Cách dùng hàm FILTER, SORT, UNIQUE trong Excel 365

FILTER, SORT và UNIQUE là ba hàm mảng động giúp bạn lọc dữ liệu theo điều kiện, sắp xếp và lấy danh sách không trùng chỉ bằng một công thức, kết quả tự "tràn" ra các ô bên dưới. Ba hàm này chỉ có trên Excel 365 và Excel 2021 trở lên, không dùng được trên Excel 2016 hoặc 2019.

Bài này dùng ví dụ một bảng bán hàng nhỏ để bạn thực hành. Công thức viết với dấu phẩy `,`; nếu máy bạn dùng dấu chấm phẩy `;` thì đổi dấu phân cách tương ứng.

Chuẩn bị bảng dữ liệu mẫu

Giả sử bạn có bảng ở vùng A1:D9 gồm các cột: Ngày, Nhân viên, Sản phẩm, Doanh thu.

• Cột A: Ngày bán
• Cột B: Tên nhân viên (Lan, Minh, Hùng...)
• Cột C: Sản phẩm (Chuột, Bàn phím, Tai nghe...)
• Cột D: Doanh thu (số tiền)

Dòng 1 là tiêu đề, dữ liệu nằm ở A2:D9. Bạn có thể mở rộng vùng này theo bảng thật của mình. Nếu chưa quen nhập dữ liệu, xem cách tạo file Excel mới và nhập dữ liệu cơ bản.

Hàm FILTER: lọc theo điều kiện

Cú pháp: `=FILTER(mảng, điều_kiện, [nếu_rỗng])`

• mảng: vùng dữ liệu cần lấy kết quả.
• điều_kiện: biểu thức đúng/sai cho từng dòng.
• nếu_rỗng: nội dung hiển thị khi không có dòng nào khớp (tùy chọn).

Ví dụ lọc theo một điều kiện

1. Chọn ô F2 (ô trống bất kỳ, đủ chỗ bên dưới và bên phải).
2. Gõ: `=FILTER(A2:D9, B2:B9="Lan", "Không có")`
3. Nhấn Enter.

Excel liệt kê tất cả dòng của nhân viên Lan, tràn sang các ô kế bên. Nếu không có dòng nào, ô hiển thị "Không có".

Lọc với nhiều điều kiện

• Và (AND) dùng dấu ``: `=FILTER(A2:D9, (B2:B9="Lan")(D2:D9>1000000), "Không có")` lấy dòng của Lan có doanh thu trên 1 triệu.
• Hoặc (OR) dùng dấu `+`: `=FILTER(A2:D9, (B2:B9="Lan")+(B2:B9="Minh"), "Không có")`.

Hàm SORT: sắp xếp tự động

Cú pháp: `=SORT(mảng, [cột_sắp_xếp], [thứ_tự], [theo_cột])`

• cột_sắp_xếp: số thứ tự cột trong mảng (cột thứ 4 là doanh thu).
• thứ_tự: `1` là tăng dần, `-1` là giảm dần.

Ví dụ sắp xếp doanh thu giảm dần

1. Chọn ô H2.
2. Gõ: `=SORT(A2:D9, 4, -1)`
3. Nhấn Enter.

Bảng được sắp xếp theo cột thứ 4 (Doanh thu) từ lớn đến nhỏ. Khi bạn thêm dữ liệu vào bảng gốc (nếu vùng tham chiếu đã bao gồm), kết quả cập nhật theo mà không cần sắp xếp lại bằng tay. Nếu bạn muốn sắp xếp thao tác thường, xem cách lọc và sắp xếp dữ liệu trong Excel.

Hàm UNIQUE: lấy danh sách không trùng

Cú pháp: `=UNIQUE(mảng, [theo_cột], [chỉ_xuất_hiện_một_lần])`

Ví dụ lấy danh sách nhân viên

1. Chọn ô J2.
2. Gõ: `=UNIQUE(B2:B9)`
3. Nhấn Enter.

Excel trả về mỗi tên nhân viên đúng một lần, bỏ các tên lặp. Muốn chỉ lấy giá trị chỉ xuất hiện đúng một lần trong dữ liệu, thêm tham số: `=UNIQUE(B2:B9, FALSE, TRUE)`.

Nếu bạn chỉ muốn xóa dữ liệu trùng trong chính bảng thay vì tạo danh sách mới, xem cách xóa dữ liệu trùng lặp trong Excel.

Kết hợp cả ba hàm

Sức mạnh thật sự nằm ở việc lồng các hàm.

Danh sách sản phẩm không trùng, đã sắp xếp

`=SORT(UNIQUE(C2:C9))`

Kết quả là danh sách sản phẩm duy nhất theo thứ tự A–Z.

Lọc rồi sắp xếp doanh thu giảm dần

`=SORT(FILTER(A2:D9, B2:B9="Lan", "Không có"), 4, -1)`

Hàm trên lấy dòng của Lan và xếp theo doanh thu giảm dần. Nếu cột nhân viên nằm ở ô chọn sẵn như F1, bạn thay `"Lan"` bằng `F1` để đổi người xem chỉ bằng cách gõ tên khác. Kết hợp với danh sách thả xuống như trong cách tạo danh sách thả xuống trong Excel, bạn có thể tạo báo cáo nhỏ gọn.

Lỗi thường gặp

• #SPILL!: vùng kết quả bị ô khác chắn. Xóa dữ liệu hoặc di chuyển công thức.
• #NAME?: bản Excel của bạn không hỗ trợ hàm (Excel 2019 trở xuống). Dùng bộ lọc Filter thường hoặc nâng cấp.
• #CALC!: FILTER không tìm thấy dòng khớp và bạn chưa khai báo tham số "nếu_rỗng".
• Công thức hiện thêm dấu @: do mở file bằng phiên bản cũ.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu bạn cần cài bộ Office, làm báo cáo Excel cho cửa hàng hoặc muốn phần mềm quản lý bán hàng thay cho bảng tính, bạn có thể ghé cửa hàng hoặc xem trang phần mềm theo yêu cầu. Đơn từ 5 triệu còn được tặng phần mềm bán hàng Quầy Việt PRO.