Cách dùng Google Docs soạn văn bản online miễn phí

Google Docs là trình soạn thảo văn bản chạy ngay trên trình duyệt, miễn phí, tự động lưu và cho phép nhiều người cùng sửa một tài liệu. Chỉ cần một tài khoản Google là bạn dùng được trên máy tính, điện thoại và máy tính bảng.

Bài này hướng dẫn từ tạo tài liệu đầu tiên đến chia sẻ, soạn chung và xuất sang Word hoặc PDF, kèm vài mẹo giúp làm việc nhanh hơn.

Chuẩn bị: tài khoản Google và trình duyệt

Bạn cần một tài khoản Google (Gmail). Nếu chưa có, xem cách tạo tài khoản Gmail và đăng nhập trên máy. Sau đó mở bất kỳ trình duyệt nào như Chrome hoặc Edge.

Google Docs cần Internet để mở và đồng bộ, nhưng bạn có thể bật chế độ làm việc ngoại tuyến (xem phần mẹo bên dưới) cho những lúc mất mạng.

Tạo tài liệu đầu tiên

1. Vào trang docs.google.com hoặc mở Google Drive rồi bấm New (Mới).
2. Chọn Google Docs > Blank document (Tài liệu trống).
3. Bấm vào dòng Untitled document (Tài liệu không có tiêu đề) ở góc trên bên trái và gõ tên bạn muốn.
4. Bắt đầu gõ nội dung. Không cần bấm lưu, Docs tự lưu liên tục lên Google Drive.

Tài liệu mới nằm ngay trong Drive của bạn, nên bạn mở lại được trên bất kỳ máy nào bằng cùng tài khoản. Nếu muốn tìm hiểu cách quản lý nơi lưu trữ này, xem cách dùng Google Drive để lưu và chia sẻ file.

Định dạng văn bản cơ bản

Thanh công cụ của Docs gần giống Word nên khá dễ làm quen.

• Phông chữ và cỡ chữ: bôi đen đoạn văn rồi chọn ở ô phông chữ và cỡ chữ trên thanh công cụ.
• Đậm, nghiêng, gạch chân: dùng Ctrl + B, Ctrl + I, Ctrl + U.
• Tiêu đề: chọn ô Normal text (Văn bản thường) để đổi sang Heading 1, 2, 3. Dùng tiêu đề giúp tài liệu có mục lục và dễ đọc hơn.
• Căn lề, giãn dòng, danh sách: các nút nằm cạnh nhau ở thanh công cụ, hoặc vào Format (Định dạng).
• Chèn bảng, ảnh, liên kết: vào menu Insert (Chèn).

Với tài liệu hành chính tiếng Việt, hãy vào File (Tệp) > Page setup (Thiết lập trang) để chọn khổ giấy A4 và chỉnh lề cho đúng yêu cầu của nơi nhận.

Gõ bằng giọng nói và các công cụ tiện lợi

Docs có vài công cụ mà nhiều người không biết, rất đáng thử.

1. Vào Tools (Công cụ) > Voice typing (Nhập bằng giọng nói). Tính năng này thường hoạt động trên Chrome.
2. Bấm biểu tượng micro và nói. Chọn đúng ngôn ngữ ở ô phía trên micro.
3. Bấm lại micro để dừng.

Bên cạnh đó, Tools > Spelling and grammar (Chính tả và ngữ pháp) giúp soát lỗi, còn Edit > Find and replace (Tìm và thay thế) (phím tắt Ctrl + H) giúp sửa một từ ở nhiều chỗ cùng lúc. Chất lượng nhận dạng giọng nói tiếng Việt phụ thuộc micro và tiếng ồn nền, nên bạn vẫn cần đọc lại sau khi gõ.

Chia sẻ và soạn chung với nhiều người

Đây là điểm mạnh nhất của Google Docs, nhất là khi làm bài nhóm hoặc làm việc từ xa.

1. Bấm nút Share (Chia sẻ) ở góc phải trên.
2. Nhập địa chỉ email của người cần chia sẻ, hoặc bấm vào phần General access (Quyền truy cập chung) để tạo liên kết.
3. Chọn quyền: Viewer (Người xem), Commenter (Người nhận xét) hoặc Editor (Người chỉnh sửa).
4. Bấm Send (Gửi) hoặc Copy link (Sao chép đường liên kết).

Khi nhiều người cùng mở, bạn sẽ thấy con trỏ có màu riêng của từng người. Để góp ý mà không sửa thẳng nội dung, chọn đoạn văn rồi bấm Ctrl + Alt + M để thêm nhận xét.

Xem lại lịch sử chỉnh sửa

Nhờ lưu liên tục, Docs giữ lại các phiên bản cũ. Nếu ai đó lỡ xóa nhầm, bạn có thể khôi phục.

1. Vào File (Tệp) > Version history (Lịch sử phiên bản) > See version history (Xem lịch sử phiên bản).
2. Chọn một mốc thời gian ở khung bên phải để xem nội dung lúc đó.
3. Bấm Restore this version (Khôi phục phiên bản này) nếu muốn quay lại.

Tải về Word, PDF và dùng ngoại tuyến

Khi cần nộp file hoặc in, bạn có thể xuất tài liệu.

• Vào File (Tệp) > Download (Tải xuống) rồi chọn Microsoft Word (.docx) hoặc PDF Document (.pdf).
• Để in, nhấn Ctrl + P. Xem thêm cách in tài liệu Word, PDF từ máy tính.
• Nếu cần chuyển qua lại giữa PDF và Word, tham khảo cách chuyển file PDF sang Word và ngược lại.

Để làm việc khi mất mạng, cài tiện ích Google Docs Offline trên Chrome rồi bật Offline trong phần Settings (Cài đặt) của Google Drive. Việc này cần làm lúc còn có Internet. Khi có mạng lại, thay đổi sẽ tự đồng bộ.

Khi nào nên dùng Google Docs, khi nào nên dùng Word

Google Docs rất hợp cho tài liệu cần cộng tác, soạn nhanh, ghi chú họp, kế hoạch học tập. Còn các văn bản có định dạng phức tạp như mục lục nhiều cấp, mẫu in ấn chính xác từng milimét thì Word vẫn ổn định hơn. Tốt nhất là soạn trên Docs rồi tải .docx, mở trong Word để tinh chỉnh lần cuối.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu máy bạn chạy chậm khi mở nhiều tab Docs hay cần cài lại bộ gõ, phần mềm văn phòng, bạn có thể mang máy tới cửa hàng để được hỗ trợ cài đặt. Doanh nghiệp muốn thiết lập email, tài liệu dùng chung cho cả nhóm có thể xem trang dịch vụ IT hoặc gọi hotline để trao đổi.