Cách dùng Styles định dạng tiêu đề trong Word

Nhiều người định dạng tiêu đề bằng cách bôi đen, chọn cỡ chữ to, bấm B đậm, từng mục một. Làm vậy chậm và dễ lệch: tiêu đề mục này cỡ 14, mục kia lại 13.

Styles (Kiểu định dạng) của Word giải quyết việc này. Bạn định dạng một lần rồi áp dụng cho mọi tiêu đề, muốn đổi chỉ cần sửa một chỗ. Đây cũng là nền tảng để tạo mục lục tự động và thanh điều hướng.

Style là gì, vì sao nên dùng

Style là một bộ định dạng đặt sẵn: phông chữ, cỡ chữ, màu, in đậm, khoảng cách đoạn. Word có sẵn các style cho tiêu đề tên Heading 1, Heading 2, Heading 3 (bản tiếng Việt gọi là Tiêu đề 1, 2, 3) và Normal (Bình thường) cho nội dung.

Lợi ích khi dùng Styles:

• Tiêu đề thống nhất trong cả văn bản.
• Đổi định dạng một lần cho tất cả các tiêu đề cùng cấp.
• Dùng được Navigation Pane để nhảy nhanh tới từng mục.
• Tạo mục lục tự động chỉ bằng vài cú nhấp.

Cách áp dụng Heading cho tiêu đề

1. Đặt con trỏ vào dòng tiêu đề (không cần bôi đen cả dòng).
2. Vào tab Home (Trang chủ), nhìn nhóm Styles (Kiểu).
3. Bấm Heading 1 cho tiêu đề lớn nhất (ví dụ "Chương 1"), Heading 2 cho mục con (ví dụ "1.1"), Heading 3 cho mục nhỏ hơn.
4. Nếu không thấy sẵn, bấm mũi tên nhỏ ở góc phải hộp Styles để mở rộng toàn bộ thư viện.

Phím tắt nhanh: Ctrl + Alt + 1 cho Heading 1, Ctrl + Alt + 2 cho Heading 2, Ctrl + Alt + 3 cho Heading 3.

Cách chỉnh sửa Style cho đúng yêu cầu

Cách quan trọng nhất của Styles là chỉnh một lần, áp dụng cho cả văn bản. Ví dụ, đề bài yêu cầu tiêu đề cỡ 14, Times New Roman, in đậm.

1. Trong nhóm Styles, chuột phải vào Heading 1.
2. Chọn Modify (Sửa đổi).
3. Trong hộp thoại, chọn Font (Phông chữ), Size (Cỡ chữ), bấm B để in đậm, chọn màu chữ (màu đen cho văn bản hành chính).
4. Bấm nút Format (Định dạng) ở góc dưới bên trái để chỉnh Paragraph (Đoạn): căn lề, giãn dòng, khoảng cách trước sau đoạn.
5. Chọn Only in this document (Chỉ trong tài liệu này) hoặc New documents based on this template (Tài liệu mới dùng mẫu này) nếu muốn dùng cho các file sau.
6. Bấm OK. Tất cả tiêu đề Heading 1 trong văn bản sẽ đổi theo.

Lặp lại với Heading 2 và Heading 3.

Chuẩn văn bản hành chính (thể thức, cỡ chữ, căn lề) có ở bài định dạng văn bản hành chính trong Word, còn căn lề và giãn dòng xem căn lề, giãn dòng văn bản chuẩn trong Word.

Dùng Navigation Pane để di chuyển nhanh

Khi tiêu đề đã dùng Heading đúng, bạn có thể xem toàn bộ cấu trúc bài viết:

1. Vào tab View (Xem).
2. Tích chọn Navigation Pane (Ngăn dẫn hướng).
3. Cột bên trái hiện danh sách các tiêu đề. Bấm vào một tiêu đề để nhảy tới mục đó.
4. Bạn có thể kéo thả tiêu đề trong danh sách để sắp xếp lại cả mục cùng nội dung.

Với văn bản dài như luận văn, báo cáo, tính năng này tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Tạo mục lục tự động từ Heading

Sau khi các tiêu đề đã dùng Heading:

1. Đặt con trỏ ở vị trí muốn chèn mục lục.
2. Vào tab References (Tài liệu tham khảo), bấm Table of Contents (Mục lục).
3. Chọn một mẫu Automatic Table.
4. Khi sửa tiêu đề, bấm chuột phải vào mục lục, chọn Update Field (Cập nhật trường) để cập nhật.

Hướng dẫn chi tiết hơn nằm ở bài đánh số trang và tạo mục lục tự động trong Word.

Các lỗi thường gặp khi dùng Styles

• Tiêu đề không đổi theo khi sửa Style: có thể bạn từng tự chỉnh định dạng thủ công trên đoạn đó. Bôi đoạn đó, nhấn Ctrl + Space để xóa định dạng thủ công rồi áp lại Style.
• Dán từ nơi khác vào bị mất định dạng: khi dán, chọn tùy chọn Keep Text Only (Chỉ giữ văn bản) rồi áp Style lại.
• Mục lục thiếu mục: do tiêu đề đó chưa dùng Heading hoặc dùng sai cấp.
• Mở trên máy khác bị lệch: thường do khác phông chữ, xem file Word bị nhảy chữ, lệch định dạng khi mở trên máy khác.

Mẹo nhỏ để soạn thảo nhanh hơn

• Đặt toàn bộ phông chữ, cỡ chữ cho Normal trước, rồi mới chỉnh Heading.
• Dùng thêm phím tắt Word để thao tác nhanh.
• Lưu bộ Style đã chỉnh thành mẫu (.dotx) nếu cơ quan bạn dùng định dạng cố định.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu Word trên máy bạn chạy chậm, treo khi mở file nhiều trang hoặc cần cài lại Office, hãy mang máy tới cửa hàng để được kiểm tra miễn phí hoặc nhắn qua trang liên hệ.