Trang bị máy tính cho văn phòng dịch vụ vận chuyển, giao hàng

Văn phòng vận chuyển hay giao hàng có nhịp làm việc rất riêng: nhập đơn liên tục, in phiếu gửi, tra cứu hành trình, gọi điện cho khách và tài xế. Máy tính ở đây không cần cấu hình cao, nhưng phải bật là chạy, in phiếu không kẹt, mạng không chập chờn. Dưới đây là cách trang bị theo từng vị trí để tiền đầu tư rơi đúng chỗ.

Xác định vị trí làm việc trước khi mua

Đừng mua đồng loạt một loại máy. Hãy chia theo vai trò:

• Nhân viên nhập đơn, chăm sóc khách: dùng trình duyệt, bảng tính, phần mềm quản lý đơn, có thể mở nhiều tab. Cần RAM đủ rộng và SSD.
• Nhân viên kho, đóng gói: chủ yếu quét mã và in tem phiếu, máy đơn giản là đủ.
• Quản lý, điều phối: mở nhiều cửa sổ, đôi khi cần màn hình lớn để xem bản đồ và báo cáo.

Máy tính cho nhân viên: ổn định là chính

Với nhập đơn và chăm sóc khách, bộ PC văn phòng dựng sẵn là lựa chọn gọn. Cường Tech có PC Văn phòng CT Office i3 cho vị trí nhẹ và PC Văn phòng CT Office i5 cho người mở nhiều tác vụ. Ngân sách mỗi bộ vào khoảng 10–13 triệu đồng chưa kể màn hình và phụ kiện, bạn nên xem thông số trên trang sản phẩm.

Nếu cần nhân viên di chuyển giữa điểm gửi hàng và văn phòng, laptop văn phòng sẽ linh hoạt hơn. Hãy tham khảo thêm bài trang bị máy tính cho văn phòng mới thành lập để lập danh sách đầy đủ ban đầu.

Máy in tem nhãn và máy in phiếu

Đây là thiết bị dùng nhiều nhất ở văn phòng giao nhận. Với phiếu gửi, tem địa chỉ, mã vận đơn, máy in nhiệt tiết kiệm vì không dùng mực. Trong catalog có máy in tem nhãn nhiệt Xprinter XP-420B (USB + LAN), cổng LAN tiện cho việc chia sẻ trong mạng văn phòng. Để biết cách chọn khổ tem và thiết lập, xem máy in nhiệt in tem nhãn vận chuyển cho shop và cách in phiếu giao hàng Shopee, TikTok Shop bằng máy tính.

Với hợp đồng, biên bản, chứng từ khổ A4, một máy in laser đen trắng như Canon LBP6030 hoặc Brother HL-L2321D (in 2 mặt) sẽ bền và đỡ tốn chi phí hơn máy phun màu khi in số lượng lớn.

Mạng nội bộ: chỗ dễ bị bỏ quên

Phần mềm quản lý đơn chạy trên web nên mạng chập chờn là máy nào cũng chậm. Hãy ưu tiên:

1. Dây mạng cho các máy cố định thay vì Wi-Fi.
2. Một switch như TP-Link TL-SG1008D 8 cổng để chia dây tới các bàn.
3. Router Wi-Fi đủ dùng cho điện thoại và laptop, ví dụ Archer AX23.

Cách đi dây, chia mạng cho 10–20 máy được viết ở thiết lập mạng văn phòng nhỏ 10-20 máy.

Chống mất điện và mất dữ liệu

Đang nhập đơn mà mất điện là mất công việc cả buổi. Một bộ lưu điện UPS APC Back-UPS BX1100LI-MS cho máy chủ nhỏ hoặc máy của quản lý giúp bạn kịp lưu và tắt máy đúng cách. Chọn công suất theo tổng thiết bị cắm vào, xem chọn công suất UPS cho cửa hàng. Đừng cắm máy in laser vào UPS cho máy tính vì máy in laser tiêu thụ điện đột biến lớn khi khởi động.

Song song, hãy sao lưu danh sách đơn và dữ liệu khách theo quy tắc 3-2-1, đọc cách sao lưu dữ liệu máy tính an toàn.

Phần mềm quản lý đơn hàng

Với văn phòng nhỏ, bạn có thể bắt đầu bằng bảng tính và phần mềm quản lý do đơn vị vận chuyển cung cấp. Khi số đơn lớn, hãy cân nhắc phần mềm bán hàng và quản lý kho. Cường Tech có chương trình tặng phần mềm bán hàng cho đơn hàng đủ điều kiện, bạn có thể hỏi trực tiếp để biết chi tiết.

Checklist trước khi chốt mua

• Số lượng bàn làm việc và số máy cần ngay, số máy dự phòng.
• Loại tem, phiếu cần in và lượng in mỗi ngày.
• Đường mạng, ổ cắm, vị trí đặt UPS.
• Phần mềm bạn cần chạy và yêu cầu hệ điều hành.
• Thời gian bảo hành, cách mang máy đi bảo hành, xem chính sách bảo hành.

Cần hỗ trợ thêm?

Bạn có thể mang danh sách nhu cầu tới 476 Đường CMT8, Thái Nguyên hoặc gọi 0943.847.333 để Cường Tech tư vấn cấu hình và báo giá cho cả văn phòng. Nếu cần cài đặt hệ thống mạng, máy in, tài khoản cho nhiều máy, hãy xem trang dịch vụ IT.