Cách bảo mật máy tính văn phòng dùng chung nhiều người

Ở văn phòng nhỏ, cửa hàng hay phòng kế toán, một chiếc máy tính thường được nhiều người thay phiên dùng: ai cũng đăng nhập chung một tài khoản, mật khẩu dán trên màn hình, file lẫn lộn. Cách này tiện lúc đầu nhưng rất rủi ro: lộ dữ liệu khách hàng, mất file, nhiễm virus mà không biết do ai.

Bạn không cần hệ thống phức tạp. Chỉ với vài thiết lập có sẵn trên Windows 11 và một vài quy tắc rõ ràng, máy dùng chung đã an toàn hơn nhiều.

Nguyên tắc cốt lõi: mỗi người một tài khoản

Thay vì dùng chung một tài khoản, hãy tạo tài khoản Windows riêng cho từng người. Lợi ích:

• Mỗi người có thư mục Documents, Desktop, trình duyệt và Zalo riêng.
• Biết ai thao tác khi có sự cố.
• Người dùng thường không có quyền cài phần mềm lung tung hay thay đổi cài đặt hệ thống.
• Khi nhân viên nghỉ, chỉ cần xóa hoặc khóa tài khoản của họ.

Cách tạo tài khoản mới trên Windows 11

1. Mở Settings (Cài đặt) > Accounts (Tài khoản) > Other users (Người dùng khác).
2. Bấm Add account (Thêm tài khoản) cạnh mục Add other user.
3. Chọn tài khoản Microsoft của người đó, hoặc tạo tài khoản cục bộ nếu không muốn dùng tài khoản Microsoft.
4. Đặt mật khẩu riêng, không dùng chung.
5. Sau khi tạo, bấm vào tài khoản đó, chọn Change account type (Đổi loại tài khoản) và để là Standard User (Người dùng chuẩn) cho nhân viên.

Chỉ giữ một hoặc hai tài khoản Administrator (Quản trị viên) cho người phụ trách máy. Bài đăng xuất và chuyển đổi tài khoản người dùng hướng dẫn thao tác chuyển đổi nhanh giữa các tài khoản.

Khóa máy mỗi khi rời chỗ

Máy đang mở khóa là cánh cửa mở toang. Hãy tạo thói quen và thiết lập tự động:

1. Nhấn Windows + L để khóa ngay khi rời bàn.
2. Vào Settings > Accounts > Sign-in options (Tùy chọn đăng nhập), đặt yêu cầu đăng nhập lại khi máy thức dậy.
3. Vào Settings > System > Power (Nguồn) để đặt thời gian tắt màn hình/ngủ hợp lý.
4. Xem hướng dẫn chi tiết tại đặt máy tính tự khóa sau vài phút không dùng.

Phân quyền thư mục dùng chung

Không phải ai cũng cần xem mọi file. Với thư mục chứa hợp đồng, bảng lương, dữ liệu khách hàng:

• Đặt chúng ở ổ riêng hoặc thư mục riêng có quyền hạn chế.
• Chỉ cấp quyền cho người cần thiết (chuột phải thư mục > Properties (Thuộc tính) > Security (Bảo mật)).
• Tránh để dữ liệu quan trọng ở Desktop hoặc thư mục Public, nơi nhiều tài khoản có thể xem.
• Với file nhạy cảm, đặt mật khẩu bằng cách xem bài đặt mật khẩu cho file Word, Excel.

Trên Windows 11 bản Home có thể bị hạn chế một số tính năng phân quyền nâng cao. Nếu cần nhiều hơn, bạn nên trao đổi với kỹ thuật viên về giải pháp phù hợp.

Bảo vệ khỏi virus và phần mềm lạ

• Giữ Windows Security bật và cập nhật. Xem Windows Defender có đủ để diệt virus không.
• Cập nhật Windows định kỳ, đừng trì hoãn mãi.
• Dùng tài khoản Standard để nhân viên khó cài phần mềm lạ (việc cài cần mật khẩu quản trị).
• Quét USB trước khi mở. USB là con đường lây virus rất phổ biến trong văn phòng.
• Chỉ tải phần mềm từ trang chính thống. Tham khảo tải và cài phần mềm an toàn.

Mã hóa ổ đĩa và sao lưu

Nếu máy bị mất cắp hoặc đem đi sửa, dữ liệu có thể bị đọc. BitLocker (mã hóa ổ đĩa) giúp giảm rủi ro này: xem hướng dẫn mã hóa ổ cứng bằng BitLocker. Nhớ lưu khóa khôi phục ở nơi an toàn.

Sao lưu cũng quan trọng không kém. Hãy áp dụng quy tắc sao lưu 3-2-1 cho doanh nghiệp: nhiều bản, nhiều loại thiết bị, ít nhất một bản ở nơi khác.

Quy tắc bằng văn bản cho văn phòng nhỏ

Chỉ cần một trang giấy với các quy tắc ngắn gọn:

1. Mỗi người dùng tài khoản của mình, không cho người khác mượn mật khẩu.
2. Khóa máy khi rời chỗ.
3. Không cắm USB lạ, không cài phần mềm tự ý.
4. Dữ liệu khách hàng lưu đúng thư mục quy định, không gửi qua kênh cá nhân.
5. Khi nghỉ việc, bàn giao và vô hiệu tài khoản trong ngày.
6. Báo ngay cho người phụ trách khi máy có biểu hiện lạ.

Khi nào nên nhờ đơn vị IT?

Nếu văn phòng có từ vài máy trở lên, có dữ liệu khách hàng quan trọng hoặc dùng phần mềm kế toán, bán hàng, bạn nên có người phụ trách hệ thống định kỳ. Xem thêm bài có nên thuê dịch vụ IT bên ngoài cho văn phòng và bảo mật Wi-Fi, dữ liệu cho văn phòng.

Cần hỗ trợ thêm?

Cường Tech có dịch vụ IT và vận hành hệ thống CNTT cho doanh nghiệp nhỏ: thiết lập tài khoản, phân quyền, sao lưu và bảo trì định kỳ. Bạn cũng có thể mang máy đến kiểm tra miễn phí hoặc nhắn Zalo 0943.847.333.