Cách tạo mẫu văn bản dùng lại trong Word

Nếu mỗi lần làm báo giá, hợp đồng hay thư mời bạn lại mở file cũ, xóa thông tin cũ rồi sửa tiếp, rất dễ bỏ sót chỗ chưa sửa hoặc lỡ ghi đè lên file gốc. Giải pháp gọn hơn là biến văn bản thành mẫu: mỗi lần mở là một tài liệu mới, còn bản mẫu luôn nguyên vẹn.

Word có hai cách chính: lưu cả tài liệu thành Template (mẫu), hoặc lưu từng đoạn văn bản dùng nhiều lần thành Quick Parts. Bài này hướng dẫn cả hai.

Cách 1: Lưu tài liệu thành mẫu .dotx

Cách này hợp cho các văn bản trọn bộ như báo giá, biên bản, thư mời, mẫu đơn.

1. Soạn tài liệu với bố cục, phông chữ, logo, bảng và các nội dung cố định. Chỗ cần điền thì để chữ gợi ý, ví dụ [Tên khách hàng] hoặc dòng chấm.
2. Bấm File (Tệp), chọn Save As (Lưu thành).
3. Chọn nơi lưu, rồi ở ô Save as type (Lưu dạng), chọn Word Template (*.dotx).
4. Đặt tên, ví dụ Bao gia chuan, rồi bấm Save (Lưu).

Khi chọn kiểu .dotx, Word thường tự chuyển tới thư mục Custom Office Templates. Hãy để nguyên thư mục đó để mẫu hiện trong danh sách khi tạo tài liệu mới.

Dùng mẫu để tạo tài liệu mới

1. Mở Word, bấm File (Tệp), chọn New (Mới).
2. Chọn thẻ Personal (Cá nhân) nếu thấy, hoặc mục có tên Custom (Tùy chỉnh). Tên có thể khác theo phiên bản.
3. Bấm vào mẫu của bạn. Word mở ra một tài liệu mới có tên tạm như Document1.
4. Điền thông tin và lưu lại như file Word bình thường (.docx).

Nhờ vậy bản mẫu gốc không bị đụng tới. Bạn không cần nhớ phải Save As trước khi sửa.

Chỉnh sửa mẫu đã lưu

1. Mở Word, bấm File (Tệp), chọn Open (Mở).
2. Duyệt tới thư mục chứa mẫu, ví dụ Custom Office Templates trong thư mục Documents.
3. Chọn file .dotx và bấm Open (Mở). Lúc này bạn đang sửa trực tiếp mẫu gốc, không phải bản sao.
4. Sửa nội dung rồi bấm Save (Lưu) như bình thường. Lần sau tạo tài liệu mới sẽ có bản cập nhật.

Nếu bạn mở mẫu bằng cách nhấp đúp từ File Explorer, Word thường tạo tài liệu mới thay vì mở bản gốc để sửa, nên hãy dùng lệnh Open từ bên trong Word.

Cách 2: Quick Parts cho đoạn văn bản dùng nhiều lần

Với những đoạn ngắn như lời chào, điều khoản thanh toán, chữ ký, địa chỉ công ty, bạn không cần lưu cả tài liệu.

1. Bôi đen đoạn văn bản cần lưu.
2. Vào tab Insert (Chèn), bấm Quick Parts (Phần nhanh).
3. Chọn Save Selection to Quick Part Gallery (Lưu vùng chọn vào thư viện).
4. Đặt Name (Tên) dễ nhớ, rồi bấm OK.

Để chèn lại: vào Insert, bấm Quick Parts, rồi chọn mục bạn đã lưu. Lần đầu thoát Word, có thể có hộp thoại hỏi lưu các thay đổi vào Building Blocks; hãy chọn lưu để không mất.

Làm mẫu dễ điền hơn

Một số cách khiến mẫu chuyên nghiệp và ít sai sót:

• Dùng Styles (Kiểu) cho tiêu đề và nội dung để giữ định dạng nhất quán. Xem dùng Styles định dạng tiêu đề trong Word.
• Tô nổi chỗ cần điền bằng màu nền nhẹ, rồi nhớ bỏ màu trước khi in.
• Dùng nội dung điều khiển (Content Controls) trong tab Developer (Nhà phát triển) nếu cần ô điền hoặc danh sách chọn. Tab này mặc định có thể bị ẩn, bạn bật trong phần tùy chỉnh thanh ribbon.
• Mẫu văn bản hành chính nên căn lề, phông chữ theo quy định hiện hành của cơ quan bạn, xem định dạng văn bản hành chính trong Word.

Nếu cần gửi cùng một nội dung tới nhiều người với tên khác nhau, kết hợp mẫu với tính năng trộn thư, xem trộn thư Mail Merge trong Word.

Chia sẻ mẫu cho đồng nghiệp

Bạn có thể gửi file .dotx cho đồng nghiệp, hoặc đặt mẫu trong thư mục chung của công ty. Người nhận bỏ file vào thư mục Custom Office Templates trên máy họ để thấy mẫu trong danh sách. Cũng nên đặt tên mẫu rõ ràng và ghi chú phiên bản, ví dụ Bao gia v2.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu Word trên máy bạn bị lỗi, chạy chậm hoặc cần cài lại bộ Office hợp pháp, hãy mang máy tới Cường Tech để kiểm tra miễn phí. Văn phòng cần chuẩn hóa mẫu biểu và phần mềm quản lý có thể xem phần mềm theo yêu cầu hoặc gọi 0943.847.333.