Cách chọn khổ giấy A4, A5, Letter đúng khi in
Phân biệt khổ giấy A4, A5, A3, Letter và cách chọn đúng trong Word, PDF, Windows khi in để bản in không bị cắt lề, lệch tỷ lệ hay in sai kích thước.
In xong thấy chữ bị cắt mất mép, hoặc bản in nhỏ hơn hẳn giấy, thường là do khổ giấy trong file khác khổ giấy bạn chọn khi in. Ở Việt Nam, giấy in văn phòng phổ biến nhất là A4, nhưng nhiều file tải từ nước ngoài lại để khổ Letter, nên dễ lệch.
Bài này giúp bạn phân biệt các khổ giấy hay gặp và cách chọn đúng ở cả hai nơi: trong chương trình soạn thảo (Word, Excel) và trong hộp thoại in.
Các khổ giấy thường gặp
| Khổ giấy | Kích thước | Dùng cho |
| --- | --- | --- |
| A4 | 210 x 297 mm | Văn bản hành chính, hợp đồng, báo cáo, tài liệu học tập |
| A5 | 148 x 210 mm (bằng nửa A4) | Sổ tay, tờ rơi nhỏ, phiếu, giấy mời |
| A3 | 297 x 420 mm (gấp đôi A4) | Bản vẽ, áp phích nhỏ, bảng biểu lớn |
| Letter | 8,5 x 11 inch (khoảng 216 x 279 mm) | Chuẩn của Mỹ và Canada, hay gặp ở tài liệu tải từ nước ngoài |
Letter hơi ngắn hơn và rộng hơn A4. Vì vậy một file Letter in lên giấy A4 có thể bị lệch hoặc cắt chân trang nếu không chọn đúng thiết lập. Dòng A (A3, A4, A5...) có quy luật đơn giản: gấp đôi giấy theo cạnh dài được khổ nhỏ hơn một bậc.
Bước 1: Đặt khổ giấy trong chương trình soạn thảo
Trong Word
- Mở file cần in.
- Vào thẻ Layout (Bố cục) (ở một số bản là Page Layout).
- Bấm Size (Kích cỡ) và chọn A4, A5 hoặc khổ khác.
- Nếu cần, bấm Orientation (Hướng giấy) để chọn Portrait (Dọc) hay Landscape (Ngang).
- Kiểm tra lại bố cục sau khi đổi khổ, vì bảng biểu và hình ảnh có thể xê dịch. Xem thêm in tài liệu Word, PDF từ máy tính.
Trong Excel
- Vào thẻ Page Layout (Bố cục trang).
- Bấm Size chọn khổ giấy, Orientation chọn hướng giấy.
- Dùng Scale to Fit (Co giãn vừa khít) nếu muốn bảng vừa một trang. Cách làm chi tiết trong bài in file Excel vừa khổ giấy A4.
Bước 2: Chọn khổ giấy trong hộp thoại in
- Nhấn Ctrl + P để mở hộp thoại in.
- Chọn đúng máy in ở mục Printer (Máy in).
- Tìm mục Paper size (Khổ giấy) hoặc Printer Properties (Thuộc tính máy in) rồi chọn A4 (hoặc khổ giấy bạn bỏ vào khay).
- Chọn Scale (Tỷ lệ) phù hợp, xem phần dưới.
- Bấm Print (In).
Chọn tỷ lệ in: Fit hay Actual size
Trong hộp thoại in PDF của nhiều chương trình, bạn sẽ thấy các lựa chọn về tỷ lệ:
- Fit (Vừa trang): thu phóng tài liệu cho vừa khổ giấy đã chọn. Dùng khi file là Letter mà in giấy A4, hoặc ngược lại.
- Actual size (Kích thước thực): in đúng kích thước tài liệu, không phóng hay thu. Dùng khi cần độ chính xác về kích thước (bản vẽ, nhãn, mẫu in).
- Shrink oversized pages (Thu nhỏ trang quá lớn): chỉ thu nhỏ khi trang lớn hơn giấy.
Nếu bản in cứ bị nhỏ lại hoặc lệch lề dù đã chọn đúng giấy, nguyên nhân thường nằm ở lựa chọn này.
In giấy A5 từ máy in A4
Nhiều máy in văn phòng nhận được giấy khổ nhỏ hơn, nhưng phụ thuộc vào model và khay giấy. Cách làm chung:
- Chỉnh file ở khổ A5 như bước 1.
- Đặt giấy A5 vào khay, chỉnh thanh dẫn giấy cho khít.
- Trong hộp thoại in, chọn khổ giấy A5 trong Printer Properties.
- In thử một tờ để kiểm tra.
Nếu máy in dễ kẹt giấy nhỏ, hãy xem máy in bị kẹt giấy: cách gỡ an toàn. Cách nhanh hơn là in hai trang A5 trên một mặt A4 rồi cắt đôi, dùng tùy chọn Pages per sheet (Số trang trên mỗi tờ) của hộp thoại in.
Khi bản in vẫn lệch
- Kiểm tra máy in mặc định có đúng không. Xem đặt máy in mặc định trên Windows.
- Vào Printer Properties kiểm tra khổ giấy mặc định có bị đặt là Letter không, nếu có hãy đổi thành A4.
- Kiểm tra giấy trong khay có đúng khổ đã chọn và thanh dẫn đã khít chưa.
- Gặp tình trạng in lệch lề hoặc thiếu trang, xem máy in in lệch lề, in thiếu trang.
- Kiểm tra lề (Margins) trong file không quá sát mép. Hầu hết máy in không in được sát mép giấy.
Chọn máy in hợp nhu cầu
Nếu nhu cầu in A4 hằng ngày, máy in laser A4 là lựa chọn bền, chi phí in thấp. Nếu cần in ảnh hoặc giấy màu, máy in phun màu phù hợp hơn. Khổ giấy lớn hơn như A3 cần dòng máy chuyên dụng, hãy hỏi cửa hàng khi cần. Xem thêm máy in laser hay máy in phun: nên chọn loại nào.
Cần hỗ trợ thêm?
Bạn cần chọn máy in đúng nhu cầu hoặc máy in đang in lệch, kẹt giấy? Hãy mang máy tới cửa hàng để kiểm tra miễn phí, hoặc xem trang sửa chữa và gọi hotline 0943.847.333.
Câu hỏi thường gặp
Khổ giấy A4 có kích thước bao nhiêu?
A4 rộng 210 mm và dài 297 mm. A5 bằng nửa A4 (148 x 210 mm), còn A3 gấp đôi A4 (297 x 420 mm).
Khác nhau giữa giấy Letter và A4 là gì?
Letter (8,5 x 11 inch) hơi rộng và ngắn hơn A4. In file Letter lên giấy A4 mà không chỉnh có thể bị cắt hoặc lệch, nên hãy đổi khổ trong file hoặc chọn Fit to page.
Vì sao in ra bị nhỏ hơn trang giấy?
Do tỷ lệ in đang để Fit hoặc khổ giấy trong file khác khổ giấy máy in. Hãy chọn Actual size và thiết lập cùng một khổ giấy ở cả file lẫn hộp thoại in.
Có in được giấy A5 bằng máy in A4 không?
Nhiều máy in làm được, nhưng tùy model và khay giấy. Hãy chọn khổ A5 trong file và thuộc tính máy in, kê giấy sát thanh dẫn và in thử một tờ trước.
