Cách tạo file Excel mới và nhập dữ liệu cơ bản cho người mới

Muốn làm bảng chi tiêu, danh sách khách hàng hay sổ theo dõi hàng hóa, bạn chỉ cần biết tạo một file Excel mới và nhập dữ liệu cho đúng. Bài này đi từng bước từ lúc mở Excel đến lúc lưu file, kèm vài lỗi nhập liệu mà hầu như ai mới học cũng gặp.

Bạn không cần biết công thức hay hàm gì cả. Chỉ cần hiểu bảng tính gồm các ô, hàng, cột và biết cách gõ dữ liệu vào đó là đã dùng được ngay.

Excel là gì và file Excel gồm những phần nào

Excel là phần mềm bảng tính của Microsoft. Một file Excel được gọi là Workbook (sổ làm việc), bên trong có một hoặc nhiều Sheet (trang tính) nằm ở các thẻ phía dưới cùng.

Mỗi sheet là một lưới gồm:

• Cột: đánh chữ cái A, B, C... chạy ngang.
• Hàng: đánh số 1, 2, 3... chạy dọc.
• Ô (cell): giao điểm của cột và hàng, có tên như A1, B3. Ô đang chọn có viền đậm và tên hiện ở hộp Name Box góc trên bên trái.

Cách tạo file Excel mới

Cách 1: Mở từ Excel

1. Bấm nút Start (Bắt đầu) hoặc ô tìm kiếm trên thanh Taskbar, gõ Excel.
2. Bấm vào ứng dụng Excel để mở.
3. Ở màn hình chào, chọn Blank workbook (Sổ làm việc trống).
4. Một file trắng xuất hiện, tên tạm là Book1. Bạn có thể bắt đầu gõ ngay.

Cách 2: Tạo nhanh từ màn hình Desktop hoặc thư mục

1. Bấm chuột phải vào chỗ trống trên Desktop hoặc trong một thư mục.
2. Chọn New (Mới), rồi chọn Microsoft Excel Worksheet.
3. Gõ tên file rồi nhấn Enter.
4. Bấm đúp vào file vừa tạo để mở.

Cách 2 tiện khi bạn đã biết sẽ lưu file ở đâu, đỡ phải chọn lại thư mục lúc lưu. Nếu chưa quen thao tác tạo và đổi tên thư mục, xem thêm bài tạo, đổi tên, di chuyển và xóa thư mục.

Cách nhập dữ liệu vào ô

1. Bấm chuột vào ô muốn nhập, ví dụ A1.
2. Gõ nội dung, ví dụ Họ tên.
3. Nhấn Enter để xuống ô phía dưới, hoặc Tab để sang ô bên phải.
4. Muốn sửa ô đã nhập, bấm chọn ô rồi nhấn F2 hoặc bấm đúp vào ô.
5. Muốn xóa nội dung, chọn ô rồi nhấn Delete.

Một cách bắt đầu hợp lý là dùng hàng 1 làm tiêu đề (Họ tên, Số điện thoại, Ngày, Số tiền...), từ hàng 2 trở đi là dữ liệu. Mỗi hàng là một bản ghi, mỗi cột là một loại thông tin. Cách tổ chức này giúp sau này lọc, sắp xếp và tính tổng rất dễ.

Nhập đúng từng loại dữ liệu

Chữ

Căn lề trái theo mặc định. Gõ tiếng Việt có dấu bình thường nếu máy đã có bộ gõ, chưa có thì xem bài gõ tiếng Việt bằng Unikey.

Số

Căn lề phải theo mặc định. Có thể tính toán được. Chỉ gõ con số, không kèm chữ đơn vị như 500k hay 2 cái, vì Excel sẽ coi đó là chữ và không cộng được.

Ngày tháng

Gõ theo dạng quen dùng trên máy bạn, thường là ngày/tháng/năm, ví dụ 15/03/2026. Nếu Excel tự đổi thành kiểu lạ hoặc báo lỗi, nghĩa là định dạng ngày của Windows đang khác, bạn có thể chỉnh trong phần ngày giờ của hệ thống, xem bài chỉnh ngày giờ và múi giờ.

Số điện thoại và mã có số 0 đầu

Đây là lỗi hay gặp nhất: gõ 0943847333 thì Excel bỏ số 0 đầu. Có hai cách xử lý:

1. Gõ dấu nháy đơn trước số: '0943847333. Dấu nháy không hiện ra trong ô.
2. Hoặc chọn cả cột, vào thẻ Home (Trang chủ), ở ô định dạng số chọn Text (Văn bản) rồi mới nhập.

Điều chỉnh bảng cho dễ nhìn

• Cột chật chữ bị che: đưa chuột vào đường kẻ giữa hai tiêu đề cột (ví dụ giữa A và B), bấm đúp để Excel tự giãn vừa nội dung.
• Chữ tiêu đề in đậm: chọn hàng 1, nhấn Ctrl + B.
• Kẻ khung: chọn vùng dữ liệu, vào Home, bấm biểu tượng Borders (Đường viền) rồi chọn All Borders (Tất cả đường viền).
• Đổi tên sheet: bấm đúp vào tên sheet ở phía dưới, gõ tên mới.

Khi bảng dài hàng trăm dòng, bạn sẽ muốn tiêu đề luôn hiện trên cùng. Cách làm nằm trong bài cố định dòng tiêu đề bằng Freeze Panes.

Lưu file Excel đúng cách

1. Nhấn Ctrl + S.
2. Lần đầu lưu, Excel hỏi nơi lưu: chọn This PC (Máy tính này) rồi chọn thư mục như Documents (Tài liệu) hoặc Desktop.
3. Gõ tên file có nghĩa, ví dụ Chi-tieu-thang-3, giữ định dạng mặc định Excel Workbook (*.xlsx).
4. Bấm Save (Lưu).

Về sau, cứ làm vài dòng lại nhấn Ctrl + S một lần. Mất điện hay máy treo đột ngột mà chưa lưu thì rất khó lấy lại. Nếu file quan trọng, hãy đặt mật khẩu theo hướng dẫn đặt mật khẩu cho file Word, Excel và nhớ sao lưu sang chỗ khác.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu máy bạn chưa cài Office, mở Excel báo lỗi hoặc chạy chậm khi làm file lớn, bạn có thể mang máy tới cửa hàng để được kiểm tra miễn phí và báo giá trước khi xử lý, xem thêm trang sửa chữa. Cần tư vấn máy chạy Excel mượt hơn thì liên hệ qua trang liên hệ.