Trang bị máy tính cho cửa hàng vật liệu xây dựng

Cửa hàng vật liệu xây dựng khác quán cà phê hay tiệm điện thoại ở chỗ có bụi, kho hàng lớn, nhiều mã hàng, công nợ khách quen và thường xuyên bị mất điện. Máy tính ở đây không cần quá mạnh, nhưng cần bền, dễ bảo trì, chạy ổn định cả ngày và đủ mạnh để phần mềm quản lý kho chạy không giật.

Bài này gợi ý trang bị theo nhu cầu thực tế: máy tính, màn hình, máy in, mạng, nguồn điện và phần mềm, để bạn đầu tư đúng chỗ mà không tốn thừa.

Xác định nhu cầu của cửa hàng

Hãy trả lời nhanh vài câu hỏi trước khi mua:

• Có bao nhiêu quầy thu ngân / bán hàng cần máy?
• Có kho riêng cần xem tồn kho từ xa không?
• Cần in loại giấy nào: hóa đơn, phiếu giao hàng, phiếu xuất kho?
• Có nhiều chi nhánh hoặc chỉ một cửa hàng?
• Có cần theo dõi công nợ khách hàng và nhà cung cấp?

Từ đó bạn sẽ biết cần một hay nhiều máy, có cần mạng nội bộ không.

Máy tính cho quầy bán hàng

Công việc chính là chạy phần mềm bán hàng, trình duyệt, Excel, Zalo, in hóa đơn. Yêu cầu cấu hình thường khá nhẹ.

• Một PC văn phòng với SSD và RAM 8 – 16GB là phù hợp. Cửa hàng có sẵn các mẫu như PC Văn phòng CT Office i3 (Core i3-12100, 8GB RAM, SSD 256GB) và CT Office i5 (Core i5-12400, 16GB RAM, SSD 512GB), đều bảo hành 36 tháng theo thông tin sản phẩm.
• Chọn i3 nếu chỉ chạy phần mềm bán hàng và in hóa đơn; chọn i5 và RAM 16GB nếu mở nhiều phần mềm cùng lúc, hay có dữ liệu lớn.
• Với cửa hàng có không gian chật, ưu tiên thùng máy gọn.

Xem thêm cấu hình máy tính bán hàng, thu ngân cho cửa hàng và mua máy tính cho cửa hàng tạp hóa cần những gì.

Màn hình và máy in

• Màn hình 24 inch Full HD là đủ cho quầy, nhìn rõ danh sách hàng hóa. Xem các mẫu tại danh mục màn hình.
• Máy in laser trắng đen hợp in hóa đơn, phiếu giao hàng khổ A4, mực in lâu hết, ít tốn. Cửa hàng có Brother HL-L2321D (in 2 mặt tự động), Canon LBP2900, LBP6030 và HP LaserJet M211dw (Wi-Fi).
• Nếu bạn dùng giấy in nhiệt khổ nhỏ để in bill tại quầy, đó là loại máy in khác, hãy hỏi cửa hàng và đọc máy tính tiền và máy in hóa đơn cho cửa hàng.
• Máy in phun mực liên tục như Epson L3250 hợp khi cần in màu, scan, copy chứng từ.

Phần mềm quản lý bán hàng và kho

Với hàng trăm mã vật liệu (xi măng, sắt thép, gạch, sơn...), ghi sổ tay rất dễ nhầm. Phần mềm cần có: quản lý kho, công nợ khách hàng, hóa đơn bán lẻ và bán sỉ, báo cáo.

Cửa hàng có Quầy Việt PRO, phần mềm bán hàng chạy offline trên Windows, gồm bán hàng, kho, khách hàng, sổ nợ, thu chi, báo cáo. Đơn hàng từ 5 triệu được tặng phần mềm này. Xem phần mềm bán hàng Quầy Việt PRO và bài chọn phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng nhỏ.

Điều kiện đặc thù: bụi, nóng và mất điện

Bụi

Bụi xi măng, bụi cát bám vào quạt và tản nhiệt, khiến máy nóng và chậm. Hãy:

• Đặt thùng máy cao khỏi mặt đất, không đặt trực tiếp sàn kho.
• Vệ sinh định kỳ thường xuyên hơn cửa hàng thông thường: xem bao lâu nên vệ sinh máy tính một lần.
• Đóng cửa máy, giữ nắp case kín.

Mất điện và điện áp không ổn định

Mất điện đột ngột có thể làm hỏng dữ liệu bán hàng. Bộ lưu điện (UPS) giúp máy tắt đúng cách. Đọc bộ lưu điện UPS cho máy tính có cần không. Bộ lưu điện chưa có trong danh sách sản phẩm trên website, bạn hãy hỏi cửa hàng.

Sao lưu dữ liệu

Dữ liệu công nợ, tồn kho là tài sản. Hãy sao lưu hằng ngày hoặc hằng tuần ra ổ cứng ngoài hay đám mây. Xem cách sao lưu dữ liệu máy tính an toàn.

Mạng nội bộ cho cửa hàng

Nếu có nhiều máy hay kho ở xa, bạn cần mạng ổn định. Router Wi-Fi phổ thông cùng một switch (ví dụ TP-Link TL-SG1008D 8 cổng Gigabit) là đủ để nối các máy và máy in qua dây mạng. Dây mạng luôn ổn định hơn Wi-Fi cho máy cố định.

Ngân sách tham khảo theo mức đầu tư

• Cơ bản (1 quầy): PC văn phòng, màn hình 24 inch, máy in laser.
• Vừa (2 – 3 máy): thêm máy dự phòng, switch, bộ lưu điện.
• Mở rộng (nhiều chi nhánh): thêm server hoặc dịch vụ vận hành hệ thống, xem dịch vụ IT cho doanh nghiệp.

Nếu cần chia nhỏ chi phí, cửa hàng có trả góp.

Cần hỗ trợ thêm?

Bạn có thể mô tả cửa hàng của mình qua liên hệ hoặc gọi 0943.847.333 để được tư vấn trang bị vừa đủ, không dư thừa. Tìm hiểu thêm về chuyển đổi số cho cửa hàng nhỏ: bắt đầu từ đâu nếu bạn muốn số hóa dần.