Cách chia sẻ thư mục Google Drive và phân quyền xem, sửa

Gửi hàng chục file qua Zalo rất bất tiện, trong khi chia sẻ cả thư mục trên Google Drive thì mọi người luôn thấy bản mới nhất. Điều quan trọng là phân quyền đúng: ai chỉ được xem, ai được sửa, và tránh để lộ dữ liệu cho người không liên quan.

Bài này hướng dẫn chia sẻ thư mục từng bước, giải thích các mức quyền và những thiết lập an toàn nên dùng.

Hiểu các mức quyền trong Google Drive

Khi chia sẻ, bạn sẽ gặp ba mức quyền chính.

• Viewer (Người xem): chỉ xem và tải file (trừ khi bạn tắt quyền tải).
• Commenter (Người nhận xét): xem và để lại nhận xét, nhưng không sửa nội dung. Mức này áp dụng chủ yếu với các file như Google Docs, Sheets.
• Editor (Người chỉnh sửa): xem, sửa, thêm, xóa file trong thư mục.

Nguyên tắc: cho mức quyền thấp nhất đủ để người ta làm việc. Với khách hàng hay đối tác chỉ cần nhận file, hãy để Viewer.

Cách chia sẻ thư mục cho người cụ thể

Cách này an toàn nhất vì chỉ những tài khoản bạn mời mới truy cập được.

1. Mở trình duyệt, vào Google Drive và đăng nhập tài khoản của bạn.
2. Chuột phải vào thư mục cần chia sẻ, chọn Share (Chia sẻ) rồi bấm Share một lần nữa.
3. Trong ô Add people, groups... (Thêm người, nhóm), nhập địa chỉ email của người cần mời.
4. Bấm mũi tên cạnh tên họ, chọn Viewer, Commenter hoặc Editor.
5. Nhập lời nhắn nếu muốn, giữ tick Notify people (Thông báo cho mọi người).
6. Bấm Send (Gửi).

Người nhận sẽ có thư mời. Thư mục xuất hiện trong mục Shared with me (Được chia sẻ với tôi) của họ. Họ nên bấm chuột phải vào thư mục và chọn Add shortcut to Drive (Thêm lối tắt vào Drive) để dễ tìm.

Cách chia sẻ bằng liên kết

Khi cần gửi cho nhiều người hoặc không biết email, bạn có thể dùng liên kết.

1. Chuột phải vào thư mục, chọn Share > Share.
2. Ở mục General access (Quyền truy cập chung), đổi Restricted (Bị hạn chế) thành Anyone with the link (Bất kỳ ai có đường liên kết).
3. Chọn quyền ở bên phải (thường Viewer).
4. Bấm Copy link (Sao chép đường liên kết) rồi gửi qua Zalo hoặc email.

Nếu tổ chức bạn dùng Google Workspace, bạn có thể thấy thêm tùy chọn giới hạn trong nội bộ công ty. Tên mục có thể khác.

Các thiết lập an toàn nên bật

Trong cửa sổ chia sẻ, bấm biểu tượng bánh răng (Settings) để mở thiết lập nâng cao:

• Bỏ tick Editors can change permissions and share (Người chỉnh sửa có thể đổi quyền và chia sẻ) để người được sửa không thể mời thêm người khác.
• Bỏ tick Viewers and commenters can see the option to download, print, and copy (Người xem có thể tải, in, sao chép) nếu bạn không muốn họ tải file về.
• Với người mời qua email, chuột phải vào tên họ có thể đặt thời hạn hết quyền truy cập (Set expiration) — tính năng này có thể phụ thuộc loại tài khoản.

Thu hồi quyền hoặc đổi quyền

Khi dự án kết thúc hoặc ai đó nghỉ việc:

1. Chuột phải vào thư mục, chọn Share > Share.
2. Ở danh sách người có quyền truy cập, bấm mũi tên cạnh tên họ.
3. Chọn mức quyền khác, hoặc chọn Remove access (Xóa quyền truy cập).
4. Nếu đã chia sẻ bằng liên kết, đổi lại thành Restricted để vô hiệu hóa liên kết cũ.
5. Bấm Save (Lưu) nếu có.

Bạn cũng có thể chuyển quyền sở hữu thư mục nếu cần, nhưng nên cân nhắc kỹ vì sau đó bạn không còn là chủ sở hữu.

Mẹo tổ chức thư mục dùng chung

• Đặt tên thư mục rõ ràng theo dự án hoặc khách hàng, ví dụ "KH Nguyen Van A - 2026".
• Chia thư mục con theo mức quyền: thư mục "Cho khách xem", "Nội bộ" riêng biệt.
• Thỉnh thoảng rà lại danh sách chia sẻ để xóa người không còn cần.
• Với file đã chia sẻ, hạn chế đổi tên hoặc di chuyển để tránh người khác bị mất liên kết.

Bạn mới dùng Drive? Xem cách dùng Google Drive để lưu và chia sẻ file. Nếu muốn gửi file nhanh qua chat, xem cách gửi file qua Zalo trên máy tính. Với file Word, Excel quan trọng, bạn có thể thêm bảo vệ bằng mật khẩu theo cách đặt mật khẩu cho file Word, Excel.

Cần hỗ trợ thêm?

Doanh nghiệp cần quản lý tài liệu, phân quyền nhân viên và sao lưu dữ liệu bài bản có thể tham khảo dịch vụ IT doanh nghiệp của Cường Tech. Bạn cũng có thể gọi hotline/Zalo 0943.847.333 để được tư vấn.