Cách giảm dung lượng file Excel nặng, mở chậm

File Excel phình to tới hàng chục MB, mở mất cả phút, lưu cũng chậm thường do vài nguyên nhân quen thuộc: vùng dữ liệu bị đánh dấu thừa, định dạng thừa, ảnh nặng, bộ nhớ đệm của PivotTable và quá nhiều công thức. Bạn có thể giảm đáng kể dung lượng mà không mất dữ liệu quan trọng.

Bài này đi theo thứ tự từ cách an toàn nhất đến cách can thiệp nhiều hơn. Hãy sao chép file ra bản dự phòng trước khi thử.

Bước 0: Sao lưu và kiểm tra nguyên nhân

1. Bấm chuột phải vào file, chọn Copy rồi dán thành một bản dự phòng.
2. Mở file gốc, nhấn Ctrl + End để nhảy tới ô cuối cùng Excel cho là có dữ liệu. Nếu ô này nằm rất xa vùng dữ liệu thật, file đang mang nhiều ô thừa.
3. Xem từng sheet có ảnh, hình vẽ, PivotTable hay không.

Bước 1: Xóa hàng và cột thừa ở cuối dữ liệu

1. Chọn tiêu đề hàng ngay dưới dòng dữ liệu cuối, nhấn Ctrl + Shift + Mũi tên xuống để chọn tới hết.
2. Bấm chuột phải, chọn Delete (Xóa) (không chỉ nhấn phím Delete).
3. Làm tương tự cho các cột thừa bên phải bằng Ctrl + Shift + Mũi tên phải.
4. Lưu bằng Ctrl + S, đóng và mở lại file để Excel cập nhật vùng dùng.

Đây là nguyên nhân phổ biến nhất khiến file nặng mà nhìn thì ít dữ liệu.

Bước 2: Lưu dưới dạng .xlsb

Định dạng Excel Binary Workbook (.xlsb) thường nhỏ hơn và mở nhanh hơn .xlsx với file lớn.

1. Vào File > Save As (Lưu thành).
2. Ở ô Save as type (Lưu dạng), chọn Excel Binary Workbook (*.xlsb).
3. Bấm Save.

Bước 3: Nén ảnh và bỏ hình thừa

1. Chọn một ảnh, vào tab Picture Format (Định dạng Ảnh), bấm Compress Pictures (Nén ảnh).
2. Chọn tùy chọn áp dụng cho tất cả ảnh và độ phân giải phù hợp.
3. Mở Home > Find & Select > Selection Pane (Ngăn chọn) để thấy các hình ẩn hoặc trùng, xóa những cái không dùng.

Xem thêm cách nén ảnh, tài liệu ở giảm dung lượng ảnh để gửi email, Zalo và giảm dung lượng file PowerPoint.

Bước 4: Xử lý PivotTable

1. Bấm vào PivotTable, chuột phải chọn PivotTable Options (Tùy chọn PivotTable).
2. Chuyển tab Data (Dữ liệu), bỏ chọn Save source data with file (Lưu dữ liệu nguồn cùng tệp).
3. Bật Refresh data when opening the file (Làm mới dữ liệu khi mở tệp) nếu cần.

Cách này giảm dung lượng nhưng khi mở file Excel sẽ phải làm mới dữ liệu, và nếu nguồn dữ liệu không còn truy cập được, bạn sẽ không làm mới được.

Bước 5: Dọn định dạng và công thức

• Chọn vùng thừa và dùng Home > Editing > Clear > Clear Formats (Xóa định dạng).
• Với bản có tính năng Inquire, tab này có công cụ Clean Excess Cell Formatting (chỉ có ở một số bản Office và cần bật add-in).
• Công thức rất nhiều, nhất là công thức mảng và hàm bay hơi như OFFSET, INDIRECT, làm file chậm. Có thể đổi các cột kết quả đã chốt thành giá trị: chọn vùng, Ctrl + C, rồi Paste Special (Dán đặc biệt) > Values (Giá trị).
• Đặt tính toán thủ công khi cần: Formulas (Công thức) > Calculation Options (Tùy chọn tính toán) > Manual (Thủ công), nhấn F9 để tính lại.
• Kiểm tra Formulas > Name Manager xem có tên (name) lỗi hoặc thừa nhiều không.

Nếu file có liên kết ra ngoài, kiểm tra Data > Queries & Connections > Edit Links và ngắt các liên kết không còn dùng.

Khi nào nên chia nhỏ file hoặc nâng cấp máy

File có hàng trăm nghìn dòng và công thức phức tạp có thể vẫn chậm dù đã tối ưu. Khi đó nên chia dữ liệu theo năm hoặc theo tháng, hoặc dùng cơ sở dữ liệu. Nếu máy chậm cả với file bình thường, cân nhắc nâng RAM và SSD. Xem Excel bị đơ, chạy chậm với file lớn và cấu hình PC kế toán chạy MISA, Excel nặng mượt.

Để gửi file qua email dễ hơn, bạn cũng có thể nén thành file zip.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu file Excel nặng khiến máy bạn đơ liên tục, có thể máy đã đến lúc nâng cấp RAM, SSD. Hãy mang máy tới cửa hàng để kiểm tra, xem thêm dịch vụ sửa chữa hoặc gọi 0943.847.333.