Cách tìm và thay thế chữ hàng loạt trong Word

Văn bản dài, tên công ty đổi, cần sửa cùng một cụm chữ ở hàng chục chỗ? Đừng ngồi sửa từng dòng. Chức năng Find and Replace (Tìm và Thay thế) của Word làm việc đó trong vài giây, và còn xử lý được cả khoảng trắng thừa, dòng trống, ký tự đặc biệt.

Bài này đi từ thao tác cơ bản tới các mẹo nâng cao như ký tự đặc biệt và wildcard (ký tự đại diện), áp dụng cho Word 2016 trở lên và Microsoft 365.

Thay thế chữ cơ bản bằng Ctrl + H

1. Mở file Word cần sửa.
2. Nhấn Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace. Hoặc vào thẻ Home (Trang đầu), bấm Replace (Thay thế) ở góc phải ruy-băng.
3. Ở ô Find what (Tìm gì), gõ cụm chữ cần tìm.
4. Ở ô Replace with (Thay bằng), gõ cụm chữ mới. Để trống nếu muốn xóa hẳn cụm cũ.
5. Bấm Find Next (Tìm tiếp) rồi Replace (Thay thế) để xem và thay từng chỗ, hoặc bấm Replace All (Thay thế tất cả) để thay một lượt.
6. Word báo số lượng đã thay. Bấm OK, rồi Close (Đóng).

Các tùy chọn giúp thay chính xác hơn

Bấm nút More >> (Thêm) trong hộp thoại để mở các tùy chọn:

• Match case (Phân biệt chữ hoa/thường): chỉ thay đúng “Hà” chứ không thay “hà”.
• Find whole words only (Chỉ tìm nguyên từ): tránh thay nhầm trong từ dài hơn, ví dụ tìm “an” mà không đụng tới “bạn”.
• Search (Tìm kiếm): chọn Down, Up hoặc All để quyết định hướng tìm.
• Format (Định dạng): tìm hoặc thay theo định dạng như font, đậm, màu chữ.

Muốn chỉ thay trong một đoạn, hãy bôi đen đoạn đó trước rồi mới nhấn Ctrl + H. Word sẽ hỏi có tiếp tục tìm ở phần còn lại không, bạn chọn No nếu chỉ muốn sửa phần đã chọn.

Xóa khoảng trắng thừa và dòng trống

Đây là hai việc dọn văn bản hay gặp nhất, nhất là khi copy từ web hoặc PDF.

Xóa khoảng trắng đôi

1. Mở Ctrl + H.
2. Ô Find what: gõ hai dấu cách liên tiếp.
3. Ô Replace with: gõ một dấu cách.
4. Bấm Replace All và lặp lại tới khi Word báo 0 thay đổi.

Xóa dòng trống thừa

1. Bấm More >>, rồi chọn Special (Đặc biệt) ở dưới cùng.
2. Ở ô Find what, chọn Paragraph Mark (Dấu ngắt đoạn) hai lần, ô sẽ hiện `^p^p`.
3. Ở ô Replace with, chọn một lần Paragraph Mark, hiện `^p`.
4. Bấm Replace All, lặp lại cho tới khi hết dòng trống.

Các ký tự đặc biệt hay dùng: `^p` (ngắt đoạn), `^t` (dấu Tab), `^l` (xuống dòng mềm bằng Shift + Enter), `^w` (khoảng trắng bất kỳ).

Thay theo mẫu bằng ký tự đại diện

Khi cần tìm theo “hình dạng” thay vì một cụm chữ cố định, bạn bật wildcard:

1. Mở Ctrl + H, bấm More >>.
2. Tick Use wildcards (Dùng ký tự đại diện).
3. Nhập mẫu tìm và mẫu thay.

Ví dụ đổi ngày từ dạng tháng/ngày/năm sang ngày/tháng/năm:

• Find what: `([0-9]{1,2})/([0-9]{1,2})/([0-9]{4})`
• Replace with: `\2/\1/\3`

Các dấu ngoặc tròn tạo nhóm, `\1` là nhóm thứ nhất, `\2` là nhóm thứ hai. Cách này đảo vị trí hai nhóm số đầu mà vẫn giữ nguyên năm. Nên thử trên bản sao của file trước, vì wildcard dễ khớp rộng hơn dự định.

Thay đổi định dạng hàng loạt

Ngoài chữ, bạn còn thay được kiểu định dạng. Ví dụ muốn mọi chữ “QUAN TRỌNG” chuyển sang màu đỏ và in đậm:

1. Mở Ctrl + H, gõ cụm chữ vào ô Find what.
2. Bấm vào ô Replace with, giữ nguyên nội dung (hoặc gõ lại cùng cụm chữ).
3. Bấm Format, chọn Font, đặt đậm và màu đỏ rồi OK.
4. Bấm Replace All.

Tương tự, bạn có thể tìm mọi chữ in nghiêng để đổi sang đậm bằng cách đặt định dạng ở cả hai ô.

Khi Replace All báo không tìm thấy

• Kiểm tra lại chính tả và dấu tiếng Việt, đặc biệt khi gõ kiểu Telex trong ô tìm kiếm.
• Tắt Match case hoặc Find whole words only nếu đang bật.
• Chữ nằm trong hộp văn bản, đầu trang hoặc chân trang đôi khi không được quét hết. Hãy chạy lại Replace trong từng vùng đó.
• Nếu đang bật Track Changes, mỗi thay đổi sẽ được ghi lại. Xem cách theo dõi chỉnh sửa Track Changes trong Word để biết cách chấp nhận hoặc từ chối hàng loạt.

Biết thêm phím tắt sẽ làm việc nhanh hơn nữa, tham khảo các phím tắt Word giúp soạn văn bản nhanh.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu Word hay treo khi mở file nặng hoặc máy chậm khi soạn thảo, bạn có thể mang máy tới cửa hàng để kiểm tra miễn phí qua trang sửa chữa. Cần tư vấn máy mới chạy Office mượt thì ghé trang Build PC.