Prompt dùng với Gemini trong Gmail, Google Docs, Google Drive

Gemini có thể xuất hiện ngay trong Gmail, Google Docs và Google Drive, nên bạn không cần chép qua lại giữa các ứng dụng. Cách hiện nút, tên tính năng và tài khoản được dùng phụ thuộc vào gói tài khoản Google và thời điểm, vì vậy tên mục có thể khác trên máy bạn. Nếu chưa thấy, hãy xem trang hỗ trợ chính thức của Google.

Bài này không hướng dẫn bật tính năng mà tập trung vào các câu lệnh viết sẵn. Nếu cần hiểu cơ bản, xem cách dùng Gemini trong Gmail và Google Docs và cách dùng Gemini trong Google Drive tìm và tóm tắt.

Cách dùng các prompt này

1. Mở Gmail, Docs hoặc Drive, tìm biểu tượng Gemini hoặc nút trợ giúp viết (tên có thể khác).
2. Chép prompt, điền chỗ ngoặc vuông.
3. Đọc kỹ kết quả, bấm chèn hoặc sao chép nếu ưng.
4. Hỏi tiếp để chỉnh độ dài, giọng văn hoặc thêm ý.

Nhóm 1: Gmail

Tóm tắt chuỗi thư dài

Tóm tắt chuỗi thư này trong 5 gạch đầu dòng: ai đề nghị gì, hạn chót, việc tôi cần làm, câu hỏi còn bỏ ngỏ. Nếu có điểm mâu thuẫn giữa các thư, hãy chỉ ra.

Dạng gạch đầu dòng giúp bạn đọc nhanh trên điện thoại. Hạn chót luôn nên đối chiếu lại với thư gốc.

Soạn thư trả lời

Soạn thư trả lời lịch sự bằng tiếng Việt, giọng chuyên nghiệp nhưng gần gũi. Nội dung chính: [ý bạn muốn nói, ví dụ đồng ý họp vào thứ Năm nhưng cần dời sang 14 giờ]. Độ dài dưới 100 từ. Chưa có thông tin nào ngoài những điều tôi nêu.

Liệt kê ý chính trước giúp thư đúng ý bạn. Câu cuối ngăn AI tự thêm cam kết.

Chỉnh giọng thư

Viết lại đoạn thư dưới đây cho lịch sự hơn nhưng vẫn dứt khoát, bỏ câu thừa, giữ nguyên các con số và ngày tháng.
[dán đoạn thư]

Phù hợp khi bạn đang bực mà vẫn phải trả lời khách. Đọc lại các con số sau khi sửa.

Nhóm 2: Google Docs

Dàn ý văn bản

Lập dàn ý cho tài liệu [loại tài liệu, ví dụ đề xuất mua sắm thiết bị văn phòng] gửi [người đọc]. Gồm các mục chính, mỗi mục kèm 1 câu mô tả nội dung cần viết. Thêm một mục rủi ro hoặc câu hỏi còn thiếu.

Dàn ý trước, nội dung sau là cách làm ít sai nhất. Bạn xem và sửa dàn ý rồi mới yêu cầu viết từng phần.

Viết từng mục

Viết mục "[tên mục]" dài khoảng [số] từ, đối tượng đọc là [mô tả]. Dùng dữ kiện sau: [dữ kiện của bạn]. Đánh dấu bằng ngoặc vuông những chỗ cần tôi điền số liệu, không tự bịa số liệu.

Dấu ngoặc vuông là cách rất hữu ích để thấy phần cần điền thật. Đừng gửi tài liệu khi còn sót ngoặc vuông.

Rút gọn và chuẩn hóa

Rút gọn đoạn văn bản được chọn xuống còn khoảng một nửa, giữ ý chính, dùng câu ngắn, bỏ từ thừa. Sau đó đề xuất 3 tiêu đề phù hợp.

Bạn bôi đen đoạn cần rút gọn trước khi gọi Gemini. Nếu cần định dạng văn bản hành chính, xem cách định dạng văn bản hành chính trong Word.

Nhóm 3: Google Drive

Tìm tài liệu

Tìm trong Drive các tài liệu liên quan đến [chủ đề] được chỉnh sửa gần đây trong [khoảng thời gian]. Liệt kê tên file, người sở hữu và một câu mô tả nội dung.

Kết quả phụ thuộc quyền truy cập và tên file. Hãy mở file thật để chắc chắn.

Tóm tắt file

Tóm tắt tài liệu này cho người chưa đọc: mục đích, 5 điểm chính, các quyết định đã có, việc còn tồn đọng. Trích dẫn trang hoặc mục nơi tìm thấy mỗi điểm để tôi kiểm tra.

Yêu cầu trích dẫn mục giúp bạn kiểm tra nhanh. Nếu AI không chỉ được mục, hãy nghi ngờ.

So sánh hai phiên bản

So sánh hai tài liệu [tên file 1] và [tên file 2]. Nêu những thay đổi quan trọng về nội dung, số liệu và thời hạn. Trình bày bảng ba cột: nội dung, bản cũ, bản mới.

Bảng ba cột giúp rà soát hợp đồng hay báo giá. Với văn bản quan trọng vẫn phải đọc bản gốc.

Ví dụ điền sẵn

Bạn nhận chuỗi thư 12 tin về lịch bàn giao thiết bị. Dùng prompt tóm tắt thư. Kết quả nên là 5 gạch đầu dòng nêu ai cần gì, hạn chót, việc của bạn. Sau đó dùng prompt soạn thư trả lời với ý "xác nhận nhận thiết bị vào thứ Sáu". Mở thư gốc kiểm tra ngày trước khi gửi.

Kiểm tra kết quả

AI có thể hiểu sai ngữ cảnh thư, nhầm ngày hoặc bỏ sót ý. Kiểm tra số liệu, tên người, ngày giờ trước khi gửi. Không dán mật khẩu, mã OTP, số CCCD hay số tài khoản vào ô chat. Đọc những thông tin không nên đưa vào ChatGPT và AI để hiểu thêm.

Cần hỗ trợ thêm?

Nếu tài khoản Google bị lỗi đăng nhập hoặc máy chạy chậm khi mở nhiều tab, bạn có thể mang máy tới Cường Tech, 476 CMT8, Thái Nguyên để được kiểm tra miễn phí. Xem thêm dịch vụ IT cho doanh nghiệp nếu văn phòng cần cài đặt và hỗ trợ lâu dài.