Cách nối Google Forms với Google Sheets để tổng hợp đơn hàng

Để tổng hợp đơn hàng tự động, bạn tạo một biểu mẫu trong Google Forms rồi bấm Link to Sheets (Liên kết với Trang tính) ở thẻ Responses (Câu trả lời). Từ đó mỗi lần khách gửi form, một dòng mới tự xuất hiện trong Google Sheets, bạn không phải chép tay.

Cách này phù hợp với shop nhỏ nhận đơn qua Zalo hoặc Facebook, lớp học đặt đồ ăn, hay nhóm đặt hàng chung. Bạn chỉ cần tài khoản Google, miễn phí và dùng được trên điện thoại lẫn máy tính.

Bước 1: Tạo form đặt hàng

1. Đăng nhập tài khoản Google, mở Google Forms (từ biểu tượng chín chấm của Google hoặc gõ forms.google.com vào thanh địa chỉ).
2. Bấm Blank form (Biểu mẫu trống).
3. Đặt tên form, ví dụ "Đặt hàng - Cửa hàng ABC".
4. Thêm các câu hỏi cần thiết bằng nút + (Add question).

Các câu hỏi gợi ý cho form đặt hàng:

• Họ tên người nhận (Câu trả lời ngắn).
• Số điện thoại (Câu trả lời ngắn).
• Địa chỉ giao hàng (Đoạn).
• Sản phẩm (Trắc nghiệm hoặc Menu thả xuống).
• Số lượng (Câu trả lời ngắn hoặc Menu thả xuống).
• Ghi chú (Đoạn, không bắt buộc).

Xem thêm cách thiết kế câu hỏi ở bài cách tạo form khảo sát bằng Google Forms.

Bước 2: Liên kết form với Google Sheets

1. Trong form, chọn thẻ Responses (Câu trả lời) ở phía trên.
2. Bấm biểu tượng Link to Sheets (Liên kết với Trang tính).
3. Chọn Create a new spreadsheet (Tạo bảng tính mới) và đặt tên.
4. Bấm Create (Tạo).

Một bảng tính mới được tạo, có cột Timestamp (Dấu thời gian) cùng các cột ứng với từng câu hỏi. Từ giờ đơn mới sẽ tự chảy vào bảng.

Bước 3: Gửi form cho khách

1. Ở góc trên bên phải form, bấm Send (Gửi).
2. Chọn biểu tượng liên kết (link) và bấm Copy (Sao chép).
3. Dán link vào Zalo, Facebook hoặc bio trang bán hàng.

Bạn có thể rút gọn link và để khách đặt qua điện thoại; form tự co giãn theo màn hình. Trước khi dùng thật, hãy điền thử một đơn để kiểm tra dữ liệu về đúng cột.

Bước 4: Thêm cột trạng thái và tính tổng tiền

Sheet liên kết có cột do form tạo. Để quản lý đơn, hãy thêm cột của riêng bạn ở bên phải các cột gốc (không chèn vào giữa, để form không đảo cột).

Thêm cột trạng thái đơn

1. Đặt tên cột mới, ví dụ "Trạng thái".
2. Chọn cả cột, vào Data (Dữ liệu) > Data validation (Xác thực dữ liệu) > Add rule (Thêm quy tắc).
3. Chọn Dropdown (Danh sách thả xuống) và nhập các trạng thái: Mới, Đã gọi, Đang giao, Hoàn tất.
4. Bấm Done (Xong).

Bạn có thể thêm màu cho từng trạng thái bằng Format > Conditional formatting (Định dạng có điều kiện) để nhìn nhanh đơn nào chưa xử lý.

Tính thành tiền theo số lượng

Giả sử cột E là Số lượng và có bảng giá nhỏ ở trang tính khác tên "Giá" (cột A tên sản phẩm, cột B giá). Công thức trong cột thành tiền (ví dụ dòng 2):

`=E2*VLOOKUP(D2,Giá!A:B,2,FALSE)`

Bạn có thể kéo công thức xuống các dòng bên dưới, hoặc dùng `ARRAYFORMULA` để tự áp dụng cho dòng mới. Cách dùng hàm tra cứu xem thêm hàm VLOOKUP và XLOOKUP trong Excel; hàm trong Google Sheets cũng tương tự. Nếu máy bạn dùng dấu chấm phẩy, thay dấu phẩy bằng `;`.

Bước 5: Nhận thông báo khi có đơn mới

Để không bỏ sót đơn:

1. Trong thẻ Responses, bấm dấu ba chấm.
2. Chọn Get email notifications for new responses (Nhận thông báo qua email khi có câu trả lời mới).

Hoặc trong Google Sheets, vào Tools (Công cụ) > Notification settings (Cài đặt thông báo) để nhận email khi bảng thay đổi. Nhớ bật thông báo trên ứng dụng Gmail ở điện thoại.

Chia sẻ bảng tính cho nhân viên

Nếu có nhiều người cùng xử lý đơn:

1. Mở Google Sheets, bấm Share (Chia sẻ).
2. Nhập email nhân viên và chọn quyền Editor (Người chỉnh sửa).
3. Không chia sẻ công khai với "Bất kỳ ai có liên kết" vì bảng chứa số điện thoại và địa chỉ khách.

Xem thêm cách dùng Google Sheets làm việc nhóm để biết cách phân quyền và để lại bình luận.

Khi nào nên chuyển sang phần mềm bán hàng

Biểu mẫu và bảng tính đủ dùng khi mỗi ngày chỉ vài chục đơn. Khi cần quản lý tồn kho, công nợ, in hóa đơn, bạn nên chuyển sang phần mềm bán hàng chuyên dụng. Xem phần mềm bán hàng Quầy Việt PRO hoặc đọc cách in hóa đơn bán hàng ra máy in nhiệt.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu bạn cần máy tính, máy in cho cửa hàng hoặc muốn một phần mềm đặt hàng theo yêu cầu thay form tạm, bạn có thể xem phần mềm theo yêu cầu hoặc nhắn qua trang liên hệ.