Cách tạo form khảo sát bằng Google Forms từ A đến Z

Google Forms là công cụ miễn phí để tạo phiếu khảo sát, form đăng ký sự kiện, bài kiểm tra nhỏ hoặc phiếu thu thập thông tin khách hàng. Bạn chỉ cần tài khoản Google, tạo form trong vài phút rồi gửi link, kết quả tự động gom về một bảng tính.

Bài này hướng dẫn từng bước từ tạo form đến xem kết quả, kèm vài mẹo để khảo sát nhận được nhiều phản hồi hơn.

Chuẩn bị trước khi tạo form

Hãy trả lời 3 câu hỏi để form gọn và dễ trả lời:

• Bạn muốn biết điều gì? Mục tiêu càng rõ, câu hỏi càng ít và đúng trọng tâm.
• Ai sẽ trả lời? Khách hàng, học sinh, nhân viên hay thành viên câu lạc bộ.
• Bao nhiêu câu là vừa? Khảo sát dưới 5 phút thường có tỷ lệ hoàn thành cao hơn.

Bạn cần tài khoản Google. Nếu chưa có, xem cách tạo tài khoản Gmail và đăng nhập trên máy tính.

Bước 1: Tạo form mới

1. Đăng nhập tài khoản Google trên trình duyệt.
2. Vào trang Google Forms (gõ "Google Forms" vào Google tìm kiếm) hoặc mở từ biểu tượng 9 chấm (Google apps) ở góc phải.
3. Bấm Blank form (Biểu mẫu trống) hoặc chọn một mẫu có sẵn trong thư viện.
4. Bấm vào dòng Untitled form (Biểu mẫu không có tiêu đề) để đặt tên, và thêm mô tả ngắn: mục đích và thời gian làm.

Bước 2: Thêm câu hỏi

1. Bấm vào ô câu hỏi đầu tiên, gõ nội dung câu hỏi.
2. Chọn loại câu trả lời ở ô bên phải. Các loại phổ biến:

• Short answer (Trả lời ngắn): họ tên, số điện thoại, email.
• Paragraph (Đoạn): góp ý dài.
• Multiple choice (Trắc nghiệm): chọn một đáp án.
• Checkboxes (Hộp kiểm): chọn nhiều đáp án.
• Dropdown (Menu thả xuống): danh sách dài như tỉnh, thành.
• Linear scale (Thang tuyến tính): chấm điểm hài lòng từ 1 đến 5.
• Date, Time: chọn ngày giờ.

1. Bật công tắc Required (Bắt buộc) cho câu hỏi quan trọng.
2. Bấm dấu + (Add question) ở thanh bên để thêm câu tiếp theo.

Bước 3: Chia phần cho form dài

Form dài nên chia thành nhiều phần để người trả lời không bị ngợp.

1. Bấm biểu tượng Add section (Thêm phần) ở thanh bên.
2. Đặt tiêu đề cho mỗi phần, ví dụ "Thông tin cá nhân", "Trải nghiệm sử dụng".
3. Có thể đặt câu trả lời dẫn đến phần khác bằng Go to section based on answer (Chuyển tới phần dựa trên câu trả lời) trong menu ba chấm của câu hỏi trắc nghiệm.

Bước 4: Cài đặt form

Bấm vào thẻ Settings (Cài đặt) ở đầu form:

• Collect email addresses: thu thập email người trả lời.
• Limit to 1 response: mỗi người một lần trả lời (yêu cầu đăng nhập Google).
• Allow response editing: cho phép sửa câu trả lời sau khi gửi.
• Show progress bar: hiện thanh tiến độ.
• Confirmation message: lời cảm ơn hiện sau khi gửi.
• Make this a quiz: biến form thành bài kiểm tra có chấm điểm.

Cân nhắc quyền riêng tư: chỉ thu thập thông tin thực sự cần. Nếu hỏi số điện thoại, email, hãy ghi rõ mục đích sử dụng.

Bước 5: Tùy chỉnh giao diện

1. Bấm biểu tượng bảng màu (Customize theme) ở góc trên bên phải.
2. Thêm ảnh tiêu đề (logo, hình sự kiện), chọn màu chủ đạo và kiểu chữ.
3. Bấm biểu tượng con mắt (Preview) để xem thử như người trả lời. Nên tự điền thử một lần để phát hiện lỗi.

Bước 6: Gửi form cho mọi người

1. Bấm nút Send (Gửi) ở góc trên bên phải.
2. Chọn cách gửi: Email, Link (sao chép đường dẫn) hoặc Embed (nhúng vào trang web).
3. Với Link, có thể bật Shorten URL để link gọn hơn rồi dán vào Zalo, Facebook, email.
4. Nếu gửi qua Zalo trên máy tính, tham khảo cách gửi file qua Zalo trên máy tính.

Bước 7: Xem và xuất kết quả

1. Mở thẻ Responses (Câu trả lời) để xem tóm tắt dưới dạng biểu đồ, danh sách từng người.
2. Bấm biểu tượng Link to Sheets (Liên kết với Trang tính) để đưa dữ liệu sang Google Sheets, xử lý, lọc, vẽ biểu đồ. Cách làm việc nhóm với bảng tính xem cách dùng Google Sheets làm việc nhóm.
3. Muốn ngừng nhận phản hồi, tắt công tắc Accepting responses (Chấp nhận phản hồi).

Mẹo để khảo sát nhận nhiều phản hồi

• Đặt tiêu đề rõ ràng, nói trước thời gian trả lời (ví dụ "Khoảng 3 phút").
• Câu hỏi ngắn, một ý, tránh câu hỏi dẫn dắt.
• Đặt câu hỏi quan trọng lên đầu và câu hỏi cá nhân xuống cuối.
• Kiểm tra form trên điện thoại vì phần lớn người trả lời dùng điện thoại.
• Nhắc nhở nhẹ nhàng sau 1 đến 2 ngày nếu chưa đủ phản hồi.

Lưu ý về dữ liệu

Câu trả lời lưu trong tài khoản Google của bạn. Hãy bảo vệ tài khoản bằng mật khẩu mạnh và xác minh 2 bước (xem cách bảo vệ tài khoản: mật khẩu mạnh và xác minh 2 bước). Nếu form thu thập thông tin khách hàng cho doanh nghiệp, nên sao lưu dữ liệu thường xuyên.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu doanh nghiệp bạn cần form đăng ký, phần mềm quản lý khách hàng hoặc website riêng thay vì dùng form miễn phí, cửa hàng có dịch vụ thiết kế website và phần mềm theo yêu cầu. Liên hệ hoặc gọi 0943.847.333 để trao đổi.