Cách chèn chú thích cuối trang và tài liệu tham khảo trong Word

Viết báo cáo, tiểu luận hay luận văn mà cần giải thích một thuật ngữ ở cuối trang, hoặc liệt kê nguồn tài liệu theo đúng chuẩn? Word có sẵn công cụ làm việc này tự động: Footnote (chú thích cuối trang), Endnote (chú thích cuối tài liệu) và Bibliography (danh mục tài liệu tham khảo).

Bài này hướng dẫn từng bước để bạn không phải đánh số tay, vì khi thêm hay xóa một chú thích, Word sẽ tự đánh lại toàn bộ số thứ tự.

Footnote và endnote khác nhau thế nào?

• Footnote: chú thích nằm ở cuối mỗi trang, ngay dưới nội dung có đánh dấu. Phù hợp khi giải thích ngắn.
• Endnote: chú thích gom ở cuối tài liệu hoặc cuối mỗi phần. Phù hợp khi có nhiều chú thích dài.
• Bibliography (Tài liệu tham khảo): danh sách sách, bài báo, trang web đã dùng, thường đặt ở cuối bài.

Hai loại đầu dùng để giải thích bổ sung, còn loại cuối để ghi nguồn. Bạn có thể dùng cả ba trong cùng một tài liệu.

Chèn chú thích cuối trang (footnote)

1. Đặt con trỏ ngay sau từ hoặc câu cần chú thích.
2. Vào thẻ References (Tài liệu tham khảo).
3. Bấm Insert Footnote (Chèn chú thích cuối trang), hoặc nhấn Alt + Ctrl + F.
4. Word tự nhảy xuống cuối trang, đặt một số nhỏ ở đó. Gõ nội dung chú thích.
5. Bấm đúp vào số ở cuối trang để quay về vị trí trong văn bản.

Khi rê chuột lên số nhỏ trong văn bản, Word hiện nội dung chú thích ngay, bạn không cần cuộn xuống.

Chèn chú thích cuối tài liệu (endnote)

1. Đặt con trỏ tại vị trí cần chú thích.
2. Vào References, bấm Insert Endnote (Chèn chú thích kết thúc), hoặc nhấn Alt + Ctrl + D.
3. Gõ nội dung ở cuối tài liệu. Endnote mặc định đánh số La Mã nhỏ (i, ii, iii).

Để xóa chú thích, bạn xóa số trong văn bản (không phải xóa nội dung ở cuối trang). Word tự bỏ chú thích tương ứng và đánh số lại.

Chỉnh định dạng số và vị trí

Bấm vào mũi tên nhỏ ở góc nhóm Footnotes để mở hộp thoại Footnote and Endnote. Tại đây bạn có thể:

• Đổi Number format (Định dạng số): 1, 2, 3, hoặc a, b, c, hoặc ký hiệu.
• Chọn Start at (Bắt đầu từ) số mấy.
• Chọn Numbering (Đánh số): Continuous (Liên tục), Restart each section (Bắt đầu lại mỗi phần) hoặc Restart each page (Bắt đầu lại mỗi trang).
• Chuyển chú thích từ footnote sang endnote bằng nút Convert (Chuyển đổi).

Bấm Apply để áp dụng. Muốn đổi font hay cỡ chữ của chú thích, chọn kiểu Footnote Text trong khung Styles, rồi chỉnh để đồng bộ.

Tạo danh mục tài liệu tham khảo tự động

Chọn chuẩn trích dẫn

1. Vào thẻ References.
2. Ở nhóm Citations & Bibliography, chọn Style (Kiểu). Word có sẵn các chuẩn như APA, MLA, Chicago, Harvard. Hãy chọn đúng chuẩn mà trường hoặc cơ quan yêu cầu.

Thêm nguồn và chèn trích dẫn

1. Đặt con trỏ tại nơi cần trích dẫn trong câu.
2. Bấm Insert Citation (Chèn trích dẫn), chọn Add New Source (Thêm nguồn mới).
3. Chọn Type of Source (Loại nguồn): sách, bài báo tạp chí, trang web, báo cáo…
4. Điền tác giả, tiêu đề, năm, nhà xuất bản rồi bấm OK. Dấu trích dẫn như (Nguyễn, 2023) sẽ xuất hiện.
5. Với nguồn đã nhập trước đó, bấm Insert Citation và chọn lại trong danh sách.

Chèn danh mục tài liệu tham khảo

1. Đặt con trỏ ở cuối bài, nơi muốn hiện danh mục.
2. Bấm Bibliography (Thư mục), chọn Bibliography hoặc References hoặc Works Cited (tùy chuẩn).
3. Word tạo danh sách xếp theo thứ tự chữ cái, đúng định dạng của chuẩn đã chọn.

Muốn cập nhật khi thêm nguồn mới, bấm vào danh mục rồi chọn Update Citations and Bibliography. Dùng Manage Sources (Quản lý nguồn) để sửa hoặc xóa nguồn.

Lỗi thường gặp

• Số chú thích bị nhảy hoặc sai: nhấn Ctrl + A rồi F9 để cập nhật toàn bộ trường.
• Không thấy nút Bibliography: bạn đang dùng Word bản web hoặc bản rút gọn. Nên dùng Word cài trên máy tính.
• Chú thích bị tràn trang: rút gọn nội dung hoặc chuyển sang endnote.

Ngoài ra, bạn có thể xem thêm các phím tắt Word giúp soạn văn bản nhanh hơn và cách định dạng văn bản hành chính trong Word. Nếu cần chia sẻ tài liệu, xem cách chuyển file PDF sang Word và ngược lại.

Tên menu có thể khác đôi chút giữa Word 2016, 2019, 2021 và Microsoft 365, nhưng vị trí thẻ References là giống nhau.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu máy chạy Word chậm hoặc hay treo khi tài liệu dài, bạn có thể mang máy tới cửa hàng để kiểm tra miễn phí qua trang sửa chữa. Sinh viên cần máy học tập ổn định có thể xem danh mục laptop.