Trang bị máy tính cho nhóm khởi nghiệp 3–5 người: laptop hay PC, cần gì ngay từ đầu

Nhóm khởi nghiệp 3–5 người thường có hai nỗi lo cùng lúc: tiền ít và việc nhiều. Mua quá sớm thì phí vốn, mua tạm bợ thì sau vài tháng lại phải đổi. Cách an toàn là chọn thiết bị theo công việc thật của từng người, thêm một lớp nền chung về mạng và sao lưu, rồi để dư chỗ cho nâng cấp.

Bài này không lặp lại hướng dẫn chung về văn phòng. Nếu bạn cần cái nhìn tổng quát hơn, hãy xem trước bài trang bị máy tính cho văn phòng mới thành lập. Ở đây tập trung vào những quyết định riêng của một nhóm mới thành lập.

Bước đầu tiên: chia người theo loại công việc

Trước khi nhìn bảng giá, hãy liệt kê mỗi thành viên làm gì mỗi ngày. Thường nhóm khởi nghiệp rơi vào ba kiểu.

• Làm việc văn phòng, họp online: soạn thảo, bảng tính, email, họp video, quản lý dự án. Cần máy êm, pin tốt nếu hay đi gặp đối tác.
• Lập trình, thiết kế, dựng video: cần RAM nhiều, SSD nhanh, đôi khi card đồ họa rời.
• Bán hàng, chăm sóc khách: dùng nhiều ứng dụng nhắn tin, bảng tính, CRM, ưu tiên máy gọn và ổn định.

Nhóm nhỏ hiếm khi cần mọi người cùng cấu hình. Mua một hai máy mạnh cho người làm nặng và các máy vừa phải cho phần còn lại thường tiết kiệm hơn mua đồng loạt.

Laptop hay PC để bàn?

Laptop linh hoạt vì mang đi họp, làm từ xa. PC để bàn cho hiệu năng trên mỗi đồng tiền tốt hơn, dễ nâng cấp và sửa. Nhiều nhóm chọn kiểu kết hợp: laptop cho người hay di chuyển, PC cho người ngồi cố định.

Phương án thiên về PC

Bốn bộ PC Văn phòng CT Office i5 kèm bốn màn hình LG 24MR400, thêm router và switch, rơi vào khoảng tầm 64–65 triệu. Cấu hình này hợp nhóm chủ yếu làm văn phòng, sale, quản lý.

Phương án thiên về laptop

Bốn laptop văn phòng tầm trung như ASUS Vivobook 14 X1404VA có tổng khoảng tầm 90 triệu, chưa kèm màn hình rời. Hãy xem thông số chi tiết trên trang sản phẩm vì RAM, ổ cứng và khả năng nâng cấp khác nhau giữa các dòng.

Mạng văn phòng: đầu tư một lần, dùng lâu

Mạng là thứ nhóm khởi nghiệp hay xem nhẹ cho tới khi họp video bị giật. Hãy dùng router Wi-Fi 6 như TP-Link Archer AX55 cho văn phòng nhỏ và cắm dây cho máy để bàn. Thêm switch 8 cổng khi số thiết bị cắm dây tăng. Khi bạn muốn tách mạng khách khỏi mạng nội bộ, hãy tham khảo bài cách chia mạng LAN cho nhiều máy tính.

Tài khoản và dữ liệu: làm đúng từ ngày đầu

Đây là phần nhiều nhóm hối hận nhất khi làm muộn.

1. Dùng email tên miền hoặc tài khoản tổ chức, không để toàn bộ công việc nằm trong Gmail cá nhân của một người.
2. Mỗi người một tài khoản riêng trên mọi công cụ, bật xác minh hai bước.
3. Lưu tài liệu chung ở nơi dùng chung như Google Drive hoặc OneDrive thay vì gửi file qua tin nhắn. Xem bài cách dùng Google Drive để lưu và chia sẻ file.
4. Có một bản sao lưu ngoại tuyến, ví dụ ổ SSD di động Samsung T7, cho dữ liệu quan trọng.

Khi có người rời nhóm, bạn cần thu hồi quyền truy cập và lấy lại dữ liệu công việc. Nếu mọi thứ nằm trên tài khoản chung của tổ chức, việc này gọn hơn rất nhiều. Bài bàn giao máy tính cho nhân viên mới mô tả quy trình chiều ngược lại.

Đừng quên các món nhỏ nhưng hay thiếu

• Webcam và tai nghe cho họp online, ví dụ Logitech Brio 100.
• Bộ lưu điện cho máy quan trọng và router nếu khu vực hay mất điện.
• Phần mềm bản quyền: cần Windows, Office hợp pháp ngay từ đầu để tránh rủi ro pháp lý và lỗi cập nhật.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu bạn muốn một bảng đề xuất theo ngân sách và công việc từng người, hãy gửi thông tin qua trang liên hệ hoặc gọi hotline 0943.847.333. Khi nhóm lớn dần, Cường Tech cũng hỗ trợ dịch vụ IT doanh nghiệp và có thể hỏi về trả góp để chia nhỏ chi phí mua thiết bị.