Cách tạo mã vạch sản phẩm để bán hàng

Mã vạch giúp bạn tính tiền nhanh, hạn chế nhập sai giá và kiểm kho dễ hơn. Chỉ cần quét một cái, phần mềm tự hiện tên hàng và giá. Bài này hướng dẫn cách tạo mã vạch cho sản phẩm của cửa hàng nhỏ, từ việc chọn loại mã đến in tem và dùng máy quét.

Trước hết cần phân biệt hai trường hợp: mã nội bộ dùng trong cửa hàng của bạn, và mã GS1 (mã vạch thương mại quốc tế) dùng khi bán qua siêu thị, sàn hoặc ra thị trường rộng.

Mã vạch nội bộ và mã vạch GS1 khác nhau thế nào?

• Mã nội bộ: bạn tự đặt, chỉ có ý nghĩa trong cửa hàng của bạn (ví dụ "LK0001" cho một món linh kiện). Không tốn phí đăng ký, phù hợp cửa hàng tạp hóa, phụ kiện, quán, kho nhỏ.
• Mã GS1 (như EAN-13): là mã duy nhất toàn cầu, cấp thông qua tổ chức GS1 Việt Nam. Doanh nghiệp đăng ký để dán lên sản phẩm tự sản xuất khi muốn đưa vào siêu thị hoặc nền tảng yêu cầu. Thủ tục, chi phí do tổ chức này quy định, bạn cần liên hệ trực tiếp để biết chính xác.

Đối với hàng nhập từ nhà sản xuất khác, sản phẩm thường đã có mã vạch sẵn trên bao bì. Bạn chỉ cần quét mã đó vào phần mềm, không nên tự dán đè mã khác lên.

Chọn loại mã vạch

• Code 128: linh hoạt, nhập được chữ và số, rất hợp mã nội bộ.
• EAN-13: 13 chữ số, dùng cho hàng bán lẻ thương mại.
• QR Code: chứa được nhiều thông tin hơn, hợp với link, thanh toán hoặc mã đơn hàng. Xem cách tạo mã QR cho Wi-Fi, website miễn phí.

Với cửa hàng nhỏ, Code 128 hoặc chính mã EAN có sẵn trên hàng là đủ.

Các bước tạo mã vạch nội bộ cho sản phẩm

1. Lập danh sách sản phẩm trong bảng tính hoặc phần mềm: tên, giá, nhóm hàng.
2. Đặt quy tắc mã: ví dụ 2 chữ cái nhóm hàng và 4 chữ số thứ tự (CH0001, CH0002...). Mã ngắn, không dấu, không trùng.
3. Nhập mã vào phần mềm bán hàng cho từng sản phẩm. Nhiều phần mềm có chức năng in tem mã vạch; bạn nên kiểm tra tính năng này trong phần mềm đang dùng.
4. Tạo hình ảnh mã vạch bằng phần mềm bán hàng hoặc công cụ tạo mã vạch của phần mềm văn phòng, rồi chèn vào file in tem. Chỉ dùng công cụ từ nguồn tin cậy.
5. In thử một tờ và quét bằng máy quét để kiểm tra mã đọc đúng sản phẩm.
6. Dán tem lên vị trí phẳng, không bị gập, bóng chói hoặc che khuất.

Cách in tem mã vạch

• Máy in nhiệt tem nhãn: in nhanh, rõ, không cần mực, hợp cho shop. Xem máy in nhiệt in tem nhãn vận chuyển cho shop.
• Máy in laser hoặc phun: in lên giấy decal A4 cắt sẵn, phù hợp số lượng nhỏ. Cần cài đúng kích thước giấy để mã không bị lệch, xem cách in file Excel vừa khổ giấy A4.
• Kích thước tem: đủ lớn để quét được, thường ưu tiên mã đen trên nền trắng, nét rõ.

Nếu cần in hóa đơn bán hàng, xem thêm in hóa đơn bán hàng ra máy in nhiệt.

Dùng máy quét mã vạch

Máy quét mã vạch thường kết nối qua USB và hoạt động như một bàn phím: khi quét, mã được "gõ" vào ô đang chọn, kèm phím Enter. Bạn chỉ cần:

1. Cắm máy quét vào cổng USB và đợi Windows nhận thiết bị.
2. Mở phần mềm bán hàng, đặt con trỏ vào ô tìm kiếm sản phẩm.
3. Quét thử một tem: tên hàng và giá phải hiện ra.

Nếu quét ra ký tự sai, kiểm tra kiểu gõ bàn phím đang bật trên Windows (tiếng Việt hay tiếng Anh).

Quản lý hàng hóa bằng phần mềm

Tạo mã vạch chỉ là bước đầu. Giá trị lớn nhất là khi mỗi lần quét, phần mềm tự tính tiền, trừ tồn kho và ghi sổ. Cường Tech có phần mềm bán hàng Quầy Việt PRO và chương trình tặng phần mềm bán hàng cho đơn từ 5 triệu. Hãy hỏi cửa hàng để biết chi tiết tính năng như in tem, quét mã.

Nếu chưa có phần mềm, bạn có thể bắt đầu với bảng tính, xem cách quản lý kho hàng đơn giản bằng Excel.

Lỗi thường gặp

• Quét không ra: tem mờ, nhăn, mã quá nhỏ; thử in lớn hơn, đậm hơn.
• Trùng mã giữa hai sản phẩm: kiểm tra danh sách bằng cách lọc trùng, xem xóa dữ liệu trùng lặp trong Excel.
• Máy in nhiệt in nhạt: thay cuộn giấy tốt hơn, vệ sinh đầu in.

Cần hỗ trợ thêm?

Bạn đang cần máy tính tiền, máy in, máy quét và phần mềm cho cửa hàng? Hãy liên hệ Cường Tech (476 Đường CMT8, Thái Nguyên), hotline/Zalo 0943.847.333 để được tư vấn bộ thiết bị phù hợp, hoặc xem thêm dịch vụ IT cho doanh nghiệp.