Cách dùng Flash Fill tự điền dữ liệu trong Excel

Bạn có cột họ tên đầy đủ "Nguyễn Văn An" và muốn tách riêng cột tên? Hay danh sách số điện thoại mỗi dòng một kiểu cần chuẩn hóa? Thay vì viết công thức dài dòng, Flash Fill (Điền nhanh) có thể làm xong trong vài giây.

Flash Fill quan sát cách bạn làm ở một hai dòng đầu, đoán quy luật rồi tự điền phần còn lại. Tính năng có từ Excel 2013 trở lên, dùng được trên Windows, Mac và bản web.

Flash Fill hoạt động thế nào

Bạn gõ kết quả mong muốn vào ô đầu tiên (hoặc hai ô đầu) của cột trống cạnh dữ liệu. Excel phát hiện mẫu và đề xuất điền cho các dòng bên dưới. Bạn chỉ cần xác nhận.

Điều quan trọng cần nhớ: kết quả của Flash Fill là giá trị cố định, không phải công thức. Nếu sau đó bạn sửa dữ liệu gốc, cột Flash Fill sẽ không tự cập nhật.

Cách bật và dùng Flash Fill

Giả sử cột A là họ tên đầy đủ, bạn muốn cột B chỉ có tên (từ cuối cùng).

1. Mở bảng tính, ở ô A2 có "Nguyễn Văn An", A3 có "Trần Thị Bình", và các dòng tiếp theo.
2. Ở ô B2, gõ tay kết quả: `An` rồi nhấn Enter.
3. Sang ô B3, bắt đầu gõ `Bình`. Excel thường hiện gợi ý màu xám cho các dòng còn lại.
4. Nhấn Enter để chấp nhận toàn bộ gợi ý.

Nếu Excel không tự hiện gợi ý, bạn kích hoạt bằng tay:

1. Chọn ô B2 (đã gõ kết quả mẫu).
2. Nhấn Ctrl + E.
3. Hoặc vào tab Data (Dữ liệu), bấm Flash Fill (Điền nhanh) trong nhóm Data Tools (Công cụ dữ liệu).
4. Hoặc vào tab Home, Fill (Điền) rồi chọn Flash Fill.

Các ví dụ thực tế dễ làm

Tách họ, tên, tên đệm

Gõ ví dụ cho dòng đầu ở mỗi cột (họ, đệm, tên) rồi nhấn Ctrl + E. Với tên tiếng Việt, hãy kiểm tra các dòng có 2 hoặc 4 chữ vì quy luật có thể bị lệch.

Ghép chuỗi

Cột A là mã hàng, cột B là tên hàng, bạn muốn cột C là "MH001 - Bàn phím". Gõ ví dụ "MH001 - Bàn phím" ở C2 rồi Ctrl + E. Excel sẽ ghép đúng theo mẫu cho các dòng còn lại.

Chuẩn hóa số điện thoại

Số điện thoại có dòng 0943847333, có dòng 0943.847.333, có dòng +84943847333. Gõ kết quả mẫu theo một kiểu thống nhất ở dòng đầu (ví dụ 0943 847 333) rồi Ctrl + E. Hãy kiểm tra lại vì Excel có thể bỏ sót dòng định dạng lạ.

Viết hoa chữ cái đầu

Nếu danh sách tên bị viết thường hoặc IN HOA lộn xộn, gõ tên đã viết đúng ở dòng đầu rồi nhấn Ctrl + E. Với việc này, hàm `PROPER` cũng làm được, nhưng Flash Fill nhanh hơn khi bạn chỉ cần kết quả một lần.

Lấy phần số hoặc phần chữ trong chuỗi

Ví dụ lấy riêng số hóa đơn từ chuỗi "HD-2024-0153": gõ "0153" ở dòng đầu rồi Ctrl + E.

Khi Flash Fill không chạy

1. Bật tùy chọn: vào File > Options (Tùy chọn) > Advanced (Nâng cao), tích Automatically Flash Fill (Tự động điền nhanh).
2. Cho Excel thêm ví dụ: nếu mẫu chưa đủ rõ, gõ thêm kết quả ở dòng thứ hai, thứ ba rồi nhấn Ctrl + E lại.
3. Đặt cột kết quả ngay cạnh cột dữ liệu: Flash Fill cần cột trống liền kề cột nguồn.
4. Kiểm tra dữ liệu: nếu dữ liệu quá lộn xộn, Excel đoán sai quy luật. Hãy chuẩn hóa tay một vài dòng trước.
5. Không có dòng trống xen giữa: dòng trống làm Excel dừng nhận mẫu.

Khi nào nên dùng công thức thay vì Flash Fill

• Dữ liệu gốc thay đổi thường xuyên và bạn muốn kết quả tự cập nhật: dùng công thức như `LEFT`, `RIGHT`, `TEXTSPLIT` (chỉ có ở Excel 365 hoặc 2021 trở lên) hoặc `&` để ghép.
• Cần độ chính xác tuyệt đối: Flash Fill đoán theo mẫu nên có thể sai ở dòng ngoại lệ. Luôn đối chiếu một số dòng cuối.
• Bảng dữ liệu rất lớn và quan trọng, như bảng lương, sổ sách: nên dùng công thức để dễ kiểm tra.

Hàm cơ bản xem thêm bài các hàm Excel cơ bản dân văn phòng cần biết và dùng hàm VLOOKUP và XLOOKUP.

Mẹo làm việc cùng Flash Fill

• Sau khi dùng Flash Fill, chuyển sang xem lại bảng bằng cách lọc và sắp xếp dữ liệu trong Excel để phát hiện dòng sai.
• Lưu file ngay sau khi hoàn tất và giữ một bản gốc, phòng khi Flash Fill điền sai và bạn đã ghi đè dữ liệu.
• Flash Fill không chạy được trên một số phiên bản Excel quá cũ (trước 2013) hoặc bản dùng chung chế độ tương thích.

Cần hỗ trợ thêm?

Cần xử lý bảng tính lớn, chuẩn hóa danh sách khách hàng hay làm báo cáo tự động? Bên cạnh hướng dẫn tự làm, bạn có thể tham khảo phần mềm theo yêu cầu hoặc tặng phần mềm bán hàng dành cho cửa hàng, hoặc nhắn qua liên hệ.