngày bắt đầu bị nhập dạng chữ. Kiểm tra căn lề hoặc dùng Text to Columns để chuyển đổi.
• Công thức định dạng có điều kiện không chạy: kiểm tra dấu $ (khóa cột hoặc khóa dòng) viết đúng như ví dụ.

Khi nào nên dùng công cụ chuyên dụng?

Excel hợp với dự án vài chục đầu việc. Khi dự án có nhiều người, phụ thuộc lẫn nhau, cần nhắc việc và báo cáo, bạn nên dùng phần mềm quản lý dự án riêng. Doanh nghiệp có nhu cầu riêng có thể tham khảo dịch vụ phần mềm theo yêu cầu.

Để vẽ thêm các loại biểu đồ khác, xem cách tạo biểu đồ trong Excel.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu file Excel chạy chậm hoặc máy treo khi mở bảng lớn, bạn có thể mang máy tới Cường Tech để được kiểm tra miễn phí, báo giá trước khi sửa. Xem thêm trang sửa chữa hoặc gọi 0943.847.333.