Cách dùng Microsoft To Do quản lý công việc hằng ngày

Microsoft To Do là ứng dụng ghi chú công việc miễn phí, đơn giản và đồng bộ giữa máy tính, điện thoại. Bạn tạo danh sách việc cần làm, đặt hạn và nhắc nhở, rồi tick hoàn thành khi xong. Dùng đều đặn, nó giúp bạn bớt quên việc mà không cần học nhiều.

Bài này hướng dẫn từ cài đặt, đăng nhập, tạo danh sách, thêm việc, đặt nhắc hẹn tới chia sẻ danh sách với người khác. Giao diện có thể thay đổi nhẹ theo phiên bản, tên mục tiếng Việt có thể hơi khác một chút.

Chuẩn bị: cài đặt và đăng nhập

1. Trên Windows 11, bấm Start (Bắt đầu) và gõ Microsoft To Do. Nếu chưa có, mở Microsoft Store, tìm Microsoft To Do và bấm Get (Tải) hoặc Install (Cài đặt).
2. Mở ứng dụng.
3. Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft (Outlook, Hotmail hoặc tài khoản công việc/trường học). Chưa có tài khoản thì tạo mới.
4. Trên điện thoại, tải ứng dụng cùng tên từ kho ứng dụng và đăng nhập cùng tài khoản để dữ liệu đồng bộ.

Bạn cũng có thể dùng To Do trên trình duyệt web mà không cần cài, nhưng bản ứng dụng tiện hơn khi cần nhắc hẹn.

Làm quen giao diện

Cột bên trái liệt kê các danh sách. Một số danh sách có sẵn:

• My Day (Ngày của tôi): nơi bạn gom việc định làm hôm nay. Danh sách này làm mới mỗi ngày.
• Important (Quan trọng): các việc bạn đánh dấu sao.
• Planned (Đã lên kế hoạch): các việc có ngày hạn.
• Tasks (Công việc): danh sách mặc định cho việc chưa phân loại.

Bạn có thể tạo thêm danh sách riêng như Công việc, Gia đình, Mua sắm.

Tạo danh sách và thêm công việc

Tạo danh sách mới

1. Ở cột trái, bấm New list (Danh sách mới).
2. Gõ tên danh sách, ví dụ Công việc tuần này.
3. Nhấn Enter.

Thêm một việc

1. Chọn danh sách.
2. Bấm ô Add a task (Thêm tác vụ) ở phía trên.
3. Gõ nội dung, ví dụ Gửi báo giá cho khách A.
4. Nhấn Enter. Việc xuất hiện trong danh sách.

Đánh dấu hoàn thành

Bấm vào vòng tròn bên trái việc. Việc đã xong chuyển xuống phần hoàn thành. Bấm lại để hoàn tác nếu tick nhầm.

Đặt hạn, nhắc hẹn và lặp lại

Bấm vào một việc để mở chi tiết ở khung bên phải. Tại đây bạn có thể:

1. Add to My Day (Thêm vào Ngày của tôi) để đưa việc vào kế hoạch hôm nay.
2. Remind me (Nhắc tôi): chọn thời điểm nhận thông báo, ví dụ chiều nay hay ngày mai, hoặc chọn ngày giờ cụ thể.
3. Add due date (Thêm ngày hạn): đặt ngày phải xong.
4. Repeat (Lặp lại): chọn lặp hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng, hoặc tùy chỉnh. Hợp với việc định kỳ như nộp báo cáo tuần, thanh toán hóa đơn.
5. Bấm Add a note (Thêm ghi chú) để ghi thêm chi tiết.

Để thông báo nhắc hẹn hiện lên, hãy bảo đảm Windows cho phép thông báo của ứng dụng: vào Settings (Cài đặt) > System (Hệ thống) > Notifications (Thông báo) và kiểm tra To Do đang được bật.

Chia nhỏ việc lớn bằng Steps

Một việc lớn nên tách thành các bước nhỏ:

1. Mở việc cần chia.
2. Bấm Add step (Thêm bước).
3. Gõ từng bước và nhấn Enter.
4. Tick từng bước khi xong. Việc chính hiển thị tiến độ, ví dụ 2 trên 5.

Ví dụ việc Chuẩn bị họp khách có thể gồm các bước: soạn slide, in tài liệu, kiểm tra máy chiếu.

Chia sẻ danh sách với người khác

Tính năng này hữu ích cho gia đình hoặc nhóm nhỏ.

1. Chọn danh sách muốn chia sẻ.
2. Bấm biểu tượng Share (Chia sẻ) trên đầu danh sách.
3. Chọn Create invitation link (Tạo liên kết mời).
4. Gửi liên kết cho người khác, ví dụ qua Zalo.
5. Người nhận mở liên kết, đăng nhập tài khoản Microsoft và tham gia danh sách. Mọi người cùng thêm, tick, sửa được việc trong danh sách đó.

Xem thêm cách gửi liên kết và file ở bài gửi file qua Zalo trên máy tính. Bạn có thể giao việc cho người trong danh sách chia sẻ nếu danh sách đã có nhiều người.

Thói quen dùng To Do hiệu quả

• Mỗi sáng, mở danh sách và chọn 3 đến 5 việc quan trọng đưa vào My Day.
• Mỗi cuối ngày, xem việc chưa xong và dời sang ngày mai hoặc bỏ đi.
• Đừng nhồi quá nhiều việc vào My Day, nếu không bạn sẽ chán và bỏ.
• Gom việc vặt vào một danh sách riêng, làm một lượt vào giờ rảnh.
• Dùng Important có chọn lọc, đừng đánh dấu mọi thứ.

Nếu bạn muốn ghi chú chi tiết hơn hoặc quản lý dự án phức tạp, có thể cần công cụ khác. Với doanh nghiệp muốn quy trình riêng, có thể xem phần mềm theo yêu cầu.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu máy bạn không cài được ứng dụng, thông báo không hiện hoặc chạy chậm, bạn có thể mang tới cửa hàng để kiểm tra miễn phí, xem trang sửa chữa hoặc gọi 0943.847.333.