Cách đếm số từ, số trang trong Word nhanh nhất

Làm tiểu luận, bài thu hoạch hay báo cáo thường có yêu cầu "tối thiểu 1.500 từ" hoặc "không quá 10 trang". Word đếm sẵn các con số này, bạn chỉ cần biết chỗ xem.

Dưới đây là mấy cách đếm từ, đếm trang, đếm ký tự trong Word, kèm cách đếm riêng một đoạn bôi đen và cách đưa tổng số trang vào chính văn bản.

Xem nhanh ở thanh trạng thái

Cách nhanh nhất là nhìn xuống dưới cùng cửa sổ Word.

1. Mở file Word cần kiểm tra.
2. Nhìn thanh dưới cùng, bên trái: bạn sẽ thấy dạng Page 1 of 5 (Trang 1/5) và 1,234 words (1.234 từ).
3. Số trang là tổng số trang của file, còn số từ là tổng số từ trong văn bản.

Nếu không thấy các con số này, chuột phải vào thanh trạng thái và tích chọn Word Count (Số từ) và Page Number (Số trang).

Mở hộp thoại thống kê đầy đủ

Hộp thoại này cho biết nhiều chỉ số hơn thanh trạng thái.

1. Vào tab Review (Xét duyệt) trên thanh Ribbon.
2. Bấm Word Count (Đếm từ) ở nhóm Proofing (Kiểm lỗi). Hoặc dùng phím tắt Ctrl + Shift + G.
3. Hộp thoại Word Count hiện ra với các dòng: Pages (Trang), Words (Từ), Characters (no spaces) (Ký tự không tính khoảng trắng), Characters (with spaces) (Ký tự có khoảng trắng), Paragraphs (Đoạn), Lines (Dòng).
4. Tích hoặc bỏ tích ô Include textboxes, footnotes and endnotes (Bao gồm hộp văn bản, chú thích cuối trang và cuối bài) tùy yêu cầu của giáo viên hoặc đơn vị.

Điểm đáng chú ý là ô tích nói trên: có bài yêu cầu chỉ tính phần nội dung chính, không tính chú thích, lúc đó hãy bỏ tích để có con số đúng.

Đếm riêng một đoạn văn bản

Có khi bạn chỉ muốn biết phần tóm tắt dài bao nhiêu từ.

1. Dùng chuột bôi đen đoạn cần đếm. Muốn chọn nhiều đoạn rời nhau, giữ Ctrl khi bôi từng đoạn.
2. Nhìn thanh trạng thái, Word hiển thị dạng 123 of 1,234 words (123/1.234 từ).
3. Hoặc bấm Ctrl + Shift + G để xem chi tiết riêng cho phần đang chọn.

Cách này rất tiện khi nộp hồ sơ, bài dự thi hay mô tả sản phẩm có giới hạn ký tự cho từng phần.

Số từ trong tiếng Việt: lưu ý nhỏ

Word đếm "từ" dựa vào khoảng trắng, nghĩa là mỗi cụm ký tự cách nhau bởi dấu cách được tính là một từ. Tiếng Việt có nhiều từ ghép hai âm tiết như "máy tính", nên Word sẽ tính đó là 2 từ, trong khi cách đếm theo ngôn ngữ học có thể tính là 1 từ.

Nếu yêu cầu của bạn là "số chữ" hoặc "số từ" theo kiểu thông thường, hãy hỏi người ra đề xem họ lấy theo con số của Word hay cách đếm khác. Thông thường, số liệu của Word là căn cứ thống nhất.

Đưa tổng số trang vào văn bản

Có trường hợp bạn muốn ghi "Trang 3/10" ở chân trang.

1. Bấm đúp vào vùng chân trang (footer) để mở chế độ chỉnh sửa.
2. Vào tab Insert (Chèn), chọn Quick Parts (Phần tử nhanh) rồi Field (Trường).
3. Trong danh sách, chọn NumPages để chèn tổng số trang, chọn Page để chèn số trang hiện tại.
4. Gõ chữ "Trang" và dấu gạch chéo xen giữa để ra dạng "Trang 3/10".

Muốn làm đầy đủ số trang và mục lục, xem bài đánh số trang và tạo mục lục tự động trong Word.

Khi số trang hiện sai hoặc lệch

• Số trang lệch giữa các máy thường do khác font chữ hoặc khác phiên bản Word. Xem thêm bài file Word bị nhảy chữ, lệch định dạng khi mở trên máy khác.
• Trang trắng thừa ở cuối thường do một đoạn trống hoặc Page Break dư. Bật nút ¶ (Show/Hide, hoặc Ctrl + Shift + 8) để thấy và xóa.
• Căn lề và giãn dòng cũng làm thay đổi số trang. Nếu đề yêu cầu chuẩn, xem căn lề, giãn dòng văn bản chuẩn trong Word.

Trên Word bản web hoặc Word trên điện thoại, số từ vẫn hiển thị nhưng giao diện có thể khác chút, thường nằm ở thanh dưới cùng hoặc trong menu Review.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu file Word của bạn bị lỗi không mở được hoặc máy chạy Word chậm giật, bạn có thể mang máy tới cửa hàng để kỹ thuật viên kiểm tra miễn phí, hoặc xem thêm dịch vụ sửa chữa và hỗ trợ cài đặt phần mềm.