Cách lập bảng theo dõi chi tiêu gia đình đơn giản bằng Excel

Theo dõi chi tiêu không cần phần mềm phức tạp, một file Excel nhỏ là đủ để biết tiền đi đâu, cuối tháng còn dư bao nhiêu. Chìa khóa là bảng đơn giản, nhập nhanh mỗi ngày chỉ mất một phút, rồi để Excel tự tính tổng theo hạng mục.

Bài này hướng dẫn từng bước cho người mới: tạo bảng nhập, tạo danh sách chọn hạng mục, tính tổng theo tháng và vẽ biểu đồ. Công thức viết với dấu phẩy ngăn cách; nếu máy bạn dùng dấu chấm phẩy (;) thì thay tương ứng.

Bước 1: thiết kế bảng nhập liệu

Mở một file Excel mới, ở Sheet1 đặt tên là Nhap lieu (nhấp đúp vào tên sheet để đổi). Tạo hàng tiêu đề ở dòng 1:

• A1: Ngày
• B1: Hạng mục
• C1: Nội dung
• D1: Số tiền
• E1: Tháng
• F1: Hình thức (tiền mặt, thẻ, chuyển khoản, tùy bạn)

Nhập vài dòng mẫu để thử. Ở cột E, ô E2 nhập công thức:

=MONTH(A2)

Rồi kéo xuống các ô dưới. Công thức này lấy số tháng từ ngày để tổng hợp theo tháng.

Bước 2: biến vùng dữ liệu thành bảng

1. Chọn một ô trong vùng dữ liệu (ví dụ A1).
2. Nhấn Ctrl + T để tạo bảng (Create Table), tích My table has headers (Bảng của tôi có tiêu đề) rồi bấm OK.

Lợi ích: khi bạn thêm dòng mới ngay dưới, bảng tự mở rộng, công thức ở cột E tự điền xuống, và các công thức tổng hợp tự cập nhật.

Để định dạng cột Số tiền dễ đọc: chọn cột D, nhấn Ctrl + 1, chọn Number (Số), tích Use 1000 Separator (Dùng dấu phân cách hàng nghìn), đặt số thập phân là 0.

Bước 3: tạo danh sách chọn hạng mục

Để khỏi gõ sai chữ, hãy tạo danh sách thả xuống.

1. Tạo một sheet mới tên Danh muc. Ở A1 gõ "Hạng mục", từ A2 trở xuống nhập: Ăn uống, Đi chợ, Điện nước, Xăng xe, Học phí, Y tế, Giải trí, Tiết kiệm, Khác.
2. Quay lại sheet Nhap lieu, chọn các ô cột B (từ B2 xuống dưới).
3. Vào tab Data (Dữ liệu) > Data Validation (Kiểm tra dữ liệu).
4. Ở mục Allow (Cho phép) chọn List (Danh sách).
5. Ở ô Source (Nguồn), bấm vào biểu tượng chọn vùng, kéo chọn A2 tới A10 trên sheet Danh muc, rồi bấm OK.

Từ giờ mỗi ô trong cột Hạng mục sẽ có mũi tên để chọn nhanh.

Bước 4: lập bảng tổng hợp theo tháng

Tạo sheet Tong hop. Ở cột A liệt kê các hạng mục (có thể sao chép từ sheet Danh muc), ở ô B1 nhập số tháng muốn xem, ví dụ 1. Tại ô B3 (cạnh hạng mục đầu tiên) nhập:

=SUMIFS('Nhap lieu'!D:D,'Nhap lieu'!B:B,A3,'Nhap lieu'!E:E,$B$1)

Công thức này cộng tiền theo hạng mục ở A3 và đúng tháng ở B1. Kéo xuống cho các hạng mục còn lại. Ở cuối cột, dùng =SUM(B3:B11) để ra tổng chi trong tháng.

Bạn có thể đổi số tháng ở B1 để xem các tháng khác. Chi tiết cách dùng hàm này, xem cách dùng hàm SUMIFS, COUNTIFS nhiều điều kiện.

Bước 5: tính thu nhập và số dư

Thêm hai dòng phía dưới bảng tổng hợp:

• Thu nhập trong tháng: nhập tay số tiền lương, thu khác.
• Còn lại: công thức =B14-B12 (thu nhập trừ tổng chi, điều chỉnh theo ô của bạn).

Nếu số âm, bạn biết tháng đó chi vượt thu. Có thể tô màu đỏ cho số âm: chọn ô, vào Home (Trang chủ) > Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) > Highlight Cells Rules > Less Than và nhập 0.

Bước 6: vẽ biểu đồ xem tiền đi đâu

1. Chọn vùng gồm cột hạng mục và cột số tiền trong sheet Tong hop.
2. Vào Insert (Chèn) > chọn Pie (Biểu đồ tròn) hoặc Column (Biểu đồ cột).
3. Đặt tiêu đề cho biểu đồ, thêm nhãn phần trăm nếu dùng biểu đồ tròn.

Biểu đồ cột dễ so sánh hơn khi có nhiều hạng mục. Xem thêm cách tạo biểu đồ trong Excel.

Mẹo duy trì thói quen ghi chép

• Ghi chép mỗi ngày hoặc mỗi vài ngày, không để dồn cuối tháng.
• Giữ danh sách hạng mục ngắn (8 đến 10 mục), quá nhiều sẽ nản.
• Đặt file trên đám mây hoặc điện thoại để nhập mọi lúc. Dùng thêm chức năng lọc để tra cứu nhanh theo cách lọc và sắp xếp dữ liệu trong Excel.
• Cuối tháng, so sánh với tháng trước và chọn một hạng mục để cắt giảm.
• Sao lưu file định kỳ, đừng để mất dữ liệu cả năm.

Cần hỗ trợ thêm?

Bạn chưa quen Excel hoặc muốn có file mẫu tính toán tự động cho cửa hàng nhỏ, cứ liên hệ cửa hàng qua trang liên hệ hoặc gọi 0943.847.333. Với kinh doanh nhỏ, bạn có thể xem phần mềm bán hàng giúp theo dõi thu chi tự động.