File Word bị nhảy chữ, lệch định dạng khi mở trên máy khác: cách khắc phục

Bạn soạn văn bản xong ở nhà đẹp đẽ, mang tới cơ quan hay tiệm in mở lên thì chữ nhảy lung tung, tràn sang trang khác, bảng bị lệch, font biến thành kiểu khác. Đây là lỗi rất hay gặp và gần như luôn có nguyên nhân rõ ràng, không phải file hỏng.

Bài này giải thích vì sao file Word lệch định dạng giữa các máy, cách sửa file đang bị lệch, và cách làm để lần sau gửi đi vẫn y nguyên.

Vì sao file Word lệch định dạng khi mở máy khác

Word không "lưu ảnh" của trang giấy mà lưu các lệnh: dùng font gì, cỡ chữ bao nhiêu, giãn dòng ra sao, rồi mỗi máy tự dàn trang lại từ các lệnh đó. Nếu điều kiện hai máy khác nhau, kết quả khác theo. Các nguyên nhân hay gặp:

• Máy kia không có font bạn dùng. Word sẽ tự thay bằng font khác có kích thước chữ khác, làm số dòng, số trang đổi theo. Đây là nguyên nhân số một. Xem thêm cài font chữ tiếng Việt cho Word.
• Phiên bản Word khác nhau. Word 2010, 2016, 2021 hay Microsoft 365 dàn chữ không hoàn toàn giống nhau, nhất là với bảng, hình và hộp văn bản.
• Mở bằng phần mềm khác như WPS Office, LibreOffice, Google Docs, hoặc xem trên điện thoại.
• Máy in hoặc khổ giấy mặc định khác nhau (A4 và Letter), lề trang khác.
• Dùng dấu cách, phím Tab để căn lề thay vì căn lề chuẩn: đổi font là lệch ngay.
• Chế độ tương thích: file .doc cũ mở trong Word mới bị đưa vào Compatibility Mode, dàn trang theo cách cũ.

Cách sửa file đang bị lệch

Làm lần lượt các bước sau:

1. Xem tên font gốc. Bấm vào đoạn bị lệch, nhìn tên font ở thẻ Home (Trang chủ). Nếu tên font bị gạch hoặc khác bình thường, có thể máy bạn thiếu font đó. Hỏi người gửi dùng font gì rồi cài vào máy, hoặc đổi sang font phổ biến như Times New Roman, Arial, Calibri.
2. Chọn tất cả bằng Ctrl + A, rồi đổi sang font thống nhất và cỡ chữ đồng đều. Nhớ kiểm tra tiêu đề và phần đầu trang (header/footer).
3. Kiểm tra khổ giấy: thẻ Layout (Bố cục) > Size (Kích cỡ) > chọn A4. Chỉnh lại Margins (Lề) về mức chuẩn.
4. Bật hiện ký tự ẩn bằng Ctrl + Shift + 8 để thấy dấu cách thừa, dấu xuống dòng thừa, ngắt trang. Xóa những thứ không cần.
5. Chuyển khỏi chế độ tương thích: nếu thanh tiêu đề ghi [Compatibility Mode], vào File > Info (Thông tin) > Convert (Chuyển đổi). Lưu ý thao tác này đổi file sang định dạng .docx mới, nên hãy lưu bản sao trước.
6. Sửa bảng bị vỡ: chọn bảng, thẻ Layout > AutoFit (Tự khớp) > Fixed Column Width (Độ rộng cột cố định) để các cột không tự co giãn. Hướng dẫn thêm ở bài tạo bảng trong Word.

Cách để file không bị lệch khi gửi đi

Cách chắc chắn nhất tùy mục đích bạn gửi file.

Chỉ để xem hoặc in: xuất ra PDF

1. Mở file, chọn File > Save As (Lưu thành) (hoặc Export (Xuất)).
2. Ở ô Save as type (Lưu dưới dạng) chọn PDF.
3. Bấm Save.

PDF giữ nguyên bố cục trên mọi máy. Nên dùng khi nộp bài, gửi báo giá, mang đi in. Đừng gửi PDF nếu người kia cần sửa file.

Cần người khác sửa tiếp: nhúng font

1. Vào File > Options (Tùy chọn) > Save (Lưu).
2. Tích Embed fonts in the file (Nhúng phông chữ vào tệp).
3. Tùy nhu cầu chọn thêm Embed only the characters used in the document để file nhẹ hơn.
4. Bấm OK rồi lưu lại.

Chỉ những font cho phép nhúng mới được đưa vào file, và tùy bản Word, nên không phải font nào cũng nhúng được. Cách đơn giản hơn là dùng font phổ biến.

Thói quen tốt khi soạn văn bản

• Dùng font phổ biến có sẵn trên mọi máy Windows.
• Căn lề bằng công cụ Paragraph (Đoạn văn), không dùng dấu cách hay phím Tab nhiều lần. Xem căn lề, giãn dòng chuẩn trong Word.
• Dùng Page Break (Ngắt trang) bằng Ctrl + Enter thay vì nhấn Enter nhiều lần để xuống trang mới.
• Ảnh nên đặt kiểu In Line with Text hoặc gắn chắc chắn. Tham khảo chèn ảnh vào Word và căn chỉnh.

Nếu file không mở được hoặc báo lỗi

Nếu ngoài lệch định dạng, file còn báo lỗi, không mở được hoặc nội dung mất, đó là vấn đề khác. Xem bài file Word, Excel bị lỗi không mở được.

Cần hỗ trợ thêm?

Có file quan trọng cần in gấp mà bị lệch, hoặc máy cơ quan có Word cài chưa chuẩn, bạn có thể mang tới cửa hàng để được hỗ trợ cài đặt, sửa lỗi phần mềm hoặc gọi 0943.847.333.