Cách khóa ô công thức và bảo vệ sheet trong Excel

Bảng tính lương, báo giá, bảng kho gửi cho nhiều người nhập liệu thì kiểu gì cũng có người vô tình xóa mất công thức. Excel cho phép bạn khóa các ô công thức và chỉ để mở những ô cần nhập, nhờ chức năng Protect Sheet (Bảo vệ trang tính).

Bài này hướng dẫn cách làm đúng thứ tự, vì có một điểm nhiều người hiểu nhầm: mặc định mọi ô trong Excel đều đã ở trạng thái “Locked” (khóa), nhưng khóa chỉ có hiệu lực khi bạn bật bảo vệ sheet.

Hiểu nguyên lý: khóa ô và bảo vệ sheet là hai bước

• Locked (Khóa) là thuộc tính của từng ô, mặc định được bật cho tất cả.
• Protect Sheet (Bảo vệ trang tính) là công tắc tổng, khi bật thì các ô Locked mới không sửa được.

Vì vậy, nếu bạn bật bảo vệ ngay, cả sheet sẽ bị khóa, kể cả ô cần nhập liệu. Cách làm chuẩn là: mở khóa các ô nhập liệu, khóa các ô công thức, rồi mới bảo vệ sheet.

Bước 1: Mở khóa toàn bộ sheet

1. Nhấn Ctrl + A để chọn tất cả các ô.
2. Nhấn Ctrl + 1 (hoặc chuột phải chọn Format Cells (Định dạng ô)).
3. Chuyển sang thẻ Protection (Bảo vệ).
4. Bỏ tick ô Locked (Khóa), bấm OK.

Bây giờ mọi ô đều ở trạng thái mở khóa.

Bước 2: Chọn và khóa riêng các ô công thức

1. Vẫn ở sheet đó, vào thẻ Home (Trang đầu), bấm Find & Select (Tìm và chọn), chọn Go To Special (Đến ô đặc biệt).
2. Chọn Formulas (Công thức), bấm OK. Excel tự bôi đen mọi ô có công thức.
3. Nhấn Ctrl + 1, vào thẻ Protection.
4. Tick ô Locked (Khóa). Nếu muốn che luôn nội dung công thức, tick thêm Hidden (Ẩn). Khi đó người khác bấm vào ô sẽ không thấy công thức trên thanh công thức.
5. Bấm OK.

Nếu bạn muốn khóa cả những ô tiêu đề hoặc ô có dữ liệu cố định, chọn thêm các ô đó rồi tick Locked tương tự.

Bước 3: Bật bảo vệ sheet

1. Vào thẻ Review (Xem lại).
2. Bấm Protect Sheet (Bảo vệ trang tính).
3. Nhập mật khẩu vào ô Password to unprotect sheet (Mật khẩu để gỡ bảo vệ). Có thể để trống nếu chỉ cần ngăn sửa nhầm, không cần ngăn người khác cố ý.
4. Trong danh sách Allow all users of this worksheet to (Cho phép mọi người dùng), tick những thao tác vẫn cho phép, ví dụ Select locked cells, Select unlocked cells, Format columns (Định dạng cột), Sort, Use AutoFilter.
5. Bấm OK. Nếu nhập mật khẩu, Excel sẽ yêu cầu nhập lại để xác nhận.

Từ giờ, người dùng chỉ nhập được vào các ô đã mở khóa. Cố sửa ô công thức sẽ nhận hộp thoại cảnh báo ô được bảo vệ.

Cho phép chỉnh sửa vùng cụ thể theo mật khẩu riêng

Trường hợp mỗi người được sửa một vùng riêng, dùng Allow Edit Ranges (Cho phép sửa vùng):

1. Vào Review, bấm Allow Edit Ranges (làm trước khi bật Protect Sheet).
2. Bấm New (Mới), đặt tên vùng, chọn vùng ô, đặt mật khẩu cho vùng đó.
3. Lặp lại cho các vùng khác rồi bấm Protect Sheet như bước 3.

Người biết mật khẩu vùng nào thì sửa được vùng đó, các vùng khác vẫn bị khóa.

Bảo vệ cấu trúc workbook

Bảo vệ sheet không ngăn việc xóa, đổi tên hay thêm sheet. Để chặn, vào Review, chọn Protect Workbook (Bảo vệ sổ làm việc), nhập mật khẩu. Sau đó không ai xóa hoặc di chuyển sheet được.

Gỡ bảo vệ khi cần sửa công thức

1. Vào thẻ Review.
2. Bấm Unprotect Sheet (Bỏ bảo vệ trang tính).
3. Nhập mật khẩu (nếu có).
4. Sửa xong thì làm lại bước bảo vệ.

Những điều nên biết

• Bảo vệ sheet không phải mã hóa. Nó ngăn sửa nhầm, nhưng không đủ để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm. Muốn người lạ không mở được file, hãy đặt mật khẩu mở file, xem cách đặt mật khẩu cho file Word, Excel.
• Nút Protect Sheet bị mờ nếu file đang mở ở chế độ chỉ đọc hoặc đang chia sẻ.
• Muốn dùng ô nhập có danh sách chọn sẵn cho đỡ gõ nhầm, kết hợp với danh sách thả xuống trong Excel.
• Ví dụ áp dụng thực tế: làm bảng tính lương đơn giản bằng Excel, nơi các cột công thức nên khóa còn cột chấm công để mở.

Thao tác trên áp dụng cho Excel 2016 trở lên và Microsoft 365, tên menu tiếng Việt có thể khác chút tùy bản.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu bạn cần một công cụ quản lý bán hàng, kho hay công nợ chặt chẽ hơn bảng tính, cửa hàng có tặng phần mềm bán hàng Quầy Việt PRO cho đơn từ 5 triệu. Doanh nghiệp muốn xây công cụ riêng có thể xem phần mềm theo yêu cầu hoặc gọi hotline 0943.847.333.