Cách tạo lịch hẹn và chia sẻ lịch Google Calendar

Google Calendar miễn phí, đồng bộ giữa máy tính và điện thoại, và có thể chia sẻ để cả nhóm cùng xem lịch. Với cửa hàng, nhóm làm việc hoặc gia đình, một lịch dùng chung giúp tránh trùng giờ, nhớ lịch giao hàng, lịch họp mà không cần nhắn đi nhắn lại.

Bài này hướng dẫn tạo lịch hẹn có nhắc nhở, mời người khác tham gia, tạo lịch riêng cho từng mục đích và chia sẻ lịch với đúng mức quyền, theo giao diện trên máy tính.

Chuẩn bị

Bạn cần một tài khoản Google. Nếu chưa có, xem cách tạo tài khoản Gmail và đăng nhập trên máy. Sau đó truy cập Google Calendar trên trình duyệt bằng tài khoản đó. Giao diện có thể thay đổi nhẹ theo thời điểm, nhưng các chức năng chính vẫn nằm ở những chỗ tương tự.

Tạo một lịch hẹn (sự kiện)

1. Mở Google Calendar trên trình duyệt.
2. Bấm nút Create (Tạo) ở góc trái, chọn Event (Sự kiện). Hoặc bấm trực tiếp vào ô giờ trên lịch.
3. Nhập tiêu đề ngắn gọn, ví dụ: Giao máy cho anh Nam.
4. Chọn ngày và giờ bắt đầu, kết thúc. Bật All day (Cả ngày) nếu là sự kiện không có giờ cụ thể.
5. Thêm địa điểm hoặc ghi chú ở phần mô tả.
6. Bấm Save (Lưu).

Đặt nhắc nhở và lặp lại

Sau khi tạo sự kiện, bạn nên đặt nhắc để không bỏ sót:

1. Mở sự kiện, tìm mục Add notification (Thêm thông báo).
2. Chọn nhắc trước 10 phút, 1 giờ, hoặc 1 ngày tùy tầm quan trọng. Bạn có thể thêm nhiều lần nhắc cho cùng một sự kiện.
3. Với việc lặp lại như họp đầu tuần, bấm dòng Does not repeat (Không lặp lại) và chọn lặp hằng ngày, hằng tuần hoặc tùy chỉnh.

Để thông báo hiện trên máy tính, trình duyệt cần được cho phép gửi thông báo. Bạn có thể quản lý trong cài đặt Windows, xem cách tắt thông báo phiền phức trên Windows 11 nếu bị quá nhiều thông báo.

Mời người khác và thêm cuộc họp video

1. Trong sự kiện, ở ô Add guests (Thêm khách mời), nhập địa chỉ email của người cần mời.
2. Chọn quyền cho khách mời: có thể chỉnh sửa sự kiện, mời thêm người, xem danh sách khách. Tùy nhu cầu mà bỏ chọn bớt quyền.
3. Nếu cần họp trực tuyến, bấm Add Google Meet video conferencing (Thêm cuộc họp video Google Meet). Cách tham gia họp xem họp Zoom, Google Meet trên máy tính.
4. Bấm Save, sau đó chọn có gửi lời mời qua email hay không.

Khách mời nhận email và có thể chọn Yes, No hoặc Maybe, bạn theo dõi được ai đã xác nhận ngay trong sự kiện.

Tạo lịch riêng cho từng mục đích

Thay vì gom mọi thứ vào một lịch, bạn nên tạo các lịch riêng như: Lịch giao hàng, Lịch gia đình, Lịch nhóm. Mỗi lịch có màu khác nhau và có thể chia sẻ riêng.

1. Ở cột trái, bấm dấu + cạnh Other calendars (Lịch khác).
2. Chọn Create new calendar (Tạo lịch mới).
3. Nhập tên, mô tả và múi giờ rồi bấm Create calendar.

Chia sẻ lịch cho người khác

1. Rê chuột vào tên lịch ở cột trái, bấm dấu ba chấm, chọn Settings and sharing (Cài đặt và chia sẻ).
2. Kéo xuống mục Share with specific people or groups (Chia sẻ với những người hoặc nhóm cụ thể), bấm Add people and groups (Thêm người và nhóm).
3. Nhập email người cần chia sẻ.
4. Chọn mức quyền phù hợp:

• See only free/busy (Chỉ xem rảnh/bận): người kia chỉ biết bạn bận lúc nào, không xem nội dung.
• See all event details (Xem tất cả chi tiết sự kiện): chỉ xem.
• Make changes to events (Thay đổi sự kiện): được thêm và sửa sự kiện.
• Make changes and manage sharing (Thay đổi và quản lý chia sẻ): quyền cao nhất.

1. Bấm Send (Gửi).

Dùng trên điện thoại và đồng bộ

Tải ứng dụng Google Calendar và đăng nhập cùng tài khoản. Mọi lịch hẹn tạo trên máy tính sẽ tự xuất hiện trên điện thoại và ngược lại, thông báo cũng gửi tới điện thoại. Với tài liệu đi kèm sự kiện, bạn có thể lưu trên Drive rồi gắn vào sự kiện, xem cách dùng Google Drive để lưu và chia sẻ file.

Lịch cho cửa hàng và doanh nghiệp nhỏ

Cửa hàng có thể tạo một lịch chung để nhân viên cùng xem lịch giao hàng, lịch bảo trì, lịch hẹn khách. Khi nhu cầu lớn hơn, như quản lý khách hàng, nhân viên, báo cáo, hãy xem chuyển đổi số cho cửa hàng nhỏ hoặc phần mềm theo yêu cầu.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu bạn muốn nhóm hoặc văn phòng dùng email, lịch và lưu trữ thống nhất, Cường Tech có dịch vụ IT hỗ trợ cài đặt và hướng dẫn. Bạn cũng có thể ghé 476 CMT8, Thái Nguyên hoặc nhắn qua liên hệ.