Cách làm bảng chấm công bằng Excel tự tính ngày công

Một bảng chấm công làm bằng Excel đủ cho cửa hàng nhỏ hoặc văn phòng vài chục người: chọn tháng là ngày tự đổi, cuối tuần tự tô màu, nhân viên chấm bằng ký hiệu và cột tổng tự cộng ngày công. Bạn không cần phần mềm riêng, chỉ cần vài hàm cơ bản.

Bài này dùng công thức với dấu phẩy ,. Nếu máy bạn đặt vùng theo kiểu Việt Nam hoặc châu Âu và Excel báo lỗi, hãy thay dấu , bằng dấu ;. Các hàm dùng đều có trong mọi bản Excel hiện hành.

Bước 1: Thiết kế khung bảng

Giả sử bảng có tiêu đề ở hàng 1 đến 4, dữ liệu nhân viên từ hàng 6.

1. Ô B1: gõ tiêu đề "BẢNG CHẤM CÔNG".
2. Ô B2: gõ "Tháng", ô C2 nhập số tháng (ví dụ 10). Ô B3: gõ "Năm", ô C3 nhập năm (ví dụ 2026).
3. Hàng 5 làm tiêu đề cột: A5 "STT", B5 "Họ tên", các cột C5 đến AG5 là ngày 1 đến 31 (sẽ do công thức điền), rồi AH5 "Tổng công", AI5 "Nghỉ phép", AJ5 "Nghỉ không phép". Hàng 4 phía trên các cột ngày dành để hiển thị thứ trong tuần.
4. Từ hàng 6 trở đi, nhập tên nhân viên ở cột B.

Mẹo: chọn hàng 5 rồi bấm Ctrl + Shift + L để bật bộ lọc, tiện lọc theo từng người. Xem thêm cách lọc và sắp xếp dữ liệu trong Excel.

Bước 2: Cho ngày tự động theo tháng và năm

Ô C5 (ngày đầu tháng) nhập:

=DATE($C$3,$C$2,1)

Ô D5 (ngày tiếp theo) nhập công thức, rồi kéo sang phải tới AG5:

=IF(C5="","",IF(MONTH(C5+1)=$C$2,C5+1,""))

Công thức này cộng thêm 1 ngày, nhưng nếu đã sang tháng sau thì để trống. Nhờ vậy, tháng 30 ngày hay tháng 2 chỉ hiện đúng số ngày.

Các ô này đang chứa ngày đầy đủ, nên hãy cho hiển thị mỗi số ngày: chọn C5:AG5, bấm Ctrl + 1 (Format Cells), thẻ Number chọn Custom, gõ d rồi bấm OK.

Muốn hiển thị thứ trong tuần ở hàng 4 (T2, T3...), ô C4 nhập =IF(C5="","",TEXT(C5,"ddd")) rồi kéo sang phải. Kết quả chữ (như "Mon" hay "T2") phụ thuộc ngôn ngữ của Excel, nên hãy thử trước.

Bước 3: Tô màu cuối tuần bằng Conditional Formatting

1. Chọn vùng C5:AG30 (từ hàng ngày tới hết danh sách nhân viên).
2. Vào Home (Trang chủ) > Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) > New Rule (Quy tắc mới).
3. Chọn Use a formula to determine which cells to format (Dùng công thức để xác định ô cần định dạng).
4. Nhập công thức: =AND(C$5<>"",WEEKDAY(C$5,2)>5)
5. Bấm Format (Định dạng), chọn màu nền xám hoặc vàng nhạt, bấm OK.

Hàm WEEKDAY với tham số 2 cho thứ Hai là 1 và Chủ nhật là 7, nên lớn hơn 5 chính là thứ Bảy và Chủ nhật. Nếu cửa hàng làm cả thứ Bảy, đổi thành WEEKDAY(C$5,2)=7 để chỉ tô Chủ nhật.

Bước 4: Quy định ký hiệu chấm công và tạo danh sách chọn

Thống nhất bảng ký hiệu cho cả công ty, ví dụ:

• X: làm cả ngày (1 công)
• X/2: làm nửa ngày (0,5 công)
• P: nghỉ phép có lương
• K: nghỉ không phép

Để nhân viên chỉ chọn đúng ký hiệu, dùng danh sách thả xuống:

1. Chọn vùng chấm công C6:AG30.
2. Vào Data (Dữ liệu) > Data Validation (Xác thực dữ liệu).
3. Ở Allow (Cho phép) chọn List (Danh sách).
4. Ở Source (Nguồn) gõ: X,X/2,P,K (dùng dấu ; nếu Excel yêu cầu), bấm OK.

Mỗi ô giờ có mũi tên chọn nhanh, tránh việc gõ sai chính tả gây sai tổng.

Bước 5: Tính tổng công, phép và nghỉ không phép

Với dòng nhân viên đầu tiên ở hàng 6:

• Tổng công (ô AH6): =COUNTIF(C6:AG6,"X")+COUNTIF(C6:AG6,"X/2")*0.5
• Nghỉ phép (ô AI6): =COUNTIF(C6:AG6,"P")
• Nghỉ không phép (ô AJ6): =COUNTIF(C6:AG6,"K")

Chọn ba ô này rồi kéo xuống các hàng bên dưới để áp dụng cho toàn bộ nhân viên. Nếu Excel hiểu 0.5 sai (do dấu thập phân), gõ 0,5 theo cài đặt máy bạn.

Bước 6: Hoàn thiện, bảo vệ và in

• Chọn ô C6, bấm View > Freeze Panes để khi cuộn, tiêu đề và tên nhân viên vẫn hiển thị.
• Khóa các ô công thức: chọn ô công thức, Review > Protect Sheet (Bảo vệ trang tính) để tránh bị xóa nhầm; trước khi khóa hãy bỏ khóa vùng chấm công ở Format Cells > Protection.
• Để in vừa một trang ngang, xem cách in file Excel vừa khổ giấy A4.

Bảng này có thể mở rộng: thêm cột phụ cấp, tăng ca, hoặc tạo báo cáo tổng hợp. Nếu bạn cần một mẫu phiếu thu chi, xem cách làm phiếu thu, hóa đơn bán lẻ đơn giản bằng Excel. Cần ôn các hàm thường dùng, xem các hàm Excel cơ bản dân văn phòng cần biết.

Cần hỗ trợ thêm?

Khi số nhân viên nhiều lên, chấm công, lương, bán hàng nên được quản lý trên một hệ thống thống nhất. Cường Tech có thể tư vấn phần mềm theo yêu cầu hoặc phần mềm bán hàng Quầy Việt PRO cho cửa hàng. Gọi hotline/Zalo 0943.847.333 để được hỗ trợ.